信息化對民政檔案管理工作的影響

周亞軍

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識：A 文章編號：1674- 1145（2020）01- 085- 02

摘 要 隨著全球信息化的高速發(fā)展，信息化逐漸成為決定企業(yè)命脈的關(guān)鍵因素。在新的信息化發(fā)展趨勢的推動(dòng)下，我國民政檔案管理工作也啟用了信息化的管理模式，打破了傳統(tǒng)的紙質(zhì)化的檔案管理模式，對于信息的采集、共享、利用和查閱更加的科學(xué)與便捷，從很大程度上提高了我國民政檔案管理水平和效率。此文從民政檔案管理信息化的現(xiàn)狀問題入手，圍繞信息化對民政檔案管理工作的影響展開論述，并在此基礎(chǔ)上就如何提高信息化對民政檔案管理工作的促進(jìn)作用進(jìn)行了詳細(xì)的策略研究。并欲借此探究來提高民政檔案管理工作的辦事效率和管理水平以及提高檔案信息的利用率。

關(guān)鍵詞 信息化 民政工作 檔案管理 策略探究

民政檔案管理工作信息化是我國民政檔案管理工作的一種手段和模式。民政檔案管理模式的應(yīng)用可以使民政工作對于信息的采集、共享、利用和查閱更加的科學(xué)與便捷，從整體上提高民政工作的辦事效率。目前，我國在實(shí)現(xiàn)民政檔案信息化管理的道路上雖然取得了進(jìn)步，但是也面臨著諸多的困難和挑戰(zhàn)，對我國民政檔案信息化管理起到了一定的阻礙作用，為了克服這些困難，促進(jìn)民政檔案信息化水平的提高，我們做出了相關(guān)策略探究，也是我們此次探究的目的所在。

一、民政檔案管理的特征簡述

（一）民政檔案管理信息的內(nèi)容繁多且信息量大

民政檔案管理工作的信息內(nèi)容主要包括婚姻、財(cái)產(chǎn)、房產(chǎn)、戶口、低保、扶貧、學(xué)籍學(xué)歷、部隊(duì)軍隊(duì)管理等等民生信息的錄入、存檔、查閱等問題，不僅信息量巨大，而且內(nèi)容繁多。傳統(tǒng)方式的檔案錄入和存檔絕大部分都是以紙質(zhì)為載體進(jìn)行記錄和保存的。由于受環(huán)境氣候和空氣濕度的影響，紙質(zhì)的檔案存檔久了以后容易變質(zhì)發(fā)霉，造成信息的遺失，影響了檔案管理工作的意義[1]。另一方面，由于檔案數(shù)量繁多，紙質(zhì)記錄的格式不一，給異地間檔案查閱和調(diào)取帶來了諸多困難，影響了檔案管理工作人員的辦事效率。

（二）民政檔案管理工作的目標(biāo)是方便檔案的管理和查閱

管理檔案的部門有檔案局和民政檔案管理部門。雖然二者的職能都是參與檔案管理工作，但是兩者之間在管理檔案這一塊卻有著本質(zhì)的不同。檔案局是我們黨和國家指導(dǎo)和管理檔案工作的部門，由于我國的黨、政檔案工作實(shí)行統(tǒng)一管理，因而檔案局是各級檔案行政機(jī)構(gòu)，是直接服務(wù)于國家領(lǐng)導(dǎo)者的，在統(tǒng)一管理黨、政檔案工作的原則下，分層負(fù)責(zé)地掌管全國檔案事務(wù)，對全國檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，即要積極提供檔案為各項(xiàng)工作服務(wù)，又要堅(jiān)持保密原則。民政檔案管理工作是服務(wù)于基層人民群眾的。檔案信息來源于人民群眾，通過搜集、整理、歸類等程序進(jìn)行存檔，在人民群眾需要辦理各種正當(dāng)手續(xù)時(shí)方便查閱和調(diào)取。最終服務(wù)于人民群眾。尤其是在信息化高速發(fā)展的今天，民政檔案信息化管理為人民群眾創(chuàng)建了一個(gè)開放性的資料庫。在合法合理的前提下，方面群眾通過互聯(lián)網(wǎng)、APP、手機(jī)等在家里就可以進(jìn)行查閱和調(diào)取打印，很大程度上節(jié)省了時(shí)間，實(shí)現(xiàn)了民政檔案管理工作的最終目標(biāo)，即方便檔案的管理和查閱

二、民政檔案信息化管理現(xiàn)狀問題簡析

（一）民政檔案信息化管理宣傳工作沒做到位

民政檔案信息化管理實(shí)施的過程中，由于受各種因素的影響，導(dǎo)致民政檔案信息化管理宣傳工作沒有做到位。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：民政檔案收集信息不夠全面，影響了民政檔案信息錄入的完整性；基層搜集和錄入信息的基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善，影響了民政檔案信息的收集和錄入，例如，打字復(fù)印機(jī)和掃描儀出現(xiàn)故障問題時(shí)沒有即使維修和更換，影響了民政檔案信息的搜集和錄入等，以上原因都是因?yàn)樾畔⒒芾硇麄鞴ぷ鞑坏轿唬瑢?dǎo)致了檔案信息錄入過程中遇到了諸多問題，希望我們此次研究能找出科學(xué)有效的針對性策略，來應(yīng)對民政檔案信息化管理工作中遇到的問題，來提高我國民政檔案信息化管理工作的效率。

（二）處理民政檔案信息化管理工作的專業(yè)人才欠缺

我國在民政檔案信息化管理工作的過程中取得了可喜的進(jìn)展，但就處理民政檔案信息化管理工作的專業(yè)人才方面還比較欠缺。有些民政單位在處理民政檔案信息這一環(huán)節(jié)時(shí)聘請的是普通的資料員，他們對民政檔案管理方面的理論知識和實(shí)際操作并未經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)和實(shí)踐性練習(xí)，勢必會(huì)影響民政檔案信息化管理工作的效率和水平。因此國家要注重檔案信息化管理工作的人才培養(yǎng)，加大民政檔案信息化管理力度，提高民政檔案信息化管理工作的質(zhì)量。

三、信息化對民政檔案管理工作的促進(jìn)作用

（一）信息化改變了傳統(tǒng)的以紙張為載體的存檔方式

傳統(tǒng)方式的檔案信息主要以紙張為載體進(jìn)行保存的，比如信紙，A4紙等紙質(zhì)工具為載體，通過工作人員手動(dòng)記錄來完成，花費(fèi)時(shí)間長，準(zhǔn)確性不高，效率及其低下。而隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的普及和發(fā)展，民政檔案信息的存檔方式也發(fā)生了翻天覆地的變化，即以數(shù)字信息的方式進(jìn)行保存，也就是我們經(jīng)常提到的電子檔案，順應(yīng)了時(shí)代的潮流，充分利用互聯(lián)網(wǎng)電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了我國民政檔案管理工作從紙質(zhì)存檔方式到電子數(shù)字信息存檔方式的大翻轉(zhuǎn)，是我國信息技術(shù)管理的一大革新。

（二）很大程度上提高了民政檔案的利用率

民政檔案管理工作是服務(wù)于基層人民群眾的。檔案信息來源于人民群眾，通過搜集、整理、歸類等程序進(jìn)行存檔，在人民群眾需要辦理各種正當(dāng)手續(xù)時(shí)方便查閱和調(diào)取。最終服務(wù)于人民群眾，即民政檔案取之于民用之與民。尤其是處于信息全球化的背景下，民政檔案信息化管理為人民群眾創(chuàng)建了一個(gè)開放性的資料庫。在合法合理的前提下，方面群眾通過互聯(lián)網(wǎng)、官方網(wǎng)站、客戶端等平臺都可以進(jìn)行查閱和調(diào)取打印，很大程度上節(jié)省了時(shí)間，從根本上提高了民政檔案的利用率。

（三）改變了民政檔案“為了保存而保存”到“為了利用而保存”功能性轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)管理方式下的民政檔案，從搜集信息到歸檔這一過程需要經(jīng)歷很多環(huán)節(jié)，花費(fèi)很長時(shí)間。在檔案的調(diào)取、查閱、利用方面受時(shí)間和空間的限制很大，而信息化民政檔案管理方式只需借助數(shù)字網(wǎng)絡(luò)，哪怕要搜集的信息遠(yuǎn)在國外，也能即刻實(shí)現(xiàn)。對于信息化民政檔案的利用，我們只需要登陸官網(wǎng)，或者下載APP等方式輸入登陸口令就能立刻調(diào)取或者下載檔案，側(cè)底打破了檔案利用時(shí)受時(shí)間和空間的限制壁壘。

（四）促進(jìn)民政檔案管理資料的完善

信息化對完善民政檔案管理資料有著積極的促進(jìn)作用。信息化有利于檔案信息的采集、整理和歸類。通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理工作人員可以在很短的時(shí)間內(nèi)搜集檔案信息，并通過電子檔案把復(fù)雜信息加以歸類和總結(jié)，便于后期的查閱和使用，不僅簡化了歸檔步驟，同時(shí)使檔案信息分門別類，并對機(jī)密性的檔案實(shí)行加密處理，必要時(shí)安裝殺毒軟件，防止黑客和不法分子惡意盜取信息，民政檔案管理資料在很大程度上得到了完善，是我國信息資源管理的又一大革新。

四、信息化背景下加強(qiáng)民政檔案管理工作的有效策略

（一）做好民政檔案管理宣傳工作

做好宣傳工作有利于民政檔案管理工作的順利實(shí)施。在開展民政檔案管理工作的過程中，工作人員要充分發(fā)揮多媒體的綜合作用，充分借助微信、公眾號、微博、廣播、QQ、電視新聞等多媒體平臺，或者是開展社區(qū)論壇和會(huì)議講座，對民政檔案管理工作的重要性進(jìn)行相關(guān)知識的普及和宣傳。在這一過程中提高公民意識的同時(shí)，也增強(qiáng)了民政檔案管理工作人員的工作責(zé)任心和社會(huì)責(zé)任感，為民政工作的順利開展做了有效的鋪墊。

（二）完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

在完善民政檔案管理工作的過程的，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是必不可少的設(shè)備支持環(huán)節(jié)，是實(shí)現(xiàn)信息化管理工作的先決條件。首先，民政部門領(lǐng)導(dǎo)要對民政管理工作引起高度重視，明白提高民政管理工作必須要有相應(yīng)的設(shè)備支持，要加大基礎(chǔ)設(shè)施資金的投入，購買相應(yīng)的信息設(shè)備[2]。另一方面，對于有故障的設(shè)備要及時(shí)進(jìn)行維修和更新，保證民政檔案管理工作的順利進(jìn)行。最后，還要順應(yīng)時(shí)代的潮流，適時(shí)的引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，并且積極做好新設(shè)備的使用培訓(xùn)工作，民政領(lǐng)導(dǎo)和工作人員要齊心協(xié)力，完善民政檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)工作，確保民政管理工作的高效開展和有效實(shí)施。

（三）建立相應(yīng)的檔案管理制度，提高民政檔案信息化服務(wù)水平

要想提高民政檔案信息化服務(wù)水平，必須要有相應(yīng)的制度作保證。而制度的建立也要堅(jiān)持從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，保證制度的合理性與合法性的同時(shí)也要保證信息服務(wù)的安全性。對檔案的完整性和安全性要嚴(yán)格把控，必要時(shí)對信息進(jìn)行加密處理，甚至可以安裝殺毒軟件，聘請專業(yè)的技術(shù)人員，做好設(shè)備防護(hù)工作，防止不法分子和黑客通過各種手段盜取檔案信息，保證人民群眾的信息安全。只有建立相應(yīng)的檔案管理制度，才能從根本上提高民政檔案信息化服務(wù)水平。

（四）加強(qiáng)從事民政檔案管理方面的人才培養(yǎng)工作

政府和民政部門領(lǐng)導(dǎo)要做好民政檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)培養(yǎng)工作，提升民政檔案信息化服務(wù)水平。只有提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，才能保證檔案信息的規(guī)范化，使檔案信息更加科學(xué)有效的服務(wù)于人民群眾，同時(shí)提高檔案資源的整體質(zhì)量和利用效果，讓檔案資源的價(jià)值得到有效的發(fā)揮。在做好平時(shí)檔案管理工作的同時(shí)，也要組織工作人員積極參加相關(guān)學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作，并定期進(jìn)行相關(guān)知識考核，對于成績優(yōu)秀的工作人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，從而使他們更加積極的投身到檔案管理工作中，增強(qiáng)他們工作的積極性，更重要的是在這一過程中提高了工作人員的職業(yè)素養(yǎng)和社會(huì)責(zé)任感，保證了檔案信息的規(guī)范化，使檔案信息更加科學(xué)有效的服務(wù)于人民群眾。

五、結(jié)語

綜上所述，民政檔案管理工作信息化是信息全球化的大勢所趨，提升信息化管理水平對民政檔案管理工作有著積極的推動(dòng)作用。民政部門要加強(qiáng)檔案信息化管理宣傳力度，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，重視民政檔案管理方面人才培養(yǎng)工作，以及建立相應(yīng)的檔案管理制度，才能提升民政檔案信息化服務(wù)水平，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，民政檔案管理工作也要適時(shí)的做出相應(yīng)的調(diào)整，信息化在給我們帶來便利的同時(shí)也將會(huì)伴隨著一系列的挑戰(zhàn)，這就要求我們民政部門領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)的工作人員充分發(fā)揮自身主觀能動(dòng)性，不斷的探索和研究，使民政檔案信息真正做到“取之于民用之與民”從而提升民政檔案信息的服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)應(yīng)用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜波.淺談信息化對民政檔案管理工作的影響[J].蘭臺內(nèi)外，2019（30）：51.

[2]李沂濱.新時(shí)期民政檔案信息化管理與利用問題探討[J].中國管理信息化，2017，20（22）：177-178.