林業(yè)科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)對(duì)策研究

陳曉瑚　唐嵐

摘 要：隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案工作從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，從全人工操作向計(jì)算機(jī)自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，這對(duì)檔案信息的收集、保存、利用都提出了新的挑戰(zhàn)。數(shù)字檔案館正是建立在信息化技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，通過(guò)采用先進(jìn)的科學(xué)的信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的管理與利用，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。林業(yè)科研院所在長(zhǎng)期發(fā)展中，形成大量科研發(fā)展歷史檔案和科學(xué)技術(shù)檔案，對(duì)林業(yè)發(fā)展和生態(tài)文明建設(shè)起到重要的信息支撐作用。但由于林業(yè)科研院所存在檔案數(shù)據(jù)化意識(shí)低、信息化水平低、人才缺乏等問(wèn)題，數(shù)字檔案館建設(shè)一直未提上日程。為了適應(yīng)現(xiàn)代科技發(fā)展的需要，林業(yè)科研院所需要加快數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)程，從基礎(chǔ)設(shè)施投入、信息化建設(shè)、規(guī)范化管理、人才培養(yǎng)、安全保障等多方面入手，充分發(fā)揮林業(yè)科技檔案的價(jià)值。

關(guān)鍵詞：林業(yè);數(shù)字檔案館;信息化

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1004-3020（2020）02-0071-04

Research on the Construction of Digital Archives in Forestry Research Institutes

Chen Xiaohu Tang Lan

（Hubei Academy of Forestry Sciences Wuhan 430075）

Abstract：With the coming of the information age，the archives work has changed from the traditional paper archives to the electronic archives，from the full manual operation to the computer automation，which has put forward new challenges to the collection，preservation and utilization of the archives information. Digital archives is built on the basis of the general application of information technology，through the use of advanced scientific information means，to achieve the management and utilization of archives data，so as to achieve resource sharing. In the long-term development of forestry research institutes，a large number of scientific research and development historical files and scientific and technological files have been formed，which play an important information supporting role in forestry development and ecological civilization construction. However，due to the problems of low awareness of file data，low level of information and lack of talents，the construction of digital archives has not been put on the agenda. In order to meet the needs of the development of modern science and technology，forestry research institutes need to speed up the construction process of digital archives，and give full play to the value of forestry science and technology archives from the aspects of infrastructure investment，information construction，standardized management，personnel training，security and other aspects.

Key words：Forestry;digital archives;informatization

數(shù)字檔案館是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)普遍應(yīng)用的基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過(guò)與網(wǎng)絡(luò)的連接并提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的集中與分布式相結(jié)合的數(shù)字信息系統(tǒng)[1]。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字檔案館、智慧檔案館是未來(lái)各個(gè)檔案館的發(fā)展方向。但林業(yè)科研院所檔案信息化程度普遍較低，數(shù)字檔案館建設(shè)更是落后于時(shí)代需求，因此，迫切需要加快林業(yè)科研院所的數(shù)字檔案館建設(shè)，為現(xiàn)代林業(yè)建設(shè)提供更多更好的信息保障。

1 建立林業(yè)科研院所數(shù)字檔案館的必要性

1.1 是現(xiàn)代林業(yè)發(fā)展的迫切需要

黨的十九大報(bào)告指出，中國(guó)特色社會(huì)主義進(jìn)入新時(shí)代。習(xí)近平總書(shū)記創(chuàng)造性地提出了生態(tài)文明觀，強(qiáng)調(diào)堅(jiān)持人與自然和諧共處，建設(shè)美麗中國(guó)成為建設(shè)社會(huì)主義現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的重要目標(biāo)之一，提供更多優(yōu)質(zhì)生態(tài)產(chǎn)品成為現(xiàn)代化建設(shè)的重要任務(wù)之一，綠水青山就是金山銀山成為建設(shè)生態(tài)文明的重要理念之一。這些重大理論創(chuàng)新，正給林業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)帶來(lái)深層次、全方位的影響，既賦予了林業(yè)新地位新使命，也對(duì)林業(yè)改革發(fā)展提出了新理念新要求。到2050年中國(guó)將成為世界科技強(qiáng)國(guó)，也要求林業(yè)能為推動(dòng)科技強(qiáng)國(guó)作出貢獻(xiàn)，不僅成為林業(yè)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新者，更要成為全社會(huì)科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新的最大應(yīng)用者。作為科技成果的存在形式和信息載體的林業(yè)科技檔案，將在現(xiàn)代化林業(yè)建設(shè)中發(fā)揮重要作用。建設(shè)林業(yè)科技數(shù)字檔案館是提升林業(yè)科技工作效率、實(shí)現(xiàn)信息資源共享、利用檔案信息為林業(yè)發(fā)展提供技術(shù)支撐的重要途徑，也是現(xiàn)代林業(yè)發(fā)展的迫切需要。

1.2 是信息化時(shí)代檔案工作的必然趨勢(shì)

檔案館作為社會(huì)信息資源集中與發(fā)散的主要媒介之一，如果將其建成數(shù)字檔案館，會(huì)加快社會(huì)信息化的發(fā)展進(jìn)程，催生了新的檔案形式的生成與管理，數(shù)據(jù)形式成為檔案記錄的新形式，離散數(shù)據(jù)的歸檔保存成為新環(huán)境下數(shù)字檔案長(zhǎng)期保存必須解決的問(wèn)題[2]。當(dāng)今社會(huì)處在一個(gè)信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著信息技術(shù)與數(shù)字通信的持續(xù)發(fā)展，林業(yè)科研院所的檔案系統(tǒng)應(yīng)該變得更加數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，拓展數(shù)字化服務(wù)，并且創(chuàng)造更大的空間，使林業(yè)科技檔案真正服務(wù)于現(xiàn)代林業(yè)和生態(tài)文明建設(shè)。林業(yè)發(fā)展對(duì)數(shù)字檔案信息的需要正在日益增長(zhǎng)，如果林業(yè)科研院所逐步建設(shè)成數(shù)字檔案館，可以為林業(yè)的政策制定、產(chǎn)業(yè)發(fā)展等提供有效的數(shù)字檔案信息服務(wù)。檔案館數(shù)字信息資源會(huì)將檔案館的傳統(tǒng)信息輸送空間變得更加寬廣，網(wǎng)絡(luò)上的所有人員都能平等自由地使用網(wǎng)絡(luò)信息資源，讓使用空間不再受地域的限制，更充分地發(fā)揮檔案館信息傳遞的媒介作用[3]。林業(yè)科技數(shù)字檔案館的檔案信息資源不但是科研成果和科研歷史情況的真實(shí)記錄，也是社會(huì)用戶廣泛利用的檔案信息資源的可靠來(lái)源。

1.3 是實(shí)現(xiàn)檔案信息共享的必要條件

數(shù)字檔案館不僅是對(duì)檔案信息的數(shù)字化，更是檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)利用，檔案的價(jià)值恰恰也體現(xiàn)可利用上。長(zhǎng)期以來(lái)，林業(yè)科研院所積累了大量且原始的歷史檔案和科研檔案信息，并按規(guī)定對(duì)各類檔案進(jìn)行了系統(tǒng)的分類、歸檔、保存，便于查詢利用。如此龐大的林業(yè)科學(xué)信息資源，對(duì)社會(huì)、對(duì)林業(yè)、對(duì)林業(yè)科研事業(yè)的發(fā)展都是一個(gè)巨大的信息瑰寶。但是由于條件限制和技術(shù)上的不足，以及各林業(yè)科研院所對(duì)檔案信息價(jià)值性的保護(hù)，使林業(yè)科研信息共享的進(jìn)展緩慢。隨著信息技術(shù)及其應(yīng)用的不斷發(fā)展，現(xiàn)代化的檔案資源共享技術(shù)體現(xiàn)出了服務(wù)領(lǐng)域、服務(wù)資源的不受限性，展現(xiàn)出檔案館信息分享技術(shù)的跨行業(yè)、跨空間、跨地域的特點(diǎn)[3]。在此情況下，林業(yè)科研院所實(shí)現(xiàn)資源共享就具有了可操作性和便捷性。為了更好地滿足林業(yè)科技信息共享的需求，建設(shè)數(shù)字檔案館成為首要條件。

2 當(dāng)前林業(yè)科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的困境

2.1 重視程度不高

早在上世紀(jì)90年代，“數(shù)字檔案館”的概念就開(kāi)始出現(xiàn)，如今，“智能檔案館”“智慧檔案館”也逐步進(jìn)入人們的視野。但是，由于林業(yè)在很長(zhǎng)一段時(shí)間內(nèi)發(fā)展較為緩慢，現(xiàn)代化技術(shù)手段不多，使林業(yè)工作者思維模式和工作方式相對(duì)傳統(tǒng)。而在林業(yè)科研院所，長(zhǎng)期以來(lái)有著“重科研輕管理”的現(xiàn)象，尤其是檔案工作相對(duì)邊緣化。21世紀(jì)以來(lái)，林業(yè)科技人員的檔案意識(shí)逐漸增強(qiáng)，但大多也只停留在按規(guī)定收集并移交相關(guān)檔案資料的程度，對(duì)檔案的數(shù)字化進(jìn)展不關(guān)心、不重視。很多林業(yè)科研機(jī)構(gòu)對(duì)檔案室及相應(yīng)檔案管理所需的設(shè)施僅達(dá)到規(guī)定的基礎(chǔ)配置，并沒(méi)有過(guò)多的投入去提升檔案專業(yè)設(shè)施設(shè)備，以及開(kāi)展現(xiàn)代化的數(shù)字檔案建設(shè)。

2.2 檔案信息化水平較低

目前，林業(yè)科技檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程比較緩慢，依舊以實(shí)體檔案為主要載體。信息化應(yīng)用大多是對(duì)紙質(zhì)檔案的掃描件進(jìn)行電子歸檔及查詢利用，有的甚至還停留在檔案的電子目錄檢索上，基礎(chǔ)手段滿足不了數(shù)字檔案館的要求。此外，從林業(yè)科技檔案信息化的技術(shù)手段來(lái)看，缺乏針對(duì)林業(yè)科技檔案特性的管理、利用方法，如何將特殊材質(zhì)的實(shí)物檔案、手寫(xiě)字跡的原始實(shí)驗(yàn)記錄檔案等都納入林業(yè)科技數(shù)字檔案館的建設(shè)范疇中，還需要有進(jìn)一步的針對(duì)性研究。

2.3 技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善

近年來(lái)，國(guó)家檔案局先后頒布了《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測(cè)試辦法》等規(guī)范性文件，從檔案服務(wù)平臺(tái)建設(shè)、電子文件接收與管理、紙質(zhì)檔案縮微數(shù)字一體化技術(shù)、數(shù)字資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、信息安全等方面明確了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，有力推動(dòng)了數(shù)字檔案館的全面建設(shè)。但目前尚沒(méi)有針對(duì)科技檔案工作的具體技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和應(yīng)用流程，特別是林業(yè)科技檔案具有自身的行業(yè)特性，不能完全適用普通數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。此外，針對(duì)實(shí)物檔案、多媒體檔案、全文數(shù)據(jù)庫(kù)的管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，以及相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系還不夠完善，不能滿足林業(yè)科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)的要求，從一定程度上影響了林業(yè)科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)的進(jìn)程。

2.4 信息安全技術(shù)手段不足

信息安全性是數(shù)字檔案館建設(shè)始終排在首位的考慮因素，檔案數(shù)字信息的存儲(chǔ)存在安全性問(wèn)題。現(xiàn)階段的信息技術(shù)的發(fā)展促進(jìn)了信息數(shù)據(jù)規(guī)模，而信息的保存技術(shù)卻存在一定的缺陷，能否有效地延長(zhǎng)數(shù)字信息的壽命成為信息保存的關(guān)鍵點(diǎn)，假如數(shù)字信息檔案的保存條件發(fā)生改變，將會(huì)對(duì)數(shù)字信息的原始性、兼容性以及可靠性帶來(lái)新挑戰(zhàn)，將嚴(yán)重影響數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)安全。同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)病毒的技術(shù)難點(diǎn)尚未破解，仍然是威脅數(shù)字檔案信息安全的重要因素之一。

2.5 專業(yè)技術(shù)人才缺乏

技術(shù)問(wèn)題是決定數(shù)字檔案館建設(shè)和運(yùn)行的關(guān)鍵因素，對(duì)于數(shù)字檔案館來(lái)說(shuō)，其中的身份認(rèn)定、檔案檢索、電子簽字、信息加密、信息共享等屬于核心技術(shù)[3]。林業(yè)科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)不僅需要檔案人才，還需要林業(yè)科技人才、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用人才，但由于受編制、崗位設(shè)置等因素的影響，林業(yè)科研院所很難成立專業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)隊(duì)伍，專業(yè)技術(shù)人才的缺乏成為檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢的重要原因。雖然林業(yè)科研院所要建設(shè)數(shù)字檔案館也可以選擇聘請(qǐng)專業(yè)的檔案服務(wù)公司人員，但過(guò)多的依賴外聘公司人員，會(huì)在一定程度上影響數(shù)字檔案館的日常管理，不利于自身檔案價(jià)值的發(fā)掘和利用。

3 加快林業(yè)科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)的主要對(duì)策

3.1 提升檔案數(shù)字化意識(shí)

要在林業(yè)科研院所普及檔案信息化、電子檔案管理、數(shù)字檔案館建設(shè)等基本知識(shí)和理念，使林業(yè)科研院所的全體干部職工深入理解和充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化進(jìn)程的重要意義和歷史必然性。尤其是要對(duì)林業(yè)科技人員進(jìn)行廣泛宣傳，因?yàn)樗麄兺莆罩罅康囊皇至謽I(yè)科研材料，這些科研材料的完整收集、系統(tǒng)歸檔，是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的首要條件。

3.2 加快檔案信息化進(jìn)程

隨著辦公自動(dòng)化尤其是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的手工管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)檔案信息化管理的進(jìn)程，從文件跨越到檔案這一步，不再以立卷為標(biāo)志和界限，通過(guò)計(jì)算機(jī)錄入檔案信息，存儲(chǔ)文件的全部?jī)?nèi)容，能夠通過(guò)不同角度同時(shí)展示相關(guān)信息，達(dá)到快速檢索的目的[5]。林業(yè)科研院所應(yīng)加快檔案信息化進(jìn)程，將檔案信息資源建設(shè)作為數(shù)字檔案館建設(shè)的核心。一方面，要把現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案通過(guò)電腦輸入、掃描上傳等手段，轉(zhuǎn)化為能夠在計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上運(yùn)行的數(shù)字信息，對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，并對(duì)其進(jìn)行整理、接收和歸檔，建立以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文全息數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和現(xiàn)行文件數(shù)據(jù)中心為主體構(gòu)成的數(shù)字檔案館。另一方面，要采用辦公自動(dòng)化、科研儀器設(shè)備數(shù)字采集等方式，實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)信息的實(shí)施收集、歸檔，如公文、項(xiàng)目文書(shū)、實(shí)驗(yàn)研究數(shù)據(jù)、多媒體文件等行政、科研活動(dòng)中產(chǎn)生的電子文檔。

3.3 完善技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

數(shù)字檔案館不僅僅是館藏檔案的數(shù)字化，也不只是停留在整個(gè)檔案工作業(yè)務(wù)流程的計(jì)算機(jī)化，而是代表了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源的整體處理模式，涉及到一系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范與法規(guī)的制定和推行。雖然林業(yè)科研數(shù)字檔案館建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚未有統(tǒng)一的國(guó)家規(guī)范，但各地方檔案、林業(yè)管理部門(mén)也可以在已有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的基礎(chǔ)上，立足林業(yè)行業(yè)特點(diǎn)、科技檔案特征，結(jié)合檔案數(shù)字化管理的要求和需要，完善制訂適合本地區(qū)、本行業(yè)的數(shù)字檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。各林業(yè)科研院所要在學(xué)習(xí)貫徹有關(guān)電子檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)本單位的電子檔案規(guī)范化管理，嚴(yán)格落實(shí)電子文件歸檔和電子檔案管理相關(guān)要求，抓好電子文件形成階段、歸檔階段和電子檔案管理階段的規(guī)范化管理，確保紙質(zhì)和電子檔案管理“兩頭不落空”。

3.4 加大對(duì)數(shù)字檔案館建設(shè)的投入

將大量的檔案進(jìn)行數(shù)字化加工是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，建設(shè)數(shù)字檔案館也離不開(kāi)持續(xù)的投入。一是要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，包括軟硬件設(shè)施。要配備符合數(shù)字檔案館建設(shè)要求的計(jì)算機(jī)庫(kù)房空調(diào)、密集柜、底圖柜、防磁柜、智能化環(huán)境自控系統(tǒng)、全自動(dòng)煙感滅火器等設(shè)施設(shè)備;以及現(xiàn)代化的辦公環(huán)境、完善的專用檔案網(wǎng)絡(luò)和檔案管理系統(tǒng)等等。二是要搭建信息服務(wù)平臺(tái)。數(shù)字檔案館的建設(shè)目的是為了幫助用戶不受時(shí)間空間限制獲取所需檔案信息，為此需要搭建一個(gè)包括存儲(chǔ)、展示、傳輸?shù)裙δ艿男畔⒎?wù)平臺(tái)，從而提高林業(yè)科研檔案的利用率，實(shí)現(xiàn)林業(yè)科研院所信息資源的共享。

3.5 加強(qiáng)專業(yè)人員的培養(yǎng)

專業(yè)人才是決定數(shù)字檔案館建設(shè)和管理的關(guān)鍵，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案專業(yè)人員的培訓(xùn)培養(yǎng)，不斷提高檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力，增強(qiáng)學(xué)習(xí)意識(shí)。一是充分利用檔案崗位培訓(xùn)、檔案專業(yè)技術(shù)人員繼續(xù)教育等平臺(tái)加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員數(shù)字檔案管理技術(shù)、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和管理等培訓(xùn);二是注重與高校檔案專業(yè)的聯(lián)通，引進(jìn)和培養(yǎng)出高素質(zhì)、高能力的數(shù)字檔案館建設(shè)所需的專業(yè)人才;三是轉(zhuǎn)變檔案工作人員的思想觀念，樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)參與到林業(yè)科研機(jī)構(gòu)的生產(chǎn)、科研和管理等各方面業(yè)務(wù)工作中，掌握各種檔案需求信息，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案工作;四是利用數(shù)字檔案館的建設(shè)，充分發(fā)揮檔案庫(kù)藏資源的優(yōu)勢(shì)，從而豐富檔案服務(wù)的內(nèi)容，充分利用林業(yè)科研檔案資源，發(fā)掘其潛在的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，發(fā)揮林業(yè)科研檔案的價(jià)值。

3.6 確保數(shù)字檔案的安全

安全保障體系建設(shè)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)工作，數(shù)字檔案館的安全包括數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的安全和信息系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的安全。數(shù)據(jù)安全就是要保證數(shù)字檔案信息的可靠、可用、不泄密、不被非法更改等，系統(tǒng)及其網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)安全就是要保持系統(tǒng)軟硬件的穩(wěn)定性、可靠性、可控性。一是要建立健全安全管理制度、采用高標(biāo)準(zhǔn)安全保障技術(shù)方法、落實(shí)人員職責(zé)、臺(tái)賬日志記錄監(jiān)管、異地備份等措施，強(qiáng)化日常監(jiān)管;二是內(nèi)部局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩?三是要加強(qiáng)安全態(tài)勢(shì)感知分析，準(zhǔn)確把握安全風(fēng)險(xiǎn)趨勢(shì)，定期開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、整改問(wèn)題，化解安全風(fēng)險(xiǎn);四是要制訂應(yīng)急預(yù)案，完善災(zāi)難恢復(fù)機(jī)制，提高應(yīng)急處置能力。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]王建華.當(dāng)前基層科研院所數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的挑戰(zhàn)[J].機(jī)電兵船檔案，2019（3）：66.

[2]錢(qián)毅.數(shù)據(jù)態(tài)環(huán)境中數(shù)字檔案對(duì)象保存問(wèn)題與策略分析[J].檔案學(xué)通訊，2019（4）：40-47.

[3]姜敏.關(guān)于推進(jìn)縣級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)的思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019（7下）：36.

[4]施建仇.論數(shù)字檔案館建設(shè)面臨的困境及解決對(duì)策[J].傳媒論壇，2019（14）：136.

[5]夏旻.推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)助力企業(yè)創(chuàng)新發(fā)展[J].機(jī)電兵船檔案，2019（4）：46-48.

（責(zé)任編輯：夏劍萍）