管理會計在企業信息化管理中的運用

沈雅琴

摘要：“互聯網+”時代，信息技術的發展和它在財務管理中的運用為企業加快轉型升級提供了技術支撐。而管理會計是為了提高企業經濟效益，通過一系列專門的方法，讓企業各級管理人員能根據日常發生的各項經濟活動進行規劃和控制，并幫忙決策者判斷與作出戰略規劃，是企業戰略、業務、財務一體的最有效的工具。L公司作為電梯企業，筆者通過L公司信息化實施過程中的問題并結合管理會計內控管理需要進行分析，重新梳理管理流程，制定實施策略。使信息技術融合于會計管理中，促進企業在優化資源、轉型升級過程中逐見成效。在近兩年房地產市場不景氣、同行業業績大幅下降情況下，產量連續2年提升30%以上。希望L公司ERP系統的成功實施對相關企業有借鑒與參考作用。

關鍵詞：ERP;實施;管理會計;L電梯企業

一、L公司ERP運行過程中的問題

（一）項目號編碼無規則，如某區域生成某項目有效訂單10臺，區域編號為A，則項目號為A001/010。其用意是將這10臺梯相應編成A001、A002、A003…A010。但實際操作中，因不同業務發生時點不同，不同的人會截取不同的段來切割該項目號。如銷售助理做發貨申請時，會根據發貨批次編輯項目號如A003/007，而工程部可能會根據工程進度編輯如A003/004; A005/007等不同項目號，對后期統計帶來諸多不便，又很不直觀。

（二）技術部物料編碼規則不明確，一物多碼、一碼多物現象履見不鮮。此現象直接引發采購員的惰性，碰到采購清單上某些物料在ERP系統沒有維護物料編碼，直接借用現有物料號了事。物料混亂程度可想而知。

（三）技術部BOM不清晰。因物料編碼規則不明確，致使BOM表無法做到唯一性，或者即使知道某幾種物料可替代，也無法做明確指定。此現象直接導致物料控制困難，最低采購量、安全庫存管理趨于形式。

（四）銷售模塊與工程安裝模塊脫節，加上項目號隨意編制，項目成本利潤分析非常困難。

（五）安裝模塊與維保模塊脫節。售后服務過程中需要花好長時間去認證是否在免保期內？售后維修配件是否有特殊免保約定？哪些項目已到有償維保階段？

（六）因ERP基礎設置不夠完備，實施過程中問題很多，導致ERP使用人員對系統失去信任，甚至不愿去用ERP而寧愿另行通過EXCEL表格形式記錄業務，導致員工工作量增加，部門之間信息不通暢，而進入惡性循環。

（七）對有質保要求、需要重點管理的主要部件沒有編碼存檔，發生售后投訴沒法快速反應做出正確判斷，客戶服務質量有待提高。

（八）行業特性，個人墊支項目款、委托代付款較多，系統沒有設置項目結轉單，導致應收賬目混亂。

（九）安裝、維保合同可手動錄入，導致項目號不對應，財務審核困難。

（十）生產班組之間交接不清，出現缺錯件互相推諉，影響交貨及時率，影響公司信譽。

二、管理改善步驟

結合以上問題點，通過近一年的梳理，分三個階段推進。首先是基礎供應鏈職能，讓ERP圍繞整個經濟活動展開，并以ERP為基礎， 為管理者提供數據分析支持。第二階段企業內部兩化融合平臺搭建。包括外勤人員手機APP工作平臺建設，刷卡報工、機聯網、物聯崗平臺建設。第三階段外聯平臺搭建。包括銀企直接、財務操作系統、客戶報價管理體系、供應商報價結算管理體系。

第一階段：企業內部價值鏈中的ERP管理

1.部門架構及基礎信息維護?；A信息維護： 物料編碼、客戶供應商、電梯主要參數信息、人員檔案信息等均是非常重要的ERP實施基礎信息資料。如物料編碼的混亂帶來的管理難度在本文開頭已簡單描述，此處不再綴述。而電梯主要參數信息的維護不僅影響企業生產過程，而且將影響到電梯使用全過程，影響到電梯整個使用周期。具體包括：部門架構，人員檔案，客戶、供應商檔案，物料編碼規則及物料檔案，庫位設置，權限設置，BOM結構，裝箱清單結構。

2.模塊設置。企業可根據發展過程中不斷涌現的管理需要，靈活部署不同的管理模塊，獲得最佳的功能組合。電梯企業依據其特性，需設置人事、技術、銷售、生產計劃、采購、品質、倉庫 、物流、安裝、售后維保、行政、財務十二大模塊。因電梯企業以銷定產特性，物料的有效控制將是供應鏈管理的重中之重。以上各大管理模塊的最佳組合，將直接影響整個企業供應鏈管理效應，從而為有效的內控管理打好基礎。

3.業務流程設置

（1）總流程：總體流程圍繞企業內部價值鏈管理需求展開。以創新為基本理念，圍繞企業總體發展戰略，逐步推進。設置為：業務員項目備案---合同評審---生成有效訂單---一排現場勘測---技術圖紙及BOM---二排生產計劃---材料采購（加工）---材料檢驗入庫---生產制造----成品入庫---銷售發貨---現場收貨---安裝---技術監督部門驗收---進入免保期---有償維保。

（2）具體流程，包括：研發立項審批流程，銷售合同評審流程，請購審批流程，采購訂單評審流程，費用報銷審批流程，安裝合同審批流程，分包安裝審批流程，維保合同審批流程，售后發貨審批流程，運輸物流審批流程;其他如辦公用品申請流程、派車申請流程、出差申請流程、出差回程報銷流程等OA辦公軟件功能均可在ERP中實現。

（3）權限設置：模塊和流程確定后需要進行權限設置。權限設置需結合公司組織架構及各部門工作職責，合理設置。最關鍵目的是通過確定集權與分權，不同部門不同崗位有不同的權限，通過相互制約，做到提高工作效率、縮短工作流程。需要特別注明的是，ERP設置崗位權限，同樣需要審批流，避免權限設置不當給公司造成不必要的損失。

4.報表開發

銷售訂單執行情況報表體系，含子表：銷售出庫、發運、開票、收款及客戶應收款臺賬等，可根據需要選擇內容;采購訂單執行情況報表體系，含子表：采購入庫、采購發票結算、付款及供應商應付款臺賬等內容?？筛鶕枰x擇;工程安裝進度跟蹤執行報表體系。

（1）項目執行情況報表體系

流程及權限設置同時考慮并有效避免了導致ERP無法有效實施的幾大問題點。首先，銷售訂單編號方式由之前的無規則改成省區編號-年度-順序號，如北京為01號，18年第一份訂單，編號為0118001，銷售訂單錄入時必須做到一梯一碼，也就是梯號分列。梯號分列的另一個作用是，品管部需要一梯一檔建立電梯檔案資料，電梯關鍵及重要部件編號在建檔時必須填列清楚。因為對于電梯企業來說，免保期是一個非常重要的節點，一旦電梯安裝驗收通過，免保期既開始計算，系統可自動計算各部件免保到期日。售后部門在接到客訴或售后發配件時，可根據系統提示直接判斷配件是否需收費。另外，除銷售訂單需要手工錄入外，工程安裝合同、委托安裝合同、免保合同、有償維保合同必須參照銷前道合同生成，取消手工錄入合同權限。而且，工程安裝付款申請必須參照委托安裝合同生成，進行總量控制。其次是物料編碼的梳理。技術部出具部件清單BOM和標準部件BOM，倉庫對應標準BOM進行倉庫整理，一物一碼。開發生產派工單，車間跟據計劃部下達的生產任務單進行派工;倉庫接收到派工單后參照生成配料單發料;物料員領料、配發;生產工人領料、生產并入庫。即節約了車間打領料申請的時間，也節約了辦公紙張，計件工資也根據生產入庫自動計算，可節省工資核算員。再次，實現刷卡報工。班組之間通過派工單和工藝流程進行上下道交接，加強上下道之間的相互監督，且生產管理者可隨時撐握制作進程，大大提高生產效率。

第二階段：企業內部兩化融合平臺搭建

（2）APP平臺創建

L公司目前擁有工程安裝、維保人員160多人，人員分布在全國20個省、市、區，從人員考勤、安裝進度、電梯運行情況考慮都需要一支高速度、高效率的隊伍。使用手機APP后，工程人員隨時可將工地現場信息第一時間通過手機傳輸至總部客戶服務系統，客服人員第一時間做出反饋，且傳輸信息可以總服務平臺留檔、分析。同時大大提高工程人員的工作效率，如有工程人員偷工減料，總部第一時間可以察覺。

（3）物聯網

物聯網運用于L公司所有出廠的電梯上，總部平臺每時每刻計算和監控每臺使用中電梯的運行過程，一旦出現數據異常就會報警，并將異常分析第一時間下通過手機APP下達指令到項目分管工程人員處，及時維修。使每個客戶放心坐梯，大大提高客戶信譽度。

（4）機聯網

實現技術圖紙直接傳輸至數控智能設備，企業生產準備時間及換型準備時間平均縮短20-25%;企業數控程序可重復利用率提高30%;工藝人員程序查找時間縮短30%以上;系統根據電梯設計參數自動排版，自動計算料耗，材料損耗率下降5%以上;機聯網設備數據透明化，企業設備綜合利用率提高，人員工時準確率提高，真正體現多勞多得，員工積極性提高，勞動效率提高。改善最為顯著的是電子車間從最初的22人不能按時完成生產任務，到剩9個人還搶活干，并100%保質保量按時交貨。

第三階段：外聯平臺搭建

（5）銀企直連。ERP與銀行收付系統接口，在保證資金、信息安全前提下，大大提高出納人員工作效率。

1）客戶網上報價體系。客戶可直接進入ERP專用報價端口，錄入電梯參數，系統即可自動計算并報價。公司合同部接收到客戶報價信息后，可第一時間進行初步審核并發起合同評審。合同評審通過即可自動生成銷售訂單，各項參數將直接作為技術圖紙制作、生產制造的直接信息。既可避免參數在傳遞過程中出錯，又大大提高接單效率。

2）供應商網上報價、結算體系。采購部接收到計劃部下達的采購申請指令后，即可自動轉化成采購訂單到指定供應商。供應商接收到訂單后，回復交期，達成一致，制作交貨。供應商可隨時查看貨物驗收入庫進度，并根據驗收入庫單進行對賬、開票并在 ERP進行發票結算申請。整個采購過程效率提高一倍以上。

筆者認為，企業信息化建設需圍繞企業價值鏈展開，所有的改善過程都是圍繞著成本、效益出發的。隨著互聯網+的迅猛發展，它還可以拓展到企業與供應商、客戶等上下游之間的作業鏈中，從而形成企業與企業間的資源共享和交易平臺。

三、取得成效

所有的改善都體現在企業的經濟效益和員工、客戶、供應商及政府部門的滿意度上。在房地產市場逐漸低迷的情況下，市場競爭日趨激烈，但銷售臺量年增長比例均在25%以上 ;銷售額增長幅度均在20%以上。銷售額增長幅度低于臺量增長幅度的原因是近兩年別墅梯臺量增長較快，相對銷售價格較低。利潤總額由2015年的負利潤到2017年的1416.3萬元利潤，完全能夠反映出一系列的改善措施對企業經營的作用。員工年均工資增長比例大于社會平均工資增長比例，員工工作積極性提高，形成一種良性循環。

四、總結

面對企業信息化的挑戰，企業的外部信息流要和企業內部信息流緊密結合，才能最大化地發揮企業的經營效率。隨著企業電梯銷售量的不斷增加，售后管理壓力會越來越大。電梯信息化設計如能將用戶需求直接通過企業APP平臺直接傳送至企業ERP系統，將大大提高售后服務的時效性，滿足廣大電梯用戶的急時之需。這也是后階段L公司信息化建設需要探索和創新的目標。企業管理會計部門需要強化企業內部的經營管理，通過專業的方式方法，收集、匯總、分析和報告各種經濟信息，借以進行預測和決策，制定計劃、對經營業務進行控制，并對照業績進行評價，以保證企業改善經營管理，提高經濟效益。

參考文獻：

[1]張麗宏.ERP系統環境下企業財務管理的數據需求與應用分析[J].當代會計，2019（05）：81-82.