Excel 制作工資條方法探析
——針對不同基礎人群

曾 慧

（遼寧工程職業學院，遼寧 鐵嶺 112008）

Excel 是一套功能強大的電子表格處理軟件，在實際工作當中，它也成為中小型企業在財務管理中不可或缺的一種工具。它既節約成本，又能提高財務工作人員的工作效率并創造一定的價值。它在財務單據、統計表、進銷存管理、工資管理、財務決策中都得到大量的應用[1]。本文介紹Excel 在工資管理方面的應用——制作工資條。通過Excel 制作工資條的方法有很多種，按使用工具來劃分，筆者把它分為“菜單法”“郵件合并法”“函數法”和“VBA 法”。

一、適合普通人群的“菜單法”與“郵件合并法”

在實際工作中，很多財務人員用Excel 軟件制作工資條，但有些方法非常復雜，不利于操作[2]。“菜單法”“郵件合并法”這兩種方法適合有一定的Excel 基本和Word 基礎的人群，它不需要高深的Excel 函數基礎或VBA 編程基礎。它們的優點是簡單易學，容易上手，只要通過菜單欄的部分工具就能完成；缺點是擴展性較差，當有人員變動，需要增減工作表的數據時，需要重新制作。下面我們分別來介紹一下這兩種方法。

（一）菜單法

“菜單法”主要是通過菜單欄的中“數據”—“排序”來實現的[3]。現在我們手里有這樣一張工作表，我們把它命名為工資表（見圖1），我們要把這張工資表制作成如圖2（部分數據） 所示的工資條。

圖1 工資表

圖2 工資條部分數據

首先，我們在工資表“實發工資”列后加一輔助列并命名為“排序標注”，在“排序標注”列第一行輸入1，并使用自動填充功能向下填充等步長為1的序列到最后一行。其次，我們選中從第二行到最后一行所有行，在行標題上右擊選擇“插入”，這樣我就插入了選中行數的空行。選中第一行的數據，復制并粘貼到這些空行中，在“排序標注”列，空行的第一行輸入1.1，并使用自動填充功能向下填充序列（結果如圖3 所示）。最后，光標定位在“排序標注”列任一單元格處，選擇“數據”菜單中的“升序”排序，工資條就制作完畢。當然，如果為了方便裁剪，我們想再加入一條如圖2 所示的空行，可使用相同的方法。如插入多行空行并在第一行空行輸入一個在1 與1.1 之間的數，向下填充序列并重新排序即可。

圖3 排序標注填寫

（二）郵件合并法

“郵件合并法”是Word 與Excel 聯合完成制作工資條的，主要使用的是Word 的“郵件合并”功能，Excel 的工資表作為數據源。在Word 中制作一個2 行10 列的表格，并把Excel 中工資表的表頭復制到表格的第一行，第二行的具體數據使用郵件合并功能的“插入合并域”來完成。“郵件合并法”主要使用Word 的郵件合并功能，在這里不詳細介紹了。“郵件合并法”的優點為當表頭比較復雜并且有合并單元格時，它也可以完成工資條的制作[4]，而“菜單法”就無法完成了。如果我們想制作完成再發送給各個職工，可以再加上Outlook 軟件，結合起來制作并自動發送員工的工資條，使財務人員從重復及繁瑣的財務工作中解放出來，這就大大提高了工作效率[5]。

二、適合有函數基礎人群的“函數法”

“函數法”適合能熟練掌握并應用Excel 函數的人群。Excel 強大的函數功能可以提供數據分析、數據處理等操作，為許多領域的工作提供了十分便捷的數據統計和運算支持[6]。“函數法”的優點是當工資表發生變化時，我們不需要重新處理，或者只要重新自動填充工資條數據即可，不需重新制作，省時省力。它的缺點為函數比較晦澀難懂，一般人不易掌握。使用函數解決問題的關鍵還是思路與創新，同一個問題，可以有多種解決辦法，怎樣用最少的函數解決相同的問題是我們一直在探索的。對于工資條的制作也是一樣，我們可以使用多種“函數法”來完成。

（一）使用VLOOLUP 函數制作工資條

使用VLOOKUP 函數制作工資條同“郵件合并法”一樣，也適用于復雜的雙行表頭。而且相對于其它的函數法，它也是相對簡單的一種。這種方法適合會一些常用的簡單函數的人群

首先，我們在第一列前插入一個輔助列，命名為“序號”，并輸入1 向下以序列填充。然后，復制工資表的表頭到當前工作表的下面，比如我們復制到以A12 開頭的單元格區域，并在“序號”的下面輸入1。 光標定位到B13 單元格輸入公式“=VLOOKUP($A13，$A$1:$K$10，COLUMN()，0)”，結果返回“張昊”，向右填充公式，求出張昊的其它數據。選中A12:K14 單元格區域也就是工資條的前三行，并向下填充，刪除輔助列“序號”，所有人的工資條制作完成。其中，除了VLOOKUP 函數，還用到了COLUMN 函數，該函數的功能為返回引用的列號。

（二）使用CHOOSE 與OFFSET 函數制作工資條

這種制作工資條的方法是以CHOOSE 和OFFSET 兩種函數為主，配合其它函數來完成的。相對VLOOKUP 函數來說，較復雜，它適用于對函數操作有一定經驗的人群。

這種函數法操作較簡單。在另一張新的工作表中，光標定位在A1 單元格，輸入公式“=CHOOSE(MOD(ROW()，3)+1，""，工資表!A$1，OFFSET(工資表!A$1，ROW()/3+1，))”回車確認，返回“姓名”。向右填充直到出現“實發工資”，再選中第一行，再下填充，直到所有人的工資條都出現，操作完成。

CHOOSE 與OFFSET 是EXCEL 當中的查找與引用函數。CHOOSE 函數的功能是根據給定的索引值，從參數串中選出相應值或操作[3]。OFFSET 函數的功能是以指定的引用為參照系，通過給定的偏移量返回新的引用。除了這兩種函數，還使用了ROW返回行號函數，MOD 求余函數。在這里，MOD 函數返回的值加1 作為CHOOSE 函數的第一個參數。

CHOOSE 與OFFSET 函數制作工資條方法的優點是操作簡單，只要一個公式，再填充即可完成。而且無論工資表是增加人員還是減少人員，工資條都會自動增加和減少，不需重新制作，大大提高了工作人員的工作效率。它的缺點是不適用復雜表頭的工作表。

（三）使用IF 與OFFSET 函數制作工資條

這種制作工資條的思路與CHOOSE 與OFFSET制作工資條的思路是一致的，只不過把CHOOSE 函數換成了條件函數IF。

同樣，在另一張新的工作表中，把光標定位在A1 單元格，輸入公式“=IF(MOD(ROW()，3)=1，工資表!A$1，IF(MOD(ROW()，3)=2，OFFSET(工資表!A$1，ROW()/3+1，0)，""))”。其它操作同上一種函數法一致，這里不再贅述。

（四）使用OFFSET 函數制作工資條

這種函數法是在第二種函數法的基礎上改進的，是手工與函數相結合完成的。它的思路是工資條的第一行標題行通過復制得到，最后一行空白行通過填充得到，只需使用函數求出第二行數據即可[7]。這樣就大大減化了我們的公式。

復制工資表第一行標題行到一張新的工作表的第一行。光標定位到A2 單元格，輸入公式“=OFFSET(工資表!A$1，(ROW()+1)/3，)”，回車確認后返回值“張昊”，使用同樣的方式向右填充，得到張昊的數據。選中前三行，向下填充，得到所有人的工資條，制作完成。

三、適合有VBA 編程基礎的“VBA 法”

這種方法適用于會VBA 編程的人群，但由于VBA 編程需要掌握各種代碼及語句，難以掌握和理解，使大家望而卻步[8]，所以使用它的人還是少數。VBA 編程法只要輸入代碼，然后執行宏就可以得到我們所需要的工資條。和其它軟件系統相比，它是一種簡單、高效、低成本的開發方法[9]。

假設工資表在Sheet1 工作表，第一行為標題，第二行為字段名。為了不破壞原有數據，我們要把工資條生成在Sheet2 工作表中。首先我們選擇“開發工具”中的“Visual Basic”打開編輯器，在模塊1 中輸入如圖4 所示代碼：

圖4 程序代碼

關閉編輯器，執行宏，我們想要的工資條就會出現在Sheet2 工作表中。

當然，和“函數法”一樣，“VBA 編程法”也是方法各異，這里我們只舉這樣一個簡單的例子。如果對VBA 編程不是很熟悉，我們也可以采用錄制宏的方式來完成[10]。

四、結論

上述工資條的制作方法針對不同人群各有優缺點，簡單的“菜單法”易上手，但擴展性差。“VBA 編程法”只要程序寫好，效率很高，但對于不懂編程的人，如果工資表格式稍有改動，修改代碼將會很困難。相關工作人員只要根據自己的基礎找到適合的方法，一定會在工作中減少人為失誤，提高工作效率，提供出更加及時、準確的工資信息。