大數(shù)據(jù)時代對事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的影響

王太召

基于大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位人事檔案管理工作的創(chuàng)新改革具有十分重要的意義，不僅能保證檔案的數(shù)據(jù)信息得到既安全又完整地儲存，也為相關(guān)人員需使用和查詢數(shù)據(jù)信息時提供了便捷，并能將人事檔案數(shù)據(jù)信息的資源價值充分發(fā)揮出來。因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，摒棄過去低效的管理模式，與時俱進地進行創(chuàng)新改革是相當(dāng)重要的。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

隨著國家、社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，信息技術(shù)也不斷在加強提升，給人們的生活和工作帶來了很大地影響。在事業(yè)單位人事檔案管理工作中融入信息化技術(shù)，不但能有效提升工作效率，也大大改善了工作質(zhì)量，例如利用加密鎖定等先進的信息技術(shù)方式，不僅將人事檔案的數(shù)據(jù)信息安全妥善地管理起來，也能夠大大防止對人事檔案信息的作假，很好地保證了檔案信息的真實性和完整性，還有助于相關(guān)人員在驗證數(shù)據(jù)信息真?zhèn)螘r有了可靠的具有公信力的查詢依據(jù)。此外，在檔案管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)時，可以完整地錄入各種動態(tài)的數(shù)據(jù)信息，并在進行保存和歸類時能夠?qū)崿F(xiàn)一目了然，有助于檔案信息使用者在分析整理數(shù)據(jù)時提供了便利。

二、當(dāng)前事業(yè)單位人事檔案管理工作中存在的問題

（一）目前檔案數(shù)據(jù)信息資源還未得到有效地開發(fā)

當(dāng)前，事業(yè)單位檔案工作人員為了整合檔案信息而創(chuàng)建數(shù)據(jù)資源庫時，就出現(xiàn)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的信息資源不夠全面和豐富，管理水平十分低下，無法進行全方位且深入地開發(fā)檔案信息資源，更加難以有助于對后期檔案信息的利用。檔案管理的工作效率對事業(yè)單位的全面發(fā)展和管理水平的提升具有關(guān)鍵性的決定作用，假如在大數(shù)據(jù)時代背景下不能對檔案信息資源進行有效地開發(fā)與利用，這就容易致使事業(yè)單位在未來開展檔案管理工作時缺少可靠的數(shù)據(jù)保障，阻礙了事業(yè)單位的長遠發(fā)展。因此，需擅于運用大數(shù)據(jù)技術(shù)，促使網(wǎng)絡(luò)化的資源得到充分利用，深入挖掘出檔案的價值，對現(xiàn)存的檔案信息資源進行統(tǒng)一整合與利用，實現(xiàn)對社會資源的共享。

（二）檔案管理體制尚未健全

現(xiàn)階段，從事事業(yè)單位檔案管理的工作人員對于工作的重視意識較為薄弱，對檔案管理工作的價值和具體內(nèi)容的理解程度也過于淺薄，缺少正向認知，致使目前管理者尚未制定完善的管理體制，也沒有充分發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用來轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新現(xiàn)有的管理制度。由于存在不健全的檔案管理體制，并且對工作的開展沒有提供合理性地指導(dǎo)和提出具體的完成要求，導(dǎo)致在日常工作中頻繁發(fā)生檔案信息價值較低的現(xiàn)象，繼而造成無法充分利用與共享檔案信息資源，發(fā)揮不出檔案資源的真正價值。此外，在具體的檔案管理工作過程中由于在細節(jié)上還存在很多漏洞，還有制度的不健全，就致使沒有明確劃分出工作內(nèi)容并且未對相關(guān)工作人員實行定責(zé)問責(zé)，造成部分檔案管理工作人員工作積極性較低、工作態(tài)度不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息較為混亂，檔案信息資源也無法得到全方位地高效利用。

（三）檔案信息資源的安全管理系數(shù)低

確保檔案資源的安全性與完整性是開展檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，可是目前，檔案資源的管理工作還未實行可行性較強的安全防護舉措，致使檔案管理工作存在著很多安全漏洞，一旦出現(xiàn)泄漏的風(fēng)險，將會是手足無措。事業(yè)單位的人事檔案信息屬于內(nèi)部機密，因而必須制定強制的保密舉措來嚴(yán)防信息遭遇泄漏，尤其是針對那些單位員工的私密資料還有單位的機密文件等數(shù)據(jù)信息，要提高防范意識，進行安全防護。可是，據(jù)了解，多數(shù)事業(yè)單位仍舊沿用陳舊低效的管理手段，并且在將電子存檔替換掉過去的紙質(zhì)存檔的過程當(dāng)中，慢慢忽視了管理紙質(zhì)檔案，同時對采用的電子存檔也并未實行有效可靠的保密防護，一旦遭遇網(wǎng)絡(luò)病毒或者黑客入侵，很輕易就會出現(xiàn)絕密信息外泄、管理系統(tǒng)癱瘓等現(xiàn)象。因此，為了確保檔案信息資源的完整性和安全性，一定要對紙質(zhì)文檔還有電子文檔進行備份，并且安裝防護性強的防盜系統(tǒng)。

（四）檔案管理模式落后

在大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位在開展檔案資源管理工作時，要善于將大數(shù)據(jù)的先進技術(shù)應(yīng)用到工作中，從而來大大提高工作的質(zhì)量還有效率。但是當(dāng)前，在實際工作開展過程中大數(shù)據(jù)技術(shù)的運用率還較為低下，即使運用了也只是針對數(shù)據(jù)信息進行簡單地查詢和檢索，客觀來看對于檔案資源的調(diào)配工作提供了很好的便利，但主觀上來看檔案資源的管理工作整體水平還未得到提升，工作量多而亂，利用率仍然低下。現(xiàn)階段大部分事業(yè)單位業(yè)施行了較為健全的管理方式，可相關(guān)工作者創(chuàng)新意識還不夠強烈，仍然習(xí)慣性運用陳舊傳統(tǒng)的查詢檢索方法來搜集信息資料，不善于將云計算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等使用在從事信息的查詢與篩選工作上，延長了工作周期，大大降低了工作效率。

三、大數(shù)據(jù)時代下對事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）加強對檔案資源的開發(fā)和利用

事業(yè)單位人事檔案管理工作人員將信息技術(shù)有效應(yīng)用到工作當(dāng)中，不但能夠獲得很多便利，也能促使檔案資源得到深入徹底地挖掘，且范圍面很廣闊，還能大大加強對檔案資源的運用效率。因此，在開展具體工作時，需根據(jù)檔案資源的目錄來創(chuàng)建檔案資源的管理體制，將較為復(fù)雜混亂的資源信息進行統(tǒng)一整理，有效應(yīng)用信息技術(shù)來增大開發(fā)利用檔案資源的強度。此外，相關(guān)工作人員在對檔案資源信息進行分類整合時，要采取先進的技術(shù)手段來創(chuàng)建管理體制，高效實現(xiàn)對檔案資源采取分級方式的管理，以促進檔案資源得以完整充分地利用，從而真正實現(xiàn)社會資源的共享要求。

（二）構(gòu)建健全的檔案管理體系

目前，首先要做的是需加強人事檔案管理工作人員的創(chuàng)新意識，并加強其對工作內(nèi)涵還有價值的認知，促使其重視檔案資源的管理工作，這對后續(xù)的工作開展將會有積極地幫助。現(xiàn)階段，我國對事業(yè)單位人事檔案的管理工作出臺了相關(guān)的法律規(guī)章，賦予了其強制性來保障人事檔案信息的安全管理，同時，在大數(shù)據(jù)時代背景下，大多數(shù)事業(yè)單位對人事檔案的管理模式也開始了轉(zhuǎn)變，將先進的信息化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理的具體工作當(dāng)中，大大提升了管理工作的效率。由于經(jīng)驗尚且還不夠豐富，技術(shù)手段還未成熟，難免會出現(xiàn)一些新的問題，因而相關(guān)工作人員需與時俱進，及時發(fā)現(xiàn)在檔案管理體系中的不足之處，善于結(jié)合實際情況來對檔案資源管理體系進行更新和健全，同時必須不能偏離國家的法律規(guī)章并且要加大執(zhí)行強度，杜絕出現(xiàn)違法違規(guī)的操作，從而使人事檔案的管理工作得以高效有序、安全可靠地開展。另外，構(gòu)建完善的管理體系時，需對工作人員的工作職責(zé)進行合理地劃分，對其提出明確的工作要求，來促使其能夠積極認真的對待工作，這對提升工作質(zhì)量也將有很好的效果。

（三）提高人事檔案資源管理的安全強度

首先，事業(yè)單位的管理者需根據(jù)當(dāng)前對檔案資源信息的管理和使用情況來制定出相關(guān)的規(guī)章制度，同時嚴(yán)格要求相關(guān)工作人員需按照規(guī)章內(nèi)容來開展工作，提高對檔案資源信息的保密意識，來杜絕發(fā)生工作失誤的狀況。其次，要加強對檔案管理工作人員進行技能培訓(xùn)工作，提升其信息技術(shù)水平，有利于其在今后的管理工作中能夠得心應(yīng)手，能合理縮減工作周期，提升工作質(zhì)量。另外，還要對管理系統(tǒng)不定期進行升級維護，加強風(fēng)險防控，提升管理系統(tǒng)的安全系數(shù)，通過利用軟件還有硬件來實現(xiàn)雙重防護，促使信息化的檔案管理體系得到最大化的安全性。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷提升，網(wǎng)絡(luò)病毒還有黑客也是層出不窮，檔案管理的工作人員一定要善于對管理系統(tǒng)建立防火墻，來加大對病毒還有黑客的防范強度，避免發(fā)生數(shù)據(jù)信息外泄的情況。此外，相關(guān)工作人員要善于使用指紋識別和數(shù)字簽名還有數(shù)字證書等保密性地信息技術(shù)，時刻保持警惕，杜絕發(fā)生一切信息泄漏的風(fēng)險。

（四）改革創(chuàng)新人事檔案的管理模式

基于大數(shù)據(jù)時代背景之下，從事檔案管理的工作人員需善于結(jié)合實際的工作情況來制定科學(xué)合理的管理方案，采用信息化的技術(shù)來創(chuàng)新改革檔案資源的管理模式。在制定管理方案時，不能偏離事業(yè)單位的管理現(xiàn)狀，要基于工作的開展情況來科學(xué)地創(chuàng)建管理方式，還要制定短期和遠期的管理目標(biāo)，促使檔案管理的工作人員能夠有目標(biāo)有順序地進行檔案數(shù)據(jù)信息的管理工作。另外，檔案管理工作人員在處理和管理檔案資料時，要高效采用數(shù)字化的技術(shù)手段來提高效率，運用數(shù)據(jù)和文字還有視頻以及圖片結(jié)合的方法來替換掉紙質(zhì)檔案，以此來確保在轉(zhuǎn)存資料時能夠安全和完整，使任何歷史檔案資料都不被遺失。此外，信息化系統(tǒng)的高效開發(fā)和利用，也有利于事業(yè)單位資源與社會資源的共享。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代的來臨為當(dāng)前的事業(yè)單位人事檔案管理工作的發(fā)展帶來了新的面貌，從事檔案管理的工作人員要加強自身的創(chuàng)新意識，善于將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分利用起來，以適應(yīng)時代的發(fā)展需求，要摒棄傳統(tǒng)陳舊的管理模式，進行創(chuàng)新改革，健全管理體制，來提升檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，并善于利用信息化技術(shù)手段來加強對檔案資源信息的防護，促使我國事業(yè)單位的人事檔案管理工作得以可持續(xù)的健康發(fā)展。