加強學校檔案管理 提升教育管理水平

彭朝門

摘? ?要：學校檔案承載著學校的歷史發展，記錄了學校辦學歷史、全校師生員工活動生活等，真實反映了學校最基本的職能活動，此外，以此為基礎可以對學校辦學水平進行綜合評價。學校檔案是以文字、圖表、圖片、音像等方式存儲的信息，保存了過去的教育教學、管理、學生學習等活動工作的內容，對于相關教育教學活動管理、教研工作等，都是極其重要的參考資料。因此，必須要做好學校檔案管理工作。文章提出可以從加強檔案管理、完善相關規章制度、專職人員的安排、規范化檔案收集工作，提高高新技術運用水平等方面完善學校檔案管理工作，從而促使檔案信息資料為學校教育教學管理法制提供更大的幫助。

關鍵詞：檔案管理;教育管理;教育教學;學生學習;學校檔案

學校檔案管理工作仍需要在前人工作經驗的基礎上繼續總結探索，不斷創新。學校檔案承載了學校的發展歷史，保存著珍貴、豐富的學校教育教學和管理經驗，對于學校維護教職工合法權益等都有著重大的價值。在新時期，檔案管理工作責任重大，成為擴大學校知名度與影響力、創建學校教育品牌、促進學校健康發展不可忽視的部分。因此就如何做好學校檔案管理工作，本研究從以下5個方面進行探討論述。

1? ? 加強檔案管理

學校檔案管理工作極為重要，在財力允許的情況下需要加大檔案室建設投入。檔案部門人員則更需要本著對歷史負責、對學校負責、對教職工負責等原則，立足于學校長遠發展，緊抓實干，以學校為中心展開工作，做好檔案建設及服務，認真收集、保存好資料，真實、詳細地記錄學校歷史。此外，還應積極開發利用檔案資料，為學校活動、教育教學管理工作提供幫助。

2? ? 完善相關規章制度

建立完善的規章制度是學校檔案規范化管理的必要條件之一，需要根據學校的實際情況，圍繞收集、管理、利用信息等多環節開展工作，在完善相關規章制度的同時，還需要按照各類檔案分類，按照《學校檔案管理制度》《學校檔案歸檔范圍及保管期限表》等進行歸檔，從而實現統一化管理。此外，學校還需要在檔案部門建立完善的檔案管理工作規章制度以及檔案館管內崗位責任制等，編制符合學校各部門歸檔目錄、整理規范、技術要求、保管期限等方面的手冊，從而保障工作的開展。在年終對本年度檔案管理、檔案利用情況進行總結改進。學校檔案管理工作還需要按照上級檔案管理部門的要求，展開綜合檔案室管理工作，尤其是要抓緊全校信息歸檔工作，對于學校文書、上級文件、學生學籍、教育教學與管理資料、團隊管理、設備使用、基礎建設、會計、聲像、影像、實物等，按照不同門類、載體綜合歸檔處理。

3? ? 專職人員的安排

學校檔案管理工作還需要依賴專業的檔案管理人員。所以，學校必須要配備專業的檔案管理人員以及部分兼職人員。現代化檔案管理工作方面需要建立檔案工作網絡，主要收集整理本部門檔案資料，轉化為數據信息上傳到計算機。該部門人員必須要選擇年輕、懂得計算機網絡技術的檔案管理人才，還可以適當選擇少量的兼職檔案員。此外，還需要對檔案管理工作人員進行必要的業務培訓以及職業道德教育，讓每個檔案館管理人員都能做到持證上崗，對于熱愛檔案管理工作、愛崗敬業、對工作有付出的人員也必須給予相應的獎勵。

4? ? 規范化檔案收集工作

在學校檔案整理的過程中還需要規范工作內容，對本學校單位所形成的文件材料、上級針對本單位制發的文件材料、本單位教育教學活動形成的材料以及各種協議書、人事任免、人員工資、職位變遷、學生檔案等，進行著重收集、及時整理歸檔。在檔案材料收集到之后還需要進行分類處理，根據相關分類標準，從門類、載體、年月、類別等方面進行歸檔。

5? ? 提高高新技術運用水平

學校的發展應是順應時代發展的，在信息技術快速發展的今天，學校檔案管理建設工作，更需要適應高新技術的發展，如計算機、“互聯網+”等模式，采用計算機現代設施對檔案信息謄錄，轉傳統文本為數據上傳到電腦或者是云端數據庫中，實現學校檔案數字化管理。在現代化管理的探索過程中，還需要遵守國家有關安全保密規定。加強計算機檔案管理系統的數據庫安全加密工作，對于電子文件歸檔工作同樣需要進行嚴格監督指導，一定要保障電子文件真實、完整、有效、無誤。

6? ? 結語

學校檔案部門需要積極地行動起來，充分發揮自身的服務作用，使得檔案發揮真正的功能。此外，還需要完善檔案的檢索工具，將檔案整理分類匯編，將具有高價值的編研材料、學校特色文件，通過多媒體技術管理整合，通過科學系統化的管理方式，重新構建檔案工作標準，豐富檔案室的綜合功能，讓檔案信息資源為學校教育教學及管理提供更好的輔助。

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