數(shù)字時(shí)代檔案數(shù)據(jù)化管理問(wèn)題研究

張玉立

摘? ? 要：國(guó)家檔案機(jī)構(gòu)和地方檔案機(jī)構(gòu)的管理人員必須要提高對(duì)檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)的重視，要從加強(qiáng)檔案管理部門(mén)之間的互聯(lián)互通、提高檔案管理與利用效率出發(fā)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行科學(xué)歸納與整理，并對(duì)檔案信息化管理平臺(tái)進(jìn)行科學(xué)構(gòu)建，確保提高檔案數(shù)據(jù)資源的在線獲取與利用率。對(duì)于檔案管理工作人員而言，要將推動(dòng)檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展作為未來(lái)的主攻方向，要從資源整合、發(fā)展規(guī)劃、技術(shù)創(chuàng)新、人員培養(yǎng)等方面形成合力，確保實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化工作成果的高效轉(zhuǎn)化，由中央到地方全面推動(dòng)檔案機(jī)構(gòu)數(shù)字化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字時(shí)代;檔案數(shù)據(jù)化;管理;問(wèn)題

引言

檔案是事業(yè)單位經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中保留下來(lái)的極具意義的資料，事業(yè)單位檔案管理工作的成效決定了信息資源的完整性，是事業(yè)單位持續(xù)性發(fā)展的保障。信息時(shí)代的到來(lái)，使得數(shù)字化技術(shù)在各領(lǐng)域的事業(yè)單位管理中得以運(yùn)用和普及。本文對(duì)數(shù)字時(shí)代下我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的理念問(wèn)題進(jìn)行分析，探究其成因和風(fēng)險(xiǎn)，并提出解決管理問(wèn)題的方法。

一、推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化進(jìn)程的意義

在數(shù)據(jù)時(shí)代，通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)實(shí)現(xiàn)決策和改善業(yè)務(wù)、通過(guò)數(shù)據(jù)來(lái)揭示歷史和文化“現(xiàn)象”都會(huì)給檔案工作帶來(lái)一定的影響。近年來(lái)，檔案界已經(jīng)注意到檔案數(shù)據(jù)化的機(jī)遇，有學(xué)者提出“為大數(shù)據(jù)分析提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)是檔案工作在信息時(shí)代的價(jià)值所在”，而只有檔案數(shù)據(jù)化之后，檔案大數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)才奠定起來(lái)，才有可能去討論檔案的數(shù)據(jù)挖掘與數(shù)據(jù)的深度整合;也有學(xué)者強(qiáng)調(diào)要通過(guò)“檔案數(shù)據(jù)化引領(lǐng)服務(wù)模式創(chuàng)新”，檔案部門(mén)的傳統(tǒng)業(yè)務(wù)將向檔案資源的數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘方向轉(zhuǎn)移，對(duì)大量數(shù)據(jù)的分析與處理將成為檔案部門(mén)的主要業(yè)務(wù)。在數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案部門(mén)需要以開(kāi)發(fā)為導(dǎo)向重新認(rèn)識(shí)檔案數(shù)據(jù)資源的價(jià)值，通過(guò)深層次的檔案數(shù)據(jù)化開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源從機(jī)器讀取到機(jī)器理解的轉(zhuǎn)變，為事業(yè)單位或政府基于數(shù)據(jù)分析的決策提供有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)資源;為檔案部門(mén)業(yè)務(wù)工作智慧化轉(zhuǎn)型（智能鑒定、智慧編研等）奠定基礎(chǔ);并面向數(shù)字人文、政府決策、社會(huì)治理提供數(shù)據(jù)服務(wù)、知識(shí)服務(wù)和智庫(kù)服務(wù)。因此，大數(shù)據(jù)時(shí)代推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)化進(jìn)程具有重要現(xiàn)實(shí)意義。

二、數(shù)字時(shí)代檔案數(shù)據(jù)化管理問(wèn)題

（一）發(fā)展投入不到位

對(duì)檔案事業(yè)進(jìn)行信息化建設(shè)，需要奠定穩(wěn)固的發(fā)展根基，即投入充足的資源，包括資金資源、設(shè)備資源、技術(shù)資源和人才資源等。而結(jié)合當(dāng)前我國(guó)檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀可知，在發(fā)展過(guò)程中呈現(xiàn)出的首要問(wèn)題即總體投入不到位，尤其體現(xiàn)在設(shè)備和技術(shù)方面。在設(shè)備投入方面，數(shù)字時(shí)代下的檔案管理工作本身就對(duì)現(xiàn)代化設(shè)備依賴(lài)程度較高，主要體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)設(shè)備和相關(guān)軟件上，此時(shí)就涉及到各種硬件和軟件設(shè)備的配置，而實(shí)際的檔案機(jī)構(gòu)在搭建檔案館時(shí)常出現(xiàn)設(shè)備投入不足現(xiàn)象，導(dǎo)致管理機(jī)具和相關(guān)運(yùn)行軟件無(wú)法保障高效運(yùn)行，且無(wú)法滿足實(shí)際的檔案管理工作需求。

（二）檔案管理安全性低，且缺少相關(guān)專(zhuān)業(yè)人員維護(hù)

如今事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化程度較高，諸如歷史文件、公司財(cái)務(wù)、人員信息、公司產(chǎn)品資料等檔案都可以在網(wǎng)絡(luò)上查看。在檔案室網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，由于沒(méi)有系統(tǒng)化的資料加密，且檔案訪問(wèn)權(quán)限設(shè)置不合理或者存在漏洞，導(dǎo)致事業(yè)單位信息和內(nèi)部資料非常容易發(fā)生外傳。很多事業(yè)單位在崗位的設(shè)置上沒(méi)有考慮檔案室網(wǎng)絡(luò)安全，缺乏專(zhuān)業(yè)人員為信息化檔案管理保駕護(hù)航。檔案安全沒(méi)有保護(hù)措施，導(dǎo)致檔案管理過(guò)程中存在重大的安全隱患，這種現(xiàn)象的存在可以說(shuō)是為事業(yè)單位生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)埋下了一顆定時(shí)炸彈，一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)資源外泄，對(duì)事業(yè)單位的損失是不可估量的。

三、數(shù)字時(shí)代下實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化創(chuàng)新管理的路徑

（一）數(shù)字化檔案管理理念應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)

檔案管理理念是在國(guó)家的計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的，所以管理理念客觀上是受社會(huì)歷史環(huán)境影響的。企業(yè)檔案是國(guó)家整體檔案資源的組成成員之一，其流向是對(duì)國(guó)內(nèi)各級(jí)檔案館。傳統(tǒng)的檔案管理手段是純手動(dòng)管理，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)整理工作量龐大。由于傳統(tǒng)檔案管理理念的理論基礎(chǔ)扎實(shí)，理論體系完整，所以一直沿用至今，但如今其速度慢，效率低的弊端一一暴露在信息技術(shù)時(shí)代下。所以，想轉(zhuǎn)變企業(yè)檔案管理理念，首先要以普及為主，企業(yè)檔案管理屬于企業(yè)管理范疇，屬于內(nèi)部事務(wù)。應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，培養(yǎng)員工文件歸檔重要性的意識(shí)。其次要改變檔案管理的專(zhuān)人專(zhuān)用， 在檔案管理工作上做到人人參與。在公司內(nèi)部建立資源庫(kù)，統(tǒng)一檔案格式、命名、分類(lèi)等，建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案系統(tǒng)，節(jié)約檔案管理人員的整理時(shí)間。

（二）建立智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

海量的數(shù)據(jù)信息的出現(xiàn)對(duì)檔案管理人員提出了更高的數(shù)據(jù)處理要求，基于此，檔案管理人員應(yīng)借助大數(shù)據(jù)時(shí)代的便利，積極的構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)的首要工作是對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行廣泛收集，并對(duì)收集到的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核實(shí)，確保數(shù)據(jù)信息真實(shí)與完整。在此基礎(chǔ)上，檔案數(shù)據(jù)化管理人員要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類(lèi)與編號(hào)，將每一份電子文件都做好檢索標(biāo)識(shí)，確保一碼一件，提高檢索精準(zhǔn)率。另外，檔案管理人員要積極的對(duì)檔案歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并存入到檔案數(shù)據(jù)系統(tǒng)中。在構(gòu)建智慧檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，管理人員還要嚴(yán)格的執(zhí)行統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)具有較高的兼容性。在構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，還要關(guān)注資源中心的封閉性，要從數(shù)據(jù)資源安全角度加強(qiáng)管理。對(duì)于電子文件資源，應(yīng)對(duì)其格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容以及數(shù)據(jù)提取方式等進(jìn)行統(tǒng)一，提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間的互聯(lián)互通性。

（三）完善制度，確立規(guī)范

在對(duì)檔案進(jìn)行現(xiàn)代化與數(shù)字化的管理工作時(shí)，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)積極制定與完善相關(guān)的檔案管理措施，從組織建設(shè)與制度建設(shè)出發(fā)，為檔案數(shù)據(jù)化管理工作的落實(shí)提供支撐。在具體搭建組織機(jī)構(gòu)與完善管理制度時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)秉持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，尤其要關(guān)注對(duì)制度的完善，為具體管理工作的落實(shí)提供科學(xué)依據(jù)。在完善制度時(shí)，應(yīng)做到對(duì)檔案數(shù)據(jù)化管理工作內(nèi)容的明確以及對(duì)各級(jí)管理人員的管理職責(zé)的明確。

結(jié)語(yǔ)

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，事業(yè)單位的檔案管理理念還有很大的提升空間。雖然還存在資金投入不足、檔案歸檔意識(shí)不強(qiáng)、管理理念偏頗等現(xiàn)象，但這是數(shù)字化檔案管理觀念形成所要經(jīng)歷的必然階段。在今后的數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，應(yīng)完善相關(guān)人才引入機(jī)制，加大投資，提高檔案使用率，使得事業(yè)單位檔案管理理念在事業(yè)單位內(nèi)部實(shí)現(xiàn)最大化的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]王曉春.檔案大數(shù)據(jù)研究的批判性考察[J].山西檔案，2017（04）：72-74.