事業單位數字化檔案管理現狀及對策研究

盧雪萍

摘要：檔案管理工作是負責保存、記錄單位內部人員履歷和基本信息的主要工作，檔案信息是各單位領導選拔人才、甄別個人政治成分的重要依據。我國事業單位傳統紙質檔案管理工作模式和方法已獲得長期實踐驗證，均具備一定實際效果。然而隨著時代發展，信息技術逐步普及，為延長檔案使用年限、提高員工個人信息儲存安全性，減少管理成本，各單位開始逐步將紙質檔案錄入電腦中，建立數字化檔案管理系統，但是相關工作人員未能創造出一套完善信息化檔案管理辦法，無法提高數字化檔案管理、利用效率和存儲安全性，技術升級并未帶動管理方法和人員素質升級。本文對目前事業單位數字化檔案管理亂象進行了分析，提出了強化事業單位檔案管理能力的可行策略。

關鍵詞：檔案管理;數字化建設;信息技術

前言：

檔案是機關領導人開展工作的可靠信息來源，檔案工作對我國事業單位正常經營運轉有著不可估量的支持作用，黨和國家高度重視事業單位的檔案管理工作，各單位負責人必須狠抓檔案管理工作，順應科技發展潮流，組織單位檔案數字化工程，制定合理系統性檔案管理制度，提高檔案信息利用率，進行辦公設備信息化升級，打破單位間的信息壁壘，允許單位員工自由查詢核對數字化檔案，提高單位檔案的流通速度，為跨單位檔案查詢與轉存和各類背景信息調查提供便利，建立全國事業單位網上檔案庫，匯總并整合所有單位員工的檔案信息，利用信息技術進行高效管理。

一、現階段我國事業單位數字檔案管理工作中的關鍵問題分析

（一）檔案管理隊伍人員素質較低，對新型信息管理設備缺少了解

新時代數字化檔案錄入、管理、維護工作需要具備一定科學素養和信息設備操作能力的工作人員完成，檔案工作負擔較重，工作時間較長，需要處理的數據數量龐大，沒有專業管理人員就不會有專業的信息化檔案建設，數字檔案就無法被機關領導有效利用。目前我國數字化檔案管理體系中最大的漏洞在于管理隊伍中對信息技術有了解的人才較少，且有部分員工不愿學習新技術，普遍未參加過專業的技能訓練活動，只知道沿用紙質檔案時期的管理辦法，對數據檢索和文件編碼工具的使用方法一竅不通，造成檔案查詢速度極慢，工作效率較低，錯漏事故層出不窮[1]。而且部分檔案管理人員沒有保密意識，經常出借密級或機密級文件給不明來歷的社會閑散人員觀看，不重視保護檔案所有人的隱私權，經常隨意查閱或復制他人數字化檔案信息，政治保密意識過于淡薄。檔案管理人員服務態度較差，工作狀態不積極，不按規定保存數字化檔案，檔案電子編目混亂無序，查詢困難。

（二）數字化技術設備更新升級不及時，設備老化故障維修困難

開展數字化檔案管理的基礎在于先進的網上數據庫和檔案存取設備，然而部分單位所使用的數據管理軟件和硬件設備并不配套，因價格或其他因素影響，未能購進整套數據管理系統，由其他廠商設計的數據庫管理軟件與存儲設備強行搭配，造成數據的頻繁丟失或設備不定時故障[2]，嚴重影響了檔案管理系統的穩定性。部分設備年久失修，未能隨著技術發展進行及時更換，事業單位工作人員的維護手段和工具不足，一旦設備因老化超齡使用而損壞，在市場上找不到能夠完整修復檔案數據的方法。

（三）未能建立一套與時俱進的管理制度和詳細精確的工作行為準則

目前將紙質檔案數字化錄入電腦存儲已是大勢所趨，但是各單位數字化檔案庫的日常管理規則還很不完善，管理人員的日常活動缺少詳細規范指導，不了解自身工作的價值和具體工作目標，各單位對怎樣利用數字化檔案有不同的認識和理解，管理標準也并不一致。在數字檔案的查閱權限劃分、機密文件的加密處理、工作人員的設備操作限制等方面還有很大空白等待填補。

二、提高事業單位對數字化檔案的管理能力的可行改進措施研究

（一）嚴格訓練檔案管理隊伍，培育工作人員的服務意識和保密意識

以信息技術為主要工具的數字化檔案管理系統中的管理者和設備操作者必須具備較高的專業科學素養和信息技術知識。各單位必須調配優秀干部參加信息設備使用方法訓練班，以受訓干部為核心組建數字化檔案管理隊伍，使工作人員熟練掌握技術操作方法和必要的設備維護手段，單位領導應當定期核查管理隊伍的科學素養和專業技能水平[3]，鼓勵工作人員主動編訂數字檔案目錄，認真整理錄入不斷更新的檔案信息，掌握基本的電腦使用方法和數據庫軟件管理技巧，學會檢查檔案管理系統的網絡安全性，排除系統漏洞，提高自身業務能力。同時管理人員還應接受崗前保密安全訓練和系統的思想政治教育，提高政治上的警覺性，堅守職業道德操守，把好網絡信息安全關口，堵住單位機密信息外流渠道，提高對秘密檔案的保衛等級，努力改變服務態度，為員工提供網上檔案查詢服務和館內檔案借閱服務。

（二）單位應大力支持信息設備更新活動，投入足夠資金

隨著設備的逐年老化，數字化檔案管理的效率和安全性也會逐步下降，為保持檔案管理工作的質量，事業單位領導者和部門負責人應當投入充足資金滿足檔案館設備升級更新的合理需求，購進最新的網路安全防控設備和數據掃描錄入、存儲設備，有條件的部門還可向國內服務商購買云服務，利用大數據技術聯網整理各類檔案的數據，將數字化檔案進行云存儲，提高檔案的信息安全性和保存壽命。還應為檔案管理工作配備相應的服務設施，例如報警器、能夠撲滅電子設備起火的特種滅火器材、室內溫度自動調節系統等設備，提高檔案管理人員的工作舒適度。

（三）制定新型檔案工作管理準則，規范管理方式和業務內容

新型檔案管理規則必須同時考慮到紙質檔案和數字化檔案的兩大領域工作的不同之處，通過適宜的管理計劃和調節措施簡化工作流程，提高管理工作的規范性和系統性，制定詳細的業務處理規則，劃分不同檔案的存儲標準和查閱權限等級，明確制定不同領域管理工作的具體負責者，總結各類特殊情況下的避險應對辦法，并定期加以演練，提高安全反應速度，選定科學合理的危機處理策略，對檔案的查閱、利用、存儲、審閱等不同環節的工作標準進行詳細規劃。

結論：為迎合檔案數字化的社會發展潮流，事業單位必須引進新型數據管理技術與設備，提高人員服務能力和保密意識，提高檔案管理工作的質量和服務水平。

參考文獻：

[1]許娜子. 事業單位檔案管理數字化建設初探[J]. 才智，2019（10）：214-215.

[2]劉逸冉. 淺論機關事業單位數字化檔案管理工作[J]. 讀與寫（教育教學刊），2019，16（04）：248.

[3]白宇. 試論事業單位數字化檔案管理工作[J]. 科技創新導報，2019，16（19）：173-174.