會(huì)計(jì)電子化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理分析

伏立群 袁浩桐 劉旭 姚新科

摘要：隨著自動(dòng)化時(shí)代的發(fā)展，會(huì)計(jì)檔案的管理正在得到優(yōu)化，會(huì)計(jì)人員的效率得到提高。在促進(jìn)會(huì)計(jì)管理變革的速度和速度的同時(shí)，為了使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確和容易獲得，在普及技術(shù)時(shí)代，會(huì)計(jì)信息安全面臨新的技術(shù)挑戰(zhàn)。如果財(cái)政人員不適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，會(huì)計(jì)記錄的管理就可能受到損害。

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì);電算化;檔案管理

隨著各辦事處會(huì)計(jì)技術(shù)的效率和普及程度的提高，效率和工作條件大大提高。到目前為止，在會(huì)計(jì)記錄管理方面，主要是傳統(tǒng)的紙面記錄管理和計(jì)算機(jī)記錄管理，主要包括原始文件，調(diào)節(jié)存款余額。作為計(jì)算機(jī)化管理的一部分，財(cái)務(wù)報(bào)表中的數(shù)據(jù)管理，主要通過電子應(yīng)用程序進(jìn)行。作為計(jì)算機(jī)化會(huì)計(jì)工作的一部分，檔案管理得到廣泛推廣和發(fā)展。

一、會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的問題

首先，在管理會(huì)計(jì)記錄的過程中，重點(diǎn)放在紙質(zhì)檔案的管理上，往往有損于電子檔案的管理。會(huì)計(jì)記錄由印刷和裝訂管理。會(huì)計(jì)記錄主要根據(jù)會(huì)計(jì)記錄管理系統(tǒng)進(jìn)行管理和保存，而電子記錄的管理往往采取檔案系統(tǒng)的形式，他們認(rèn)為這種系統(tǒng)不安全，不能保證安全。不一定是檔案的管理和保密[1]

第二，在會(huì)計(jì)自動(dòng)化管理的條件下，檔案信息的獲取沒有得到保障，很容易復(fù)制和修改檔案管理信息。信息的丟失可能影響到企業(yè)的發(fā)展，因此，必須由專業(yè)人員提供獲取存檔信息的機(jī)會(huì)，以確保企業(yè)信息的有效性和完整性。管理人員復(fù)制公司的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這不能保證電子會(huì)計(jì)記錄的安全。

第三，由于會(huì)計(jì)在計(jì)算機(jī)操作中的能力有限，獲取會(huì)計(jì)信息的機(jī)會(huì)沒有得到保障和改善。會(huì)計(jì)人員的技能各不相同。由于許多會(huì)計(jì)信息操作員年齡較大，而且在計(jì)算機(jī)操作方面的活動(dòng)水平有限，如果工作人員沒有得到更好的培訓(xùn)，那么在操作中可能會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤和不合規(guī)定之處，甚至可能會(huì)有損于財(cái)務(wù)報(bào)表的完整性。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，很難恢復(fù)信息。

二、如何應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作問題

在管理會(huì)計(jì)記錄的過程中，財(cái)務(wù)官員必須認(rèn)識(shí)到電子記錄的會(huì)計(jì)管理的重要性。為了避免遺漏和遺漏并保存數(shù)據(jù)，只有在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的操作者和管理人員得到認(rèn)證的情況下，才能有效地保證存檔信息的安全。對(duì)于擔(dān)任不同職務(wù)的工作人員，應(yīng)根據(jù)職責(zé)分工原則，將電子檔案的保管工作委托給非出納員的會(huì)計(jì)師。顯然，紙面電子檔案和電子檔案管理是一樣的，在管理會(huì)計(jì)檔案時(shí)，財(cái)務(wù)官員必須對(duì)所保存的信息進(jìn)行對(duì)應(yīng)，以確保會(huì)計(jì)信息的完整性。會(huì)計(jì)工作人員必須更新會(huì)計(jì)制度，只有確保會(huì)計(jì)制度運(yùn)作的穩(wěn)定性，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。

首先，考慮到電子會(huì)計(jì)記錄的容易訪問和保存，電子檔案的查閱許可必須嚴(yán)格。財(cái)務(wù)管理人員只有明確規(guī)定在何種條件下必須對(duì)電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格審查，才能改善檔案的管理。只有通過專業(yè)人員的管理申請(qǐng)，才能更好地保證查詢者的姓名和記錄中的信息的安全?！笆跈?quán).為了確保數(shù)據(jù)檔案的安全性，可以多次保存需要保存的信息，并可修改電子檔案的格式以只讀方式閱讀。”

第二，提高會(huì)計(jì)管理人員的素質(zhì)。在檔案管理方面，管理層首先必須集中精力，規(guī)劃今后的工作。只有建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)，才能提高工作人員的效率。此外，還需要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，提高管理人員的技能，提高會(huì)計(jì)的總體質(zhì)量，從而加強(qiáng)會(huì)計(jì)的能力。處理緊急問題，確保會(huì)計(jì)單位的檔案管理。

三、結(jié)語(yǔ)

會(huì)計(jì)電算化條件的日益發(fā)展普及下，要保證會(huì)計(jì)檔案管理工作的正常發(fā)展。會(huì)計(jì)人員要實(shí)時(shí)更新檔案管理理念，并根據(jù)相應(yīng)的特點(diǎn)，提升自身的綜合能力水平，保證會(huì)計(jì)檔案管理的安全性，與檔案管理部門協(xié)作，為會(huì)計(jì)單位發(fā)展作出最大的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1] 蔡俏冰.淺析事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問題[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，0（11）.

[2] 冉艷梅.會(huì)計(jì)電算化條件下的會(huì)計(jì)檔案管理[J].卷宗，2018（30）：14.

[3] 徐冬梅.會(huì)計(jì)電算化條件下會(huì)計(jì)檔案管理問題探究[J].中小企業(yè)管理與科技，2018（20）：76-77.