信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新對策

王一鵬

摘要：在新時期下，傳統(tǒng)檔案管理方式已無法滿足城建檔案部門的實際需要，因此需要改革創(chuàng)新。城建檔案部門要做好更新管理理念、加大技術(shù)應(yīng)用、完善管理制度、加強隊伍建設(shè)四個方面的工作，這樣才能打造高效管理模式，為城市建設(shè)提供有力支持。

關(guān)鍵詞：信息化;城建檔案;管理;創(chuàng)新對策

引言

信息時代的到來，加快了城市建設(shè)步伐。在建設(shè)過程中會形成大量資料，需要城建檔案部門精心管理。然而受傳統(tǒng)思想束縛，城建檔案部門的管理方法較為滯后。為跟上時代步伐，城建檔案部門要對檔案管理工作進行革新。只有檔案管理實現(xiàn)信息化建設(shè)目標，才能為部門發(fā)展、城市建設(shè)提供有力支撐。

一、信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新的必要性

（一）符合時代需要

信息時代的來臨，對城建檔案管理工作提出嚴峻考驗。傳統(tǒng)檔案管理過于依賴人工，不僅工作效率不高，工作質(zhì)量還有待加強。面對浩瀚如海的檔案資料，需要對管理方式進行創(chuàng)新。信息技術(shù)的應(yīng)用，轉(zhuǎn)變了檔案管理思路，確保管理工作有條不紊地開展。最為重要的是，工作質(zhì)效有所保障。另外，相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案的優(yōu)勢明顯，不僅易于保存，還方便調(diào)用。城建檔案的使用頻率越高，其價值越能體現(xiàn)。在檔案資料的支持下，城市建設(shè)工作必然邁向新高度。

（二）實現(xiàn)規(guī)范管理

在城建檔案管理中，人員素質(zhì)關(guān)乎管理質(zhì)量。倘若人員缺乏正確認知，會導(dǎo)致工作不積極、不仔細等問題出現(xiàn)。信息技術(shù)的運用，可降低人為因素影響。檔案管理人員只需按照規(guī)定要求操作，即可完成復(fù)雜而繁瑣的工作。信息管理系統(tǒng)可對城建全過程進行有效管理，檔案管理人員可根據(jù)需要隨時調(diào)取數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫的建立，讓檔案存儲更高效，檔案安全有保障。數(shù)字基站的搭建，方便檔案管理人員對相關(guān)資料的查閱與調(diào)取，為后續(xù)的開發(fā)利用工作奠定良好基礎(chǔ)。

二、信息化條件下城建檔案管理創(chuàng)新對策

（一）更新管理理念

“思想是行動的推動力。”只有擁有先進的理念，才能推動檔案管理工作的有序開展。因此，更新管理理念是首要工作。城建檔案部門領(lǐng)導(dǎo)要率先糾正錯誤看法，意識到城建檔案管理的價值。在領(lǐng)導(dǎo)的影響下，基層員工的科學(xué)認知逐漸形成。為加快管理理念的更新速度，城建檔案部門要發(fā)起宣傳攻勢，可在官網(wǎng)、工作聯(lián)系群中放置資料，并在線下組織宣講會，以此增加受眾面。另外，要建設(shè)學(xué)習(xí)角，并放置與信息化管理相關(guān)的書籍，以供員工學(xué)習(xí)所用。同時，征集員工需求，以此作為書籍采購的依據(jù)。此外，要在內(nèi)部掀起一股學(xué)習(xí)風(fēng)，檔案管理人員要利用閑暇時間給自己充電。唯有不斷提升能力，才能保質(zhì)保量完成工作。

（二）加大技術(shù)應(yīng)用

眾所周知，城建檔案資料的種類繁多，數(shù)量較為龐大，這無疑增加了檔案管理人員的工作壓力及難度。能抵住重壓的人不多，導(dǎo)致大部分人員的內(nèi)心都存在負面情緒。在情緒的影響下，工作熱情逐漸喪失，管理效率自然會下降。為打破尷尬局面，需要加大技術(shù)應(yīng)用，以緩解工作壓力。城建檔案部門要時刻關(guān)注市場動態(tài)，系統(tǒng)掌握技術(shù)咨詢。在硬件技術(shù)端，可以選擇幾家供應(yīng)商，對設(shè)備的性能、價格進行對比，最終選出合適的產(chǎn)品。在設(shè)備安裝時，城建檔案部門應(yīng)全程參與進來，確保整體布局合理，設(shè)備運行良好。同時，要做好技術(shù)交接，以保證檔案管理人員熟練使用設(shè)備。在軟件技術(shù)端，城建檔案部門要與實力雄厚的軟件開發(fā)企業(yè)合作，并將實際需求系數(shù)告知對方，以此提升系統(tǒng)的實用性。在使用系統(tǒng)時要隨時觀察系統(tǒng)使用效率，如發(fā)現(xiàn)不適之處，立刻聯(lián)系軟件開發(fā)企業(yè)，盡早解決問題。

（三）完善管理制度

管理制度具有較強的約束力，是規(guī)范員工行為的有力工具。城建檔案部門要積極完善管理制度，以此作為檔案工作開展的重要指導(dǎo)。完整的管理制度應(yīng)包括四方面內(nèi)容：其一，明確的管理職責(zé)。城建檔案部門要將責(zé)任細分至每個崗位，讓檔案管理人員清楚工作內(nèi)容以及擔(dān)負的責(zé)任，以此消除職責(zé)交叉的現(xiàn)象。其二，科學(xué)的管理流程。無論是收集整理還是存檔調(diào)用，都有規(guī)范的操作流程。檔案管理人員只需按照流程開展工作，就能保證管理實效。管理流程制定的要全面具體，這樣才能有指導(dǎo)性。其三，合理的獎懲措施。城建檔案部門要調(diào)動員工的主觀能動性，打造獎懲機制。在制定每條措施時，積極聽取人員意見。通過此舉，一方面確保措施的合理性，另一方面提升人員認知。其四，高效的監(jiān)督體系。為確保檔案管理有成效，城建檔案部門要構(gòu)建行之有效的監(jiān)督體系。當(dāng)發(fā)現(xiàn)違規(guī)操作時，要第一時間進行制止，并責(zé)令相關(guān)人員進行整改。監(jiān)督小組要關(guān)注整改過程，避免問題再次發(fā)生。

（四）加強隊伍建設(shè)

人是檔案工作的執(zhí)行者，其素質(zhì)關(guān)乎到管理質(zhì)效。因此，城建檔案部門要加強隊伍建設(shè)。為確保建設(shè)效果，城建檔案部門要制定詳細的培養(yǎng)計劃。培養(yǎng)內(nèi)容應(yīng)豐富，包括理論知識講解、專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)、國家政策解讀。培養(yǎng)方式應(yīng)多樣，既有專家蒞臨指導(dǎo)，普及先進觀念及方法，也有外出參觀學(xué)習(xí)，豐富檔案管理經(jīng)驗。在每次培訓(xùn)結(jié)束后，要立刻組織考核。培訓(xùn)方式不同，考核形式也有異。利用試卷檢查理論知識吸收情況，利用實操判斷人員技術(shù)掌握程度，利用撰寫心得衡量人員外出學(xué)習(xí)效果。另外，授人以魚固然有效果，但效果并不顯著，正確做法是授人以漁。借助培訓(xùn)活動，為檔案管理人員指明學(xué)習(xí)方向。在激勵措施的作用下，促進其自主學(xué)習(xí)意識的形成，在意識的驅(qū)動下有組織有目的的開展學(xué)習(xí)。隨著時間的推移，人員能力提升，工作趨于完善。此外，城建檔案部門要加快人才引進，壯大管理隊伍。根據(jù)崗位特點，確定招聘標準。在招聘時，全面考量應(yīng)試者的能力，判斷其是否滿足崗位要求。人員初入單位，對工作環(huán)境較為陌生，這時就需要組織崗位培訓(xùn)，加快融入速度。為留住新進人員，城建檔案部門要為其謀劃發(fā)展之路。在工作中，要采取新老結(jié)合的方式，提升管理實效。

結(jié)束語

綜上所述，隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)日新月異，推動各領(lǐng)域向更高層次邁進。在信息技術(shù)的幫助下，城建檔案管理向現(xiàn)代化方向轉(zhuǎn)型。然而受多方面因素的影響，現(xiàn)代化建設(shè)效果并不顯著，對城建檔案部門的健康發(fā)展構(gòu)成一定阻礙。為此，本文就如何創(chuàng)新城建檔案管理進行探討，旨在應(yīng)對新時期的挑戰(zhàn)。

參考文獻

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