公共圖書館實現數字化策略

孫建偉

摘 要：以數字技術為基礎的信息化建設快速發展，智能網絡領域對城市地區的發展產生了巨大影響，傳統公共圖書館的檔案無法滿足城市發展需要，因此需要進行數字化建設，但在公共生活中，在數字建設方面的檔案館也面臨許多挑戰。本文主要講述公共圖書館檔案館數字化方面的相關問題，并就如何改進公共圖書館檔案的數字化建設提出了一些建議，希望對相關研究者有參考價值。

關鍵詞：公共圖書館;數字化;策略

檔案作為個人和整體信息資料的來源，內容范圍廣泛，并且價值非常高。在公共圖書館檔案館的管理中經常出現下列問題，例如檔案的積累量大、研究效率低下以及存儲環境的差等問題。但是，隨著計算機和信息產業的技術發展，它們強大的功能和作用受到了人們的歡迎。這就是為什么公共圖書館須適應信息時代潮流，根據其管理需要逐步實施數字檔案管理，從而提高公共圖書館檔案管理的效率。

1 公共圖書館檔案數字化管理的必要性

對檔案管理進行數字化，能有效的解決由傳統檔案管理帶來的缺陷，檔案管理數字化有下列功能。

1）提升檔案的利用率。在檔案管理方面，我國大多數公共圖書館采取傳統的管理辦法，將檔案存檔，其中大部分是紙質形式。隨著公共圖書館數量的增加，而且存放的難度也越來越大，因此，空間上必須能夠容納大量的紙張，而每個圖書館的公共空間也很有限，不能騰出大量空間并大量紙張。與此同時，大量的檔案堆積一起查找難度增加，這需要更多的數字化追蹤時間，但公共檔案館的管理則是一個開放的檔案，只需輸入關鍵詞，我們就能把所有檔案、大小的空間信息所需要的信息退回到一個網站，然后在檔案中輸入相關信息即可。

2）提高辦公效率。檔案管理的數字化可使信息能夠及時和迅速地歸檔。根據傳統的管理做法，只有在“檔案”之后才能獲得準確的統計數據和動態的信息。雖然數字檔案管理準確地反映了當前的情況，但它也提供了獲取信息的機會，使工作人員不必“移動”以了解正在發生的情況。

3）提高經濟效益。在社會主義市場經濟的背景下，隨著信息數量的增加，不發達的辦事處不再能夠滿足其發展速度。與傳統的管理模式相比，現代數字管理模式具有無可比擬的優勢。數字檔案管理將以前的紙質文件檔案轉換成機器可讀檔案，大大節省了行政費用和空間，大大提高了經濟效益。

2 新時期公共圖書館檔案數字化存在的主要問題

1）數字化信息代碼載體有其自身的脆弱性。雖然公共圖書館檔案館的管理現在已經得到了高效作業，但這并不意味著它們沒有缺陷。也就是說，它們的安全程度可能受到自然或人為因素的影響，這些影響可能具有消極性質，例如操作錯誤，導致重要檔案的銷毀或消失。它們的破壞性技術也在不斷更新，導致黑客的出現、重要文件和數據的破壞等。正常桌面行動中的計算機滲透破壞了大量重要信息資源。

2）缺少數字化管理的高素質人才。檔案管理數字化要求的操作性非常強，只有具備良好心理素質和技能的復合型人才，才能在復雜情況下迅速、迅速地解決問題。公共圖書館來說，檔案管理存在三個方面的特征，時間長，而且數量很大，重要性強，而且那是單位的關系未來的發展，國家和人民的生命財產的安全，也可以說是有關。醫院儲蓄了患者的文件，文件和患者治療后的病人，次的緊密聯系，不能有一絲的疏忽，只具備了數字檔案管理人員醫學、文件、法律、計算機等多方面的知識和技能才能在醫院的數字文件管理的真正的作用。但在一些公共圖書館，由于教育培訓不足，許多文件管理員的計算機水平不高，對工作相關知識的掌握程度也較低，降低了文件數字化管理的效果和效率。

為了滿足檔案管理數字化的要求，不僅要熟練操作計算機，還要熟練掌握檔案業務。但是，目前公共圖書館的檔案管理缺乏具有較高學歷和專業性的管理人才。

3）文件的數字化應用水平比較低。公共圖書館的檔案主要是政府部門和社會大眾服務，公共圖書館的檔案數字化建設是檔案的利用率大大提高，可以部分的部門大部分都是紙的文件使用習慣，數碼化的文件使用很少。

4）技術不成熟數字化假設困難重重。目前公共圖書館的文件數字化技術還不成熟，鍵盤輸入管理方法主要是手工操作，速度慢、效率低、成本高。公共圖書館的文件還需要將每年增加的傳統紙質文件轉化為電子化信息，其中應用的數字化技術還不完善。

5）數字化的對象很難確定。公共圖書館檔案館保存著各種開發時期不同的檔案信息，是否有必要對各個檔案信息進行數字化的選擇由行政來決定。根據公共圖書館文件的特點，為建設數字公共圖書館文件提供條件。

3 公共圖書館文件數字化管理的建議

目前，許多公共圖書館的檔案信息以紙質形式存在，這種傳統的管理方式無法實現資源共享，跟不上社會發展，在時間和空間上造成了很大的浪費，數字化圖書館的建設將打破這傳統的方式，以信息化的方式發展跟隨時代步伐，將逐漸成為時代主流。

1）進一步加強服務功能。要提高公共圖書館的文件數字化，需要進一步強化服務功能，只有增加服務，文件事業才能得到長足發展。要強化服務功能，一要充分發揮國家開發戰略經濟區等區域文件資料的收集和整理，以黨、政府和各部門、各部門為中心，充分發揮文件支撐作用。

2）打破“信息孤島”現象。“信息孤島”現象是存在于各機關內部、不同機關之間的信息分裂以及信息封閉的情況。每個組織都建立自己的信息系統，由自己的信息中心進行管理，長期以來的信息封閉無法實現信息共享，造成了一種與世隔絕的狀態，我們只有將公共圖書館文件建設從孤立的文件信息庫建設轉變為數字化建設，才能找到公共圖書館文件信息化建設的定位，實現公共圖書館文件信息化的可持續發展。

3）提高簡檔信息安全性。由于網絡自身不足，所以必須保證建檔信息和重要文件數據的網絡利用安全性，這樣才能保證利用價值不受損害。因此，檔案管理數字化的工作實際出發，而是應該不僅病毒檢查軟件安裝，備份的文件制作，出現意外的情況不一樣，制度、文件和重要的文獻等必須的安全保障。

4）建立科學的管理體制和體系。公共圖書館在分析自身實際管理需求和數字化檔案管理特點的基礎上，制定了符合本單位工作需求的檔案管理機制，有利于管理體制與時俱進和不斷創新。

5）開發適合公共圖書館數字檔案的硬件、軟件。為了加快數字檔案的管理工作，使檔案管理得到真正意義上的有效工作，公共圖書館應配置適合本單位工作和管理的軟、硬件設施。只有這樣，才能有效地指導數字檔案工作。

4 結束語

簡而言之，在信息化時代背景下，計算機技術被廣泛的運用在各個領域，公共圖書館應該順應時代發展趨勢，依靠信息化平臺推動檔案信息化建設發展，加強檔案管理數字化，將以外的電子紙質檔案載體檔案改成機制檔案，增加檔案的使用時間與使用價值。新時期我們要加強公共圖書館的數字化建設，健全完善數據庫建設，提高整個信息資源的利用價值和利用率。

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