水電管網(wǎng)基礎檔案工作規(guī)范化管理問題初探

杭軍

1 引言

水電管網(wǎng)檔案是機關事業(yè)單位檔案建設的重要內(nèi)容，是水電工程項目建設中不可或缺的一部分。隨著水電工程的不斷發(fā)展，檔案管理在工程建設中起著非常重要的作用。自上世紀五十年代以來，湖北省氣象局機關大院供水管網(wǎng)經(jīng)過多次改建、增容改造，沒有形成系統(tǒng)的供水管網(wǎng)檔案資料，部分檔案缺失。供電管網(wǎng)自2011年響應武漢市政府規(guī)范整治空中管線的號召，將空中“蜘蛛網(wǎng)”狀的電線全部整理包裝后埋入配電井道，大院上空美麗了。但是由于管線入地的工程檔案全部是紙制的資料，缺乏管理規(guī)范，造成查閱資料耗時耗力，且容易缺失，影響今后的用電管網(wǎng)的增容改造實施進度。另外，水電管網(wǎng)在使用過程中，通過儀表觀察記錄，也會發(fā)現(xiàn)“跑、冒、漏”現(xiàn)象，但由于管網(wǎng)檔案資料不齊，發(fā)現(xiàn)的問題不能及時排查解決，造成了一定的經(jīng)濟損失。如果需要進行維修或改建，還要依靠一些有經(jīng)驗的后勤老員工，憑記憶來尋找管網(wǎng)。人們稱他們?yōu)椤盎畹貓D”。隨著老職工的逐步退休，這樣的粗放的管理模式越來越不能適應時代的要求，造成管網(wǎng)的維修、改建升級和擴建困難，如何把“活地圖”變成永久性“地圖”，并且利用信息化技術，實現(xiàn)方便查找和使用，是擺在目前檔案管理工作目前的緊迫問題。

2 水電管網(wǎng)基礎建設檔案管理目前存在的問題

2.1 水電管網(wǎng)檔案管理缺乏制度規(guī)范，管理手段落后

由于缺少相應的管理制度規(guī)范，檔案收集難度大，資料分散，過手人員多，再加上領導對檔案工作的重要性認識不足，沒有在工程施工過程中加大對檔案的收集力度，沒有做好檔案的整理歸檔工作，造成施工檔案缺失嚴重。

2.2 缺少專業(yè)的管理人員

很多單位大多沒有配備專職檔案管理人員，基本由其他人員兼職，從而導致檔案管理質(zhì)量不高。事實上，但檔案工作的專業(yè)性很強，其要求檔案管理人員必須具備足夠的專業(yè)素質(zhì)。

2.3 水電管網(wǎng)檔案前期管理不到位，檔案缺失嚴重

水電改造工作很多是由各單位根據(jù)自身的需要，分散組織實施的。建設單位及施工單位關注的是工程進度和工程質(zhì)量，是看得見摸得著的東西。而檔案是一種無形資產(chǎn)，不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益。因此常常忽略項目檔案的建設，認為只要將文件收好不丟失，保證用的時候可以找到就行。實際工作中的情況往往是完工后施工人員迅速撤離，使得資料收集難度更大，造成很多技術檔案缺失。

2.4 檔案管理信息化程度不高

檔案管理信息化建設被重視程度依然不夠;技術開發(fā)創(chuàng)新能力不足;檔案管理信息化建設基礎薄弱;信息化程度不高;人力資源不足影響檔案管理信息化建設。基建檔案的管理信息化工作也毫無例外的存在這些問題，迫切需要解決。

3 提高水電管網(wǎng)基礎建設檔案管理水平的對策

1）加強領導明確責任，重視水電管網(wǎng)基礎建設項目檔案管理信息化建設工作。任何水電施工項目，從立項開始，項目負責人就要指定專人負責資料的收集，保證資料的完整性、真實性。

2）加強制度建設。水電管網(wǎng)基礎建設檔案復雜繁多，有各種施工文件、技術文件、監(jiān)理復函、來往文件、施工圖紙、原始資料、數(shù)據(jù)復核、照片收集、影像記錄等業(yè)務檔案，從檔案記錄材料上分，又有紙質(zhì)檔案、電子檔案等，必須根據(jù)《檔案法》，建立健全檔案管理的制度。只有這樣，檔案的管理工作才能實現(xiàn)向規(guī)范化和標準化。所有水電建設改造工程在驗收階段必須提交相應的工程施工檔案。

目前省局機關服務中心正在籌劃大院后勤信息化管理建設，利用這一機遇，建立健全標準統(tǒng)一的水電管網(wǎng)基礎建設檔案數(shù)據(jù)平臺，使得檔案數(shù)據(jù)存儲工作高效完成。為水電管網(wǎng)檔案管理人員配置專業(yè)軟件，進行數(shù)據(jù)收集與整理工作。在此基礎上，數(shù)據(jù)平臺應具有檢索、編排。

3）優(yōu)化管理模式，強化信息化平臺建設，規(guī)范水電管網(wǎng)檔案管理信息化工作制度，明確檔案信息化工作流程。改變傳統(tǒng)觀念，提高認識，利用后勤信息化管理建設，建立統(tǒng)一的水電管網(wǎng)檔案數(shù)據(jù)平臺。進一步變成電子數(shù)據(jù)，這是解決以上問題的途徑。可以將水電管網(wǎng)相關信息的空間位置、屬性特征及地域特征進行統(tǒng)一管理，充分利用當前檔案管理OA辦公自動化系統(tǒng)為依托收集整理管網(wǎng)檔案，根據(jù)管網(wǎng)信息和與管網(wǎng)相關的地形、環(huán)境信息等地理信息，記錄事物之間的關系和演變過程。

4）加強水電管網(wǎng)基礎建設檔案管理人員專業(yè)化培訓，開展定期信息化繼續(xù)教育，還可以引進信息技術人才。對管網(wǎng)特點和應用需求進行全面分析，從設計、運用方面下力氣，對管網(wǎng)特點和應用需求的全面分析，建立管網(wǎng)工作區(qū)等系統(tǒng)設計，建立起符合省局特點的水電管網(wǎng)信息系統(tǒng)。

水電管網(wǎng)基礎檔案是保證機關事業(yè)單位正常運行的重要技術資料，是國家進行經(jīng)濟建設的重要憑證。規(guī)范化的檔案管理能夠有效提升工作的效率，在一定程度上就是管理我們自身的財富，提升檔案管理工作的水平，必須從檔案管理的規(guī)范化和信息化開始。

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