事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網絡化研究

薛輝

摘 要：信息技術的普及催化了事業(yè)單位人事檔案管理活動的信息化建設，通過先進的信息技術、網絡技術讓檔案資料的收集、整理、存儲和查詢更加快捷、便利和高效，不僅能有效地協(xié)調單位各部門之間的關系，確定統(tǒng)一的工作目標，提高單位的整體管理水平，也能為單位的持續(xù)發(fā)展篩選、儲備和配置大量的人才，提高對人才管理的有效性和實效性。但若想實現(xiàn)工作的數(shù)字化、網絡化建設不僅要有科學、合理的管理模式、網絡化的管理系統(tǒng)，也要有合格的管理隊伍，全面提升人事檔案管理工作的質量和效率，保障單位的進一步發(fā)展。文章就詳細論述了人事檔案管理數(shù)字化、網絡化發(fā)展的必要性，并從管理意識、管理隊伍、服務體系等方面入手，提出系列可行舉措，作為工作的參考。

關鍵詞：人事檔案管理;數(shù)字化;網絡化

1 引言

隨著市場經濟的不斷深入、科學技術的普遍運用，事業(yè)單位在開展人事管理檔案工作的過程中也順應了時代的發(fā)展規(guī)律，積極調整了工作思路、工作方向和工作策略，以便更好地滿足單位發(fā)展的需求。其中最顯著的就是充分利用了信息技術和網絡技術，逐漸完成管理活動的信息化、數(shù)字化和網絡化建設，從而實現(xiàn)檔案管理工作的轉型與升級，讓這些有價值的檔案資源得以長久的保存，并不斷的延伸檔案的發(fā)展空間、查閱方式，拓展其發(fā)展方向，加之人事制度改革的不斷深入，檔案服務的對象及需求也呈現(xiàn)出了巨大的變化，而這些都需要單位做出轉變，加大對檔案的信息化管理力度，從而讓其更好的服務于職工的發(fā)展、服務于單位的發(fā)展。

2 人事檔案信息管理中數(shù)字化與網絡化發(fā)展的必要性分析

2.1 從數(shù)字化、網絡化對事業(yè)單位人事檔案管理的要求分析

隨著社會經濟的發(fā)展和進步，人們的意識和需求表現(xiàn)出了明顯的多樣化特點，再加上人事制度的改革，傳統(tǒng)的工作模式弊端顯著，因此從這個角度分析，服務對象的多元化、需求的多元化迫切需要更加快捷、更加有效的工作方式來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工管理模式，省時省力，還能最大限度確保檔案資源的真實性、完整性和安全性。

2.2 從傳統(tǒng)管理與數(shù)字化、網絡化模式的對比分析

傳統(tǒng)管理模式一般都是通過人工來操作的，極易出現(xiàn)人工操作的失誤。事業(yè)單位也是有多個部門組成，每個部門都有自己的工作范圍、工作內容和需要的工作人員及崗位特點和需求，檔案管理工作就是一項浩大的工程，何況在這其中還會不斷地有新人加入、有崗位調動等客觀情況，因此在部門之間交接或者部門內部整理的過程中都或多或少會出現(xiàn)一些問題，導致檔案的真實性、完整性和安全性得不到有效地保障，并且也由于存儲空間的限制，一些時間久、價值較低的檔案會被銷毀，一旦用到則無從查起。另外，紙質材料容易受到天氣、自然災害、時間以及人為的影響而出現(xiàn)變潮、磨損、毀壞等現(xiàn)象，管理人員不得不更換紙張、重新收集和整理，耗費的不僅是紙張等物質財產，還有大量的人員去操作，無疑就加大了單位的經營成本;而部分檔案資料是需要多次傳閱或者多次復制的，這也需要花費大量的成本[3]，并且這種成本是無限增多的。

但數(shù)字化、網絡化的管理模式則無須擔心會出現(xiàn)這樣的情況。一方面它有效的銜接起了單位各部門、各項管理活動，實現(xiàn)了信息資源的整體性和共享性，確保信息的完整、真實和豐富性，辦公人員只要在按照單位或用戶的需求、結合基本信息進行線上操作，就會快速的查詢到所需檔案，或者補充一些信息等，同時也由于空間占有率小而得以長久的保存。另一方面，單位只需購置相應的管理設備、配置專業(yè)的人員即可，雖然也是被納入經營成本中，但這僅僅是發(fā)生在前期階段，后續(xù)只需要投入維護成本即可，這樣核算下來，成本要少于傳統(tǒng)模式，因此基于節(jié)約成本理念，數(shù)字化、網絡化的建設是必然的。

3 事業(yè)單位人事檔案信息管理數(shù)字化和網絡化的實現(xiàn)路徑

3.1 從數(shù)字化和網絡化的建設角度分析

首先要提高管理意識。單位需要根據(jù)人事檔案數(shù)字化建設的實際情況、單位的發(fā)展目標以及對檔案管理工作的要求，制定完善的檔案管理目標，突出管理重點，明確設置人事檔案崗位管理職責，建立健全人事檔案資料的安全管理責任機制，從而保證信息資料儲備的安全性[1]。其他部門也要做好協(xié)調和配合工作，以此為檔案管理的數(shù)字化建設營造出良好的環(huán)境。其次，需要一定的信息技術設備予以支撐。數(shù)字化、網路化需要的載體是計算機、其他的信息設備及相關的計算機技術、網絡技術，因此單位要根據(jù)工作需求以及單位的發(fā)展情況，購進充足的設備，確保各項管理工作的有序進行。比如計算機、掃描儀、打印機等。其次，要根據(jù)工作需求，科學、合理的設置各個管理軟件的功能模塊，完善服務體系。相關部門要將數(shù)字化與網絡化技術聯(lián)系在一起，創(chuàng)建先進的業(yè)務系統(tǒng)，保障自動化管理工作的順利開展[2]。首先管理機制要先進。比如在薪資調整方面，單位就可以根據(jù)該員工在工作中的獎勵數(shù)據(jù)信息、履職及工齡數(shù)據(jù)與資格證書等數(shù)據(jù)信息等，構建先進的管理系統(tǒng)，形成整體之后便于管理，讓薪資系統(tǒng)的使用水平得到提高。再次，在單位內部要建立完善數(shù)據(jù)信息庫，并針對單位部門、人員眾多的情況，每個部門要有不同的編號，將該部門的人事檔案輸入到計算機功能模塊下的對應編號中，然后再集中將這些不同的編號及文件都匯總在這個大數(shù)據(jù)庫中，并要根據(jù)檔案信息的重要程度、涉及的內容等進行分類，便于整理和查找;應該采用數(shù)據(jù)備份的方式，避免數(shù)據(jù)檔 案信息的丟失。在系統(tǒng)應用過程中，要加強系統(tǒng)的防御能力，避免檔案資料泄露[4]。

3.2 從數(shù)字化和網絡化的維護角度分析

首先，需要強化隊伍建設。檔案管理人員的能力直接決定著檔案管理工作的質量，因此單位要清晰地意識到管理人員的重要性，要針對數(shù)字化、網絡化的建設要求來培養(yǎng)管理人員。比如單位要定期舉辦教育培訓活動，鼓勵管理人員積極參與，學習新的檔案管理知識、技術和管理理念，最重要的聘請或委托計算機專業(yè)的講師、教授等來單位進行現(xiàn)場授課，讓管理人員學習相應的計算機知識和技術，并在實踐操作中考核和鍛煉他們的信息化操作能力，這樣就有效的將理論與實踐聯(lián)系了起來。但在這個過程中仍然要重視傳統(tǒng)的管理技能，在挖掘傳統(tǒng)技能的同時融入信息技能，充分做好人事檔案的紙質和信息化管理雙重任務[1]。其次，技術人員要根據(jù)所學知識、根據(jù)逐漸提高的工作要求，要定期對相關軟件進行升級，從社會科研機構或者有資質的其他社會組織中購買與工作匹配的軟件，以此擴大服務內存，提高工作效率;定期對所使用的各種信息軟硬件設備進行“大掃除”，做好安全防護措施，杜絕病毒的侵蝕，全面保障網絡環(huán)境的安全。

4 結語

事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化、網絡化建設既是時代發(fā)展的必然趨勢，也是單位檔案管理工作轉型升級的內在需求，更是事業(yè)單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的必要手段。因此單位要重視檔案管理工作，在全面認識數(shù)字化、網絡化內涵的基礎上不斷吸收新的知識和技能，引進先進的管理理念，建立更加完善的網絡系統(tǒng)服務體系，全面提高檔案管理工作的質量和效率，使其成為推動單位持續(xù)發(fā)展的有力推手和保障。

參考文獻

[1]劉倩.事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網絡化探析[J].蘭臺縱橫，2017.4.

[2]景春玲.事業(yè)單位人理事檔案信息管理的數(shù)字化與網絡化分析[J].經濟與管理，2018（03）.

[3]馬曉紅.關于提高事業(yè)單位人事管理效率的研究[J].財訊，2018，000（009）：169.

[4]項耿政.試論事業(yè)單位人事檔案信息管理的數(shù)字化與網絡化[J].信息與電腦，2018（21）.