職工工傷檔案管理工作存在的主要問題及改進措施

秦懷志

摘 要：職工工傷保險是一項關乎國計民生的大事。職工工傷檔案管理工作，是工傷保險事業(yè)極為重要的組織部分。近年來，隨著科學技術的發(fā)展，職工工傷檔案管理工作取得了長足的進步，保證了工傷保險事業(yè)的健康運行，但仍還存在一些不容忽視的問題，必須認真加以糾正和解決。為此，筆者立足市級社保經(jīng)辦機構的工作崗位和職業(yè)視野，對職工工傷檔案管理工作存在的現(xiàn)實問題及主要原因做一些粗淺的剖析，并就進一步提升管理水平提出相應的對策和建議，以求對此項工作有所促進。

關鍵詞：職工工傷檔案管理;問題;原因;對策

1 當前職工工傷檔案管理主要問題表現(xiàn)

職工工傷檔案是指職工因工受到傷害后，由用人單位、社保經(jīng)辦機構為其建立的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔及圖表、音像等不同載體的歷史記錄。按屬性，分為職工個人檔案和單位業(yè)務檔案;按質地，分為紙質檔案和電子檔案。

檔案管理包括填表建檔、編目造冊，錄入系統(tǒng)、存放保管、補充完善、信息查詢和資料應用等行為。調查發(fā)現(xiàn)，當前職工工傷檔案管理工作存在的問題，主要有以下四種表現(xiàn)：

1）檔案建立不規(guī)范。以呂梁為例，截至2019年底，全市共有5541戶用人單位的380592名職工參加了工傷保險，其中因工受到傷害并享受相關待遇的有2733名。用人單位和社保經(jīng)辦機構為每位工傷職工建立了獨立的工傷檔案。建檔是檔案管理工作的起始環(huán)節(jié)，是最基礎的工作，任務艱巨，責任重大，要求甚高。但在現(xiàn)實中，基礎檔案填制不認真，內容不全面，信息不準確，情況不真實，字跡不清晰，表述不明了等問題，在一些單位不同程度存在，直接影響著后續(xù)材料的形成、檔案管理的質量乃至職工工傷保障的項目構成和待遇核定。

2）存放條件不達標。部分基層經(jīng)辦機構、參保用人單位和定點醫(yī)療機構沒有專門的存儲場地，職工工傷檔案要么直接存放在單位辦公室，要么與其它物品混雜存放，檔案管理成了借臺唱戲、搭灶蹭飯。有的單位檔案材料混堆存放，沒有分類、整理和裝訂，查找非常困難。

3）層級職責不明確。任務明確，職責明晰，是做好各項工作的重要前提。然而，部分業(yè)務人員對自己的職責不清楚，對工作內容、工作標準不明白，一問三不知，本來是份內的事，能推則推，能躲即躲。一些業(yè)務和職能交叉的結合部，出現(xiàn)了“三個和尚沒水吃”，工作“掛空檔”的現(xiàn)象。

4）信息跟進不及時。職工工傷信息是一個動態(tài)化概念，初始建檔后，隨著醫(yī)療救治、工傷認定、勞動能力鑒定、確定保障等級、計算待遇標準，調整待遇水平，以及終止享受待遇等一系列程序推進，要求職工工傷檔案的后續(xù)材料隨之進行相應的充實和完善。

2 職工工傷檔案管理問題主要原因分析

直面上述問題，經(jīng)認真分析，主要原因有以下四個方面：

1）管理意識淡薄。認識決定決策，觀念支配行動。在職工工傷檔案管理中之所以存在上述問題，首先是一些單位主要領導不重視。認為檔案管理只是收集、保管一些無關緊要的資料，為單位創(chuàng)造不了直接的經(jīng)濟效益，所以，不研究、不部署、不顧問、不檢查、不投入。

2）運行手段落后。科學技術的飛速發(fā)展，為檔案管理提供了極為先進的技術支持，管理水平得到大幅度提升。然而，還有部分單位硬件設施陳舊老化，檔案的收集、整理、編目、查詢等工序，仍采用傳統(tǒng)的手工操作模式，跟不上時代節(jié)拍，管理質量較差，信息查找困難。

3）業(yè)務素質低下。有的單位沒有依據(jù)檔案管理的特點和要求選配合適的人員，所配備的業(yè)務人員很大一部分文化層次較低，多數(shù)同志未經(jīng)過專業(yè)技能培訓，缺乏相應的理論知識和操作技能，根本不具備專業(yè)化的業(yè)務素質。

4）規(guī)章制度缺失。沒有規(guī)矩不成方圓。職工工傷檔案管理工作，同樣必須有一套完整、科學的管理制度作保障。然而，一些單位把檔案管理看作是可有可無、無足輕重的事，要么根本沒有相應的管理制度，要么制度形同虛設，執(zhí)行打折扣，落實不到位，平時不檢查，年終不考核，干好干壞一個樣，嚴重撞傷了工作人員的積極性。

3 職工工傷檔案管理質量提升工作建議

針對上述問題及主要原因，就進一步提升職工工傷檔案管理工作的質量效能，提出如下建議：

1）建一種分門別類的職工工傷檔案? 切實打牢系列化保障基礎。（1）根據(jù)《社會保險法》關于不同風險行業(yè)實行差別費率和國家人社部將行業(yè)工傷風險劃分為八個級別，繳費費率對應確定為八個檔次的實際，分級立戶載入。（2）根據(jù)職工工傷包括意外傷害、交通事故、突發(fā)疾病和職業(yè)病四大種類的實際，分門建檔承接。（3）根據(jù)職工工傷分為工亡和十個傷害級別，保障項目主要包括醫(yī)療費、交通費、住宿費、生活護理費、伙食補助、傷殘津貼、一次性傷殘補助金、一次性醫(yī)療補助金、一次性就業(yè)補助金、停工期間工資福利以及喪葬費、一次性工亡補助金和供養(yǎng)親屬生活補助的實際，分項設科核待。

2）建一組市級統(tǒng)籌的信息管理系統(tǒng)? 全面實行數(shù)字化模塊管理。一是與縣級經(jīng)辦機構建立繳費信息、工傷報告、待遇批復、資金撥付等業(yè)務操作系統(tǒng)。二是與參保用人單位建立繳費情況、工傷認定、待遇標準、待遇發(fā)放等信息共享系統(tǒng)。三是與工傷鑒定機構建立工傷人員、工傷認定、組織鑒定、鑒定結果等信息傳遞系統(tǒng)。四是與定點醫(yī)療機構建立工傷人員、傷殘等級、工傷救治、費用結算等醫(yī)療管理系統(tǒng)。

3）建一套完整嚴密的檔案管理制度? 逐步形成科學化管理體制。（1）層級管理制度。一是劃分各個層級的具體責任。明確總體目標，分解具體任務，細化工作標準，定期組織考核，嚴格實施獎懲。二是夯實用人單位的主體責任。職工一旦受到意外傷害，要視情況立即采取相應措施，及時送達醫(yī)療機構救治，并按規(guī)定程序報告，建立職工工傷初始檔案。（2）崗位職責制度。針對參保用人單位和社保經(jīng)辦機構工作人員的工作崗位，從參保登記繳費與入賬、職工工傷報告與受理、工傷檔案建立與存放、基本信息錄入與跟進、工傷醫(yī)療救治與康復到勞動能力鑒定與核待，逐項明確標準和要求，靠制度來規(guī)范工作人員的業(yè)務行為，確保管理工作環(huán)環(huán)相扣，嚴謹有序，嚴密順暢。（3）獎懲激勵制度。細化業(yè)務流程，量化工作標準，定期組織檢查、考核、評比，干部的考核使用同工作業(yè)績緊密掛鉤，靠公平、公正的考核結果和積極、正確的用人導向，來調動、激發(fā)干部鉆研業(yè)務的積極性和勤奮敬業(yè)的主動性。（4）經(jīng)費保障制度。管理經(jīng)費列入市縣兩級財政和參保用人單位年度預算，社保經(jīng)辦機構要設專門的工傷保險業(yè)務檔案管理存儲場地，配備必須的檔案存放密集柜，為開發(fā)、更新應用軟件和購置專用設備提供必須的經(jīng)費支持，始終保證職工工傷檔案管理工作正常運行，高效運轉。

4）建一支素質優(yōu)良的檔案管理隊伍? 著力培養(yǎng)專業(yè)化業(yè)務人才。（1）配齊配強工作人員。按照檔案管理工作的特點和要求，把思想素質好、文化層次高、責任意識強、勤奮敬業(yè)、樂于奉獻的干部選配到檔案管理崗位上，為不斷提升工作質量，推動工傷保險事業(yè)健康運行、科學發(fā)展提供強有力的干部保障。（2）切實強化責任意識。參保單位和工傷保險管理機構領導層要提高職工工傷檔案管理工作重要性的認識，把檔案管理作為單位整體建設的重要組成部分，列入議事日程，強化組織領導。（3）努力抓好業(yè)務培訓。為了確保檔案管理人員勝任本職，精通業(yè)務，市級社保經(jīng)辦機構要有計劃地組織業(yè)務培訓，使他們既要有扎實的專業(yè)理論知識，又要有運用現(xiàn)代化科技手段管理的基本技能。同時，要定期開展檔案管理經(jīng)驗交流會，讓工作人員通過交流取長補短，共同進步。（4）注重崗位鍛煉提高。崗位鍛煉是提高業(yè)務技能最直接、最有效的途徑和辦法。要有意識地給工作人員交任務、壓擔子，讓他們在本職崗位上接受磨練。

參考文獻

[1]楊燕綏.社會保險法[M].中國人民大學出版社，2000.

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