新形勢下的公文檔案規范化管理分析

摘 要：公文檔案事關單位的形象，反映著單位的工作水平和工作作風。因此，從規范化和標準化的角度對公文檔案進行管理，能夠進一步減少公文檔案管理工作存在的漏洞，發揮公文檔案在決策參考、決策咨詢領域的作用。文章就新形勢下公文檔案規范化管理的現實意義進行闡述，指出當前公文檔案管理中存在的不足，最后結合相關理論提出建議，旨在進一步幫助公文檔案管理人員理清思路，提升單位整體的管理效能。

關鍵詞：規范化;公文檔案;不足;建議;重要性

現代化的發展逐步加快，公文檔案管理的內容以及要求也發生了變化。在這種背景之下，只有不斷改進公文檔案管理方式，才能夠防止公文檔案管理中出現問題，確保公文和文書的管理與利用。具體而言，從規范化的視角對公文檔案進行管理，優化管理流程，是當前單位公文檔案中尤其要關注之處。

1 新形勢下公文檔案規范化管理的重要性

1.1 實現科學決策，助力單位管理

公文檔案中的許多內容與單位日常管理與行政工作息息相關，會影響單位的運行效率。從規范化的角度對公文檔案進行管理，避免公文檔案在傳輸、交接以及使用過程中丟失，保障公文檔案的完整性，能夠為后期公文檔案的使用提供重要保障。公文檔案不僅是重要的工作憑證，而且具有重要的參考價值[1]。單位在決策過程中，通過參考公文檔案中的各項內容，能夠更好地擬定決策內容，提升決策的科學性。除此之外，對公文檔案進行規范化管理，進一步嚴格檔案的使用，可以營造良好的工作氛圍，提升單位的整體管理水平。

1.2 提升檔案利用效率，形成檔案資料庫

只有管理好公文檔案，確保格式、流程都符合相應的歸檔標準，才能為后期的利用工作奠定基礎。從這個意義來看，沒有規范化的管理，公文檔案利用也就無從談起。一方面，公文檔案規范化管理，能夠確保公文以及其他文書在編目、鑒定、保管過程中準確高效，避免后期二次加工[2]。另一方面，公文檔案規范化管理有利于檔案系統化目標的實現，大幅度提升公文檔案的檢索效率，贏得其他工作部門以及員工對檔案管理工作的認可與支持。

2 新形勢下的公文檔案管理中存在的不足

2.1 公文檔案管理制度不健全

當前，部分單位在管理公文檔案過程中多是依據上級單位或者國家相關部門印發的管理條例，缺乏對本單位實際現狀的考量，導致公文格式、公文文種、收文管理、發文管理、行文規則不明確。一方面，如果盲目參考相應的規章制度，不立足于本單位實際制定細則，則難免造成制度流于形式，難以起到實質性的作用。同時，僵硬化的管理制度使得公文檔案管理工作缺乏量化指標，難以及時發現公文檔案管理中存在的不足[3]。另一方面，部分單位尚未從職責劃分、立卷歸檔、獎勵懲戒等角度制定制度，難以形成完備、規范的管理制度體系，影響公文檔案的使用。

2.2 公文流轉不健全，歸檔不及時

公文是單位十分重要的文書，其一旦丟失，不僅會影響單位工作，而且不利于營造科學嚴謹的工作氛圍。當前，部分單位公文流轉不健全，公文擬辦、批示以及傳閱后沒有及時立卷歸檔，進而導致公文丟失、損毀。一是部分單位沒有明確公文流轉與歸檔各個環節的期限，各個部門員工責任意識不強，歸檔率低。二是部分單位缺乏歸檔意識，為了落實公文要求而傳閱相關的公文，忽視后期的歸檔工作。三是公文檔案管理人員與其他員工之間的配合度不高，相關部門送交檔案部門不及時，導致文件在堆積過程中的遺失，嚴重影響公文歸檔質量。

2.3 公文檔案評估分類工作滯后

公文形成、傳閱并歸檔一定時間之后，公文檔案管理人員可以對公文檔案保存的價值進行評估，進而有效避免不必要的檔案堆積，減少后期管理成本。然而，當前部分單位公文檔案評估分類工作滯后，部分不重要且普通的公文檔案未被及時處理，部分重要且具有全局指導性意義的沒有集中管理。一是人手不足問題突出。部分單位受限于人力，難以開展該項工作。許多檔案管理人員不僅要管理公文檔案，還需要處理其他檔案，工作量以及工作壓力較大。二是缺乏評估分類意識，加之對公文本身不熟悉，導致無法開展該項工作。

3 新形勢下的公文檔案規范化管理的路徑

3.1 完善制度規范，強化剛性約束

公文檔案管理需要做到有章可循、有據可依，才能真正減少工作紕漏，實現規范化管理的目標。為此，單位既要參考上級單位或者國家相關部門出臺的制度規范，也要考量本單位公文管理實際需求，做到因地制宜。一是要從宏觀上明確公文格式、公文文種、收文管理、發文管理、行文規則，便于后期考核與責任落實，夯實基礎。二是要建立公文管理目標責任制，細化公文檔案管理的責任，確保各個環節的工作有序開展。三是要細化公文檔案管理的考核標準，采取量化的考核機制，明確考核指標，做到又好又快。

3.2 嚴格公文流轉，明確歸檔時限

雖然現在許多公文都可以通過電子文件傳播，可以在遺失后再次通過相關途徑找回，但這并不代表著公文流轉以及公文歸檔不重要。相反，從提升員工規范意識、責任意識，塑造單位形象的角度來看，嚴格公文流轉，明確歸檔時限勢在必行。一是要明確公文流轉與歸檔各個環節的期限，真正做到不誤事、不拖延和不積壓，以此來保障收文、發文以及立卷歸檔能夠高效便捷。二是要做好培訓工作。除檔案管理部門外，還可以將辦公室以及其他部門納入培訓對象，提升各部門員工的責任意識，為檔案管理部門開展工作鋪墊基礎。三是要建立相互配合、協調的公文歸檔機制，增強各部門之間的配合度，避免公文堆積，降低遺失可能性。四是要堅持科學處理的原則，采取不同的處理程序，保障急件能夠先行處理。

3.3 做好公文檔案的評估分類，實現科學利用

公文檔案管理與行政管理、文秘工作息息相關，對單位具有重要的意義。為此，要做好公文檔案的評估分類。一是可以進一步探索利用勞務外包、勞務派遣等方式彌補人力不足的缺陷，引進具有相關專業背景、專業知識或者評估分類經驗的人才，推動公文檔案評估分類工作的步伐。二是可以按照公文的重要程度以及公文類別對公文檔案進行評估，及時將公文檔案內部不重要且普通的信息資料整理出來。需要注意的是，整理之后不能立即銷毀，而是應當放置別處，經過一段時間后再統一銷毀。同時，要將設計單位發展、改革的公文檔案存留下來，建立相應的檔案數據庫，便于后期的調用和查閱。三是要對檔案管理人員進行培訓，增強其對文秘工作、行政管理工作的了解程度，推升鑒別能力，培育評估分類意識。

4 結束語

新時期，各個單位管理日趨規范和高效，規范化成為單位管理管理工作的目標。具體到公文檔案管理領域，單位對公文檔案管理的重視程度不斷提升，取得了突出成績。但是，部分單位公文檔案管理過程中仍然存在些許問題，影響領導對于檔案管理工作的評價，導致檔案管理工作邊緣化。針對此，必須要進一步探索公文檔案管理的新思路，從基礎性的環節入手開展工作，明確管理意識，進一步朝著標準化、規范化的方向前進。具體而言，一是要完善制度規范，強化剛性約束;二是要嚴格公文流轉，明確歸檔時限;三是要做好公文檔案的評估分類，實現科學利用。

參考文獻

[1]姜泉霞.對公文檔案管理工作的研究與探索[J].蘭臺內外，2018（07）：42.

[2]劉冬華.辦公室檔案管理工作淺析[J].辦公室業務，2018（13）：108-109.

[3]葛玉霞.探討檔案工作的規范化和標準化[J].智庫時代，2018（23）：9.

作者簡介

楊艷波，女，內蒙古赤峰市，研究生，畢業于齊齊哈爾大學，中級編輯，研究方向：如何做好公文處理與檔案管理。