新形勢下的公文檔案規(guī)范化管理分析

摘 要：公文檔案事關單位的形象，反映著單位的工作水平和工作作風。因此，從規(guī)范化和標準化的角度對公文檔案進行管理，能夠進一步減少公文檔案管理工作存在的漏洞，發(fā)揮公文檔案在決策參考、決策咨詢領域的作用。文章就新形勢下公文檔案規(guī)范化管理的現(xiàn)實意義進行闡述，指出當前公文檔案管理中存在的不足，最后結合相關理論提出建議，旨在進一步幫助公文檔案管理人員理清思路，提升單位整體的管理效能。

關鍵詞：規(guī)范化;公文檔案;不足;建議;重要性

現(xiàn)代化的發(fā)展逐步加快，公文檔案管理的內容以及要求也發(fā)生了變化。在這種背景之下，只有不斷改進公文檔案管理方式，才能夠防止公文檔案管理中出現(xiàn)問題，確保公文和文書的管理與利用。具體而言，從規(guī)范化的視角對公文檔案進行管理，優(yōu)化管理流程，是當前單位公文檔案中尤其要關注之處。

1 新形勢下公文檔案規(guī)范化管理的重要性

1.1 實現(xiàn)科學決策，助力單位管理

公文檔案中的許多內容與單位日常管理與行政工作息息相關，會影響單位的運行效率。從規(guī)范化的角度對公文檔案進行管理，避免公文檔案在傳輸、交接以及使用過程中丟失，保障公文檔案的完整性，能夠為后期公文檔案的使用提供重要保障。公文檔案不僅是重要的工作憑證，而且具有重要的參考價值[1]。單位在決策過程中，通過參考公文檔案中的各項內容，能夠更好地擬定決策內容，提升決策的科學性。除此之外，對公文檔案進行規(guī)范化管理，進一步嚴格檔案的使用，可以營造良好的工作氛圍，提升單位的整體管理水平。

1.2 提升檔案利用效率，形成檔案資料庫

只有管理好公文檔案，確保格式、流程都符合相應的歸檔標準，才能為后期的利用工作奠定基礎。從這個意義來看，沒有規(guī)范化的管理，公文檔案利用也就無從談起。一方面，公文檔案規(guī)范化管理，能夠確保公文以及其他文書在編目、鑒定、保管過程中準確高效，避免后期二次加工[2]。另一方面，公文檔案規(guī)范化管理有利于檔案系統(tǒng)化目標的實現(xiàn)，大幅度提升公文檔案的檢索效率，贏得其他工作部門以及員工對檔案管理工作的認可與支持。

2 新形勢下的公文檔案管理中存在的不足

2.1 公文檔案管理制度不健全

當前，部分單位在管理公文檔案過程中多是依據(jù)上級單位或者國家相關部門印發(fā)的管理條例，缺乏對本單位實際現(xiàn)狀的考量，導致公文格式、公文文種、收文管理、發(fā)文管理、行文規(guī)則不明確。一方面，如果盲目參考相應的規(guī)章制度，不立足于本單位實際制定細則，則難免造成制度流于形式，難以起到實質性的作用。同時，僵硬化的管理制度使得公文檔案管理工作缺乏量化指標，難以及時發(fā)現(xiàn)公文檔案管理中存在的不足[3]。另一方面，部分單位尚未從職責劃分、立卷歸檔、獎勵懲戒等角度制定制度，難以形成完備、規(guī)范的管理制度體系，影響公文檔案的使用。

2.2 公文流轉不健全，歸檔不及時

公文是單位十分重要的文書，其一旦丟失，不僅會影響單位工作，而且不利于營造科學嚴謹?shù)墓ぷ鞣諊．斍埃糠謫挝还牧鬓D不健全，公文擬辦、批示以及傳閱后沒有及時立卷歸檔，進而導致公文丟失、損毀。一是部分單位沒有明確公文流轉與歸檔各個環(huán)節(jié)的期限，各個部門員工責任意識不強，歸檔率低。二是部分單位缺乏歸檔意識，為了落實公文要求而傳閱相關的公文，忽視后期的歸檔工作。三是公文檔案管理人員與其他員工之間的配合度不高，相關部門送交檔案部門不及時，導致文件在堆積過程中的遺失，嚴重影響公文歸檔質量。

2.3 公文檔案評估分類工作滯后

公文形成、傳閱并歸檔一定時間之后，公文檔案管理人員可以對公文檔案保存的價值進行評估，進而有效避免不必要的檔案堆積，減少后期管理成本。然而，當前部分單位公文檔案評估分類工作滯后，部分不重要且普通的公文檔案未被及時處理，部分重要且具有全局指導性意義的沒有集中管理。一是人手不足問題突出。部分單位受限于人力，難以開展該項工作。許多檔案管理人員不僅要管理公文檔案，還需要處理其他檔案，工作量以及工作壓力較大。二是缺乏評估分類意識，加之對公文本身不熟悉，導致無法開展該項工作。

3 新形勢下的公文檔案規(guī)范化管理的路徑

3.1 完善制度規(guī)范，強化剛性約束

公文檔案管理需要做到有章可循、有據(jù)可依，才能真正減少工作紕漏，實現(xiàn)規(guī)范化管理的目標。為此，單位既要參考上級單位或者國家相關部門出臺的制度規(guī)范，也要考量本單位公文管理實際需求，做到因地制宜。一是要從宏觀上明確公文格式、公文文種、收文管理、發(fā)文管理、行文規(guī)則，便于后期考核與責任落實，夯實基礎。二是要建立公文管理目標責任制，細化公文檔案管理的責任，確保各個環(huán)節(jié)的工作有序開展。三是要細化公文檔案管理的考核標準，采取量化的考核機制，明確考核指標，做到又好又快。

3.2 嚴格公文流轉，明確歸檔時限

雖然現(xiàn)在許多公文都可以通過電子文件傳播，可以在遺失后再次通過相關途徑找回，但這并不代表著公文流轉以及公文歸檔不重要。相反，從提升員工規(guī)范意識、責任意識，塑造單位形象的角度來看，嚴格公文流轉，明確歸檔時限勢在必行。一是要明確公文流轉與歸檔各個環(huán)節(jié)的期限，真正做到不誤事、不拖延和不積壓，以此來保障收文、發(fā)文以及立卷歸檔能夠高效便捷。二是要做好培訓工作。除檔案管理部門外，還可以將辦公室以及其他部門納入培訓對象，提升各部門員工的責任意識，為檔案管理部門開展工作鋪墊基礎。三是要建立相互配合、協(xié)調的公文歸檔機制，增強各部門之間的配合度，避免公文堆積，降低遺失可能性。四是要堅持科學處理的原則，采取不同的處理程序，保障急件能夠先行處理。

3.3 做好公文檔案的評估分類，實現(xiàn)科學利用

公文檔案管理與行政管理、文秘工作息息相關，對單位具有重要的意義。為此，要做好公文檔案的評估分類。一是可以進一步探索利用勞務外包、勞務派遣等方式彌補人力不足的缺陷，引進具有相關專業(yè)背景、專業(yè)知識或者評估分類經(jīng)驗的人才，推動公文檔案評估分類工作的步伐。二是可以按照公文的重要程度以及公文類別對公文檔案進行評估，及時將公文檔案內部不重要且普通的信息資料整理出來。需要注意的是，整理之后不能立即銷毀，而是應當放置別處，經(jīng)過一段時間后再統(tǒng)一銷毀。同時，要將設計單位發(fā)展、改革的公文檔案存留下來，建立相應的檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期的調用和查閱。三是要對檔案管理人員進行培訓，增強其對文秘工作、行政管理工作的了解程度，推升鑒別能力，培育評估分類意識。

4 結束語

新時期，各個單位管理日趨規(guī)范和高效，規(guī)范化成為單位管理管理工作的目標。具體到公文檔案管理領域，單位對公文檔案管理的重視程度不斷提升，取得了突出成績。但是，部分單位公文檔案管理過程中仍然存在些許問題，影響領導對于檔案管理工作的評價，導致檔案管理工作邊緣化。針對此，必須要進一步探索公文檔案管理的新思路，從基礎性的環(huán)節(jié)入手開展工作，明確管理意識，進一步朝著標準化、規(guī)范化的方向前進。具體而言，一是要完善制度規(guī)范，強化剛性約束;二是要嚴格公文流轉，明確歸檔時限;三是要做好公文檔案的評估分類，實現(xiàn)科學利用。

參考文獻

[1]姜泉霞.對公文檔案管理工作的研究與探索[J].蘭臺內外，2018（07）：42.

[2]劉冬華.辦公室檔案管理工作淺析[J].辦公室業(yè)務，2018（13）：108-109.

[3]葛玉霞.探討檔案工作的規(guī)范化和標準化[J].智庫時代，2018（23）：9.

作者簡介

楊艷波，女，內蒙古赤峰市，研究生，畢業(yè)于齊齊哈爾大學，中級編輯，研究方向：如何做好公文處理與檔案管理。