大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息化管理要點(diǎn)分析

趙慧娟

摘 要：隨著大數(shù)據(jù)時代的不斷發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用在現(xiàn)代社會中，檔案信息化管理應(yīng)用的效果越來越突出，符合未來檔案管理的發(fā)展趨勢，因此企業(yè)須深刻認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性和緊迫性，做好新形勢下檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)、整合檔案資源、建設(shè)管理制度、提高安全水平、建設(shè)人才隊(duì)伍、開發(fā)應(yīng)用價值，促進(jìn)檔案信息化管理工作持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案;信息化管理

1 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.1 人才困境

傳統(tǒng)檔案管理最大要求是相關(guān)操作人員需要具備足夠的耐心，同時細(xì)致的進(jìn)行相關(guān)工作，這類工作往往不需要高級的知識和文化。但是，從文件檔案中獲取信息的過程不斷取得進(jìn)步，從而不斷提高了檔案管理員的要求，傳統(tǒng)的手段和方法無法滿足最新檔案中的管理要求。要充分利用信息平臺來管理文件檔案，就必須具有信息技術(shù)，計算機(jī)設(shè)備的操作以及相關(guān)信息軟件應(yīng)用程序的高級知識。但由于重視度不夠，以及經(jīng)濟(jì)環(huán)境的制約等因素，缺少檔案管理人才引進(jìn)和培養(yǎng)的力度，導(dǎo)致現(xiàn)有的檔案管理人員年齡普遍偏大，學(xué)歷結(jié)構(gòu)偏低，甚至幾乎沒有檔案學(xué)、信息管理的專業(yè)人才，導(dǎo)致檔案信息化管理人才整體素質(zhì)不高，嚴(yán)重制約了檔案信息化管理的發(fā)展。

1.2 隱私和安全的困境

在現(xiàn)如今這個互聯(lián)網(wǎng)時代，很多領(lǐng)域的工作都無法離開數(shù)據(jù)的支撐，因此海量的數(shù)據(jù)和海量的信息也就隨之而產(chǎn)生了，但是當(dāng)大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理當(dāng)中加以應(yīng)用之后，伴隨而來的還有很多隱私與安全的問題。雖然網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展給人們的生活帶來了很大的便利，但是網(wǎng)絡(luò)安全事件也同時帶來了很多的安全隱患，一旦信息化的檔案管理遭受到網(wǎng)絡(luò)安全威脅的時候，那么檔案信息也就隨之而遭到了泄露，這無疑給人們帶來了極大的損失，就目前的發(fā)展現(xiàn)狀來看的話，必須要對檔案信息化管理的安全問題加以重視，給檔案管理的完善做好保障，檔案管理者需要就安全問題予以更多的關(guān)注。

2 大數(shù)據(jù)時代背景下的檔案信息化管理要點(diǎn)分析

2.1 完善檔案信息化管理制度

檔案信息化管理制度是落實(shí)檔案管理與利用服務(wù)工作的重要保障，在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)中起到指導(dǎo)性作用。所以，檔案管理部門需制定完善的信息化管理制度。其一，完善電子文件歸檔與管理制度，在各科室內(nèi)部設(shè)置1-2名兼職檔案員，并為其安裝電子檔案管理系統(tǒng)，由兼職檔案員負(fù)責(zé)部門內(nèi)電子文件的收集、整理及歸檔，最后由綜合檔案室對檔案進(jìn)行統(tǒng)一保管，要求移交檔案室的電子文件為一式三套，一套本地封存、一套異地封存、一套提供利用。其二，完善安全保密制度，定期更改數(shù)字檔案系統(tǒng)登陸賬號及密碼，交由專人妥善保管，要求檔案管理人員按照電子檔案實(shí)際內(nèi)容設(shè)置條文與原文的網(wǎng)上檢索利用等級，同時按照用戶需求對其網(wǎng)上查詢權(quán)限進(jìn)行設(shè)置，規(guī)定電子檔案僅限于部門內(nèi)部人員查詢。其三，完善數(shù)字檔案查詢利用制度，要求部門內(nèi)部人員開通檔案管理系統(tǒng)登錄賬號，規(guī)定外來人員必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可由檔案管理人員執(zhí)行相應(yīng)的信息查詢，并根據(jù)數(shù)字檔案內(nèi)容劃分檔案利用權(quán)限。

2.2 加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時代，需要企業(yè)加強(qiáng)對檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重視，通過各種途徑促進(jìn)檔案信息化管理工作的不斷深化，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和數(shù)量，通過這些途徑，進(jìn)一步提升數(shù)據(jù)資源庫的建設(shè)質(zhì)量和收集數(shù)量，真正意義上構(gòu)建一個資源豐富的檔案信息庫。對此，需做好以下幾點(diǎn)：一是著重檔案資源的收集整理工作，在檔案信息建設(shè)中，檔案信息化建設(shè)的成效受到檔案數(shù)量的直接影響。因此，部門內(nèi)部要不斷強(qiáng)化檔案收集工作，為更好實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)。二是規(guī)范統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)庫。對此，檔案管理工作要基于規(guī)范化、統(tǒng)一化數(shù)據(jù)格式上，構(gòu)建一個有效且豐富的檔案信息共享資源。另外，還需做好文字檔案電子化存檔匯總，切實(shí)有效地保護(hù)好歷史資料，同時檔案管理人員還可以利用計算機(jī)技術(shù)，將文字資料掃描并轉(zhuǎn)化成電子檔案，以便在單位內(nèi)部構(gòu)建一個檔案資料數(shù)據(jù)庫，最大限度保障檔案資源的可靠性和全面性，便于檔案管理人員查閱，從整體上促使檔案管理使用效率的提升。三是企業(yè)要提供軟硬件支持，企業(yè)檔案管理部門，要得到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)可，進(jìn)而獲取充足資金，更好的實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的硬件需求。另外，企業(yè)還要投入大量的人力物力，構(gòu)建一個檔案與OA系統(tǒng)緊密結(jié)合的系統(tǒng)體系，嚴(yán)格遵守行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和法律法規(guī)，全方位收集、整合管理檔案，更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

2.3 運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案信息進(jìn)行備份

大數(shù)據(jù)技術(shù)在進(jìn)行數(shù)據(jù)處理和存儲方面所發(fā)揮的作用是很突出的，在面對現(xiàn)如今海量信息的時候能夠很科學(xué)的進(jìn)行處理和存儲，這就在很大的程度上促進(jìn)了檔案資源統(tǒng)一管理的可能性?，F(xiàn)在我國很多城市都開始重視大數(shù)據(jù)技術(shù)所發(fā)揮出來的作用，在很多地區(qū)都建立起了大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)園，這些產(chǎn)業(yè)園的興建有利于對數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)?；奶幚?，面對海量的信息就要進(jìn)行海量化的管理，但是一旦發(fā)生信息丟失的話也是大規(guī)模的丟失，所以說對信息進(jìn)行備份是很必要的。網(wǎng)絡(luò)安全問題是現(xiàn)如今得到社會廣泛關(guān)注的一個問題，一旦檔案完全的進(jìn)行了信息化的管理，那么在遭到網(wǎng)絡(luò)安全問題的時候就會產(chǎn)生數(shù)據(jù)的丟失，因此說對于檔案的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份是很關(guān)鍵的，可以防患于未然。

2.4 加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)

文檔文件管理負(fù)責(zé)人對于文檔文件管理工作具有絕對的決定權(quán)。它的質(zhì)量和能力直接決定工作的狀態(tài)和結(jié)果。隨著信息時代的到來，許多以前的雇員不再能夠做他們目前的工作，并且文件信息管理不熟悉。目前，由于各種原因，相關(guān)的單位不能直接辭退他們。當(dāng)前，文件檔案管理的現(xiàn)代化課程的培訓(xùn)有待加強(qiáng)。因此，有必要提高他們的專業(yè)素質(zhì)。這里提到的培訓(xùn)可以分為兩個部分。第一部分是理論知識培訓(xùn)，第二部分是專業(yè)技能和實(shí)踐培訓(xùn)。理論知識作為實(shí)際操作基礎(chǔ)和前提，可以從大學(xué)聘請專業(yè)教師在機(jī)構(gòu)內(nèi)進(jìn)行專門培訓(xùn)，也可以找到為員工提供專門培訓(xùn)的專門機(jī)構(gòu)。借助專業(yè)技能和動手培訓(xùn)課程，可以要求員工觀察并學(xué)習(xí)具有豐富經(jīng)驗(yàn)和完整系統(tǒng)的大型公司?？傊嘤?xùn)內(nèi)容必須多樣化，培訓(xùn)方法不能簡化，使得員工綜合能力得到提升。

3 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)的背景下，相關(guān)部門要加強(qiáng)檔案管理與利用服務(wù)，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理與利用服務(wù)中，同時，強(qiáng)化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)一步完善檔案信息化管理制度，加強(qiáng)相應(yīng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度，以提升管理質(zhì)量與服務(wù)水平。

參考文獻(xiàn)

[1]王斌.談大數(shù)據(jù)對醫(yī)院檔案管理發(fā)展的影響[J].才智，2018（12）：177.