探討文書檔案管理如何實現現代化管理

摘 要：由于社會經濟水平的飛速發展，我國科技實力的不斷提高，傳統的文書檔案管理已經不能夠滿足現代企業發展形式，所以企業實現文書檔案管理工作現代化是大勢所趨。但是由于現代化管理技術尚未成熟，在發展中也存在不少問題，給企業帶來了一定程度上的影響。基于此，本文分析了現代化技術對于企業文書檔案管理的重要性，并且對優化其管理提出幾點有效方案。

關鍵詞：文書檔案;現代化;管理

文書檔案對于企業來說是重要的信息收集、查閱、記錄工作，能夠幫助企業及時了解公司信息，作出全面規劃和調整。社會的進步同樣帶動企業發展，企業在不斷擴大規模中，其所要收錄的信息漸漸變得繁重，文書檔案工作從而出現了不少問題，給企業進一步發展帶來了阻礙。引入現代化管理技術，可以減輕文書檔案管理工作的負擔，使工作變得高效，以此促進企業進步。

1 現代化管理文書檔案工作的重要意義

由于文書檔案工作涉及各行各業，所以對其進行現代化管理對于社會進步來說具有重要意義。傳統的管理工作主要是對紙質版檔案進行歸檔、分類、整理等，這樣就需要大量的人力和時間。在這樣以人力為主的工作形式當中，難免會在裝訂檔案、抄寫文件內容過程中產生誤差，給管理工作帶來困難，甚至嚴重程度上還會給公司造成經濟損失。通過引入現代信息技術，可以減少很多繁瑣的工作環節，利用計算機進行分類、歸檔，節省了人力和時間。現代檔案管理還可以提高文書檔案的利用率，工作人員可以自由地在電腦上輸入關鍵信息，快速簡便地調用所需要地文檔，以此來提高工作效率。傳統的管理工作需要工作人們對文檔歸還情況做出嚴格地監督，及時檢查發現是否存在信息丟失地情況。但是現代化管理就很好的解決了這個問題，不僅減少了工作環節，還實現了文檔信息互通，其他相關公司的人員也可以靈活查閱文檔信息，加強公司之間的緊密程度[1]。

2 文書檔案現代化管理的具體內容

2.1 管理思想的創新化

企業文書檔案管理的核心內容就是有創新化管理思想，因為正確前衛的思想可以指導人們做出更好的決定。所以這就需要文書檔案的工作人員能夠對傳統的管理思想進行創新，及時更新管理措施方法，引入現代化管理技術，并且定期給公司上層管理人員做出工作反饋，從而對管理模式做出更好地調整。文書檔案工作進行現代化管理，還需要工作人員擁有科學的方法觀念，并且能夠做到大力宣傳，讓其他工作人員和相關聯的公司人員，也能夠意識到管理思想創新化的重要性，從而加強整個工作鏈的緊密程度。

2.2 人才培養的現代化

人才對于企業文書檔案管理工作來說也是關鍵因素，而加強對人才的現代化管理信息技術的培養，提高文檔工作管理要求，能夠促進一個企業蓬勃發展。現代化文書檔案管理人員能夠熟練應用計算機，對大量的文檔進行記錄、分類、歸檔、調用查閱等工作，并且還可以同時對文檔進行高效利用，更新自身知識水平，不斷提高自己的職場素養。所以對于文檔管理工作崗位來說，需要引入復合型人才，并且重視對人才的現代化管理技術培養，實現文書檔案管理現代化要求[2]。

2.3 現代化管理方法

企業想要實現文書檔案管理現代化工作，就需要做到數字化、網絡化和安全化相統一的管理目標。全面引入數字化設備，例如掃描器等，通過對紙質版文書進行掃描，來獲得電子版信息，從而進行備份，讓其他工作人員可以簡單快速查閱所需要的文檔，提高工作效率。公司還需要建立內外網絡，利用便捷的網絡技術，讓文書檔案通過電子文檔的形式，隨時隨地都可以被靈活調用。這樣的現代化管理就打破了傳統的空間限制，讓文檔通過電腦，就可以自由傳閱，從而加強了與其他合作公司的緊密程度，使得企業文書檔案的流動性、透明度、實時性都得到大力加強[3]。

3 實現現代化管理文書檔案工作的有效途徑

雖然我國文書檔案管理近幾年在很多方面都做出了改進，并且也取得了較好的成績，但是從社會調查來看，依然存在不少工作細節方面的問題。比如說現代化管理的創新意識不能滲透到公司各個層面，管理人員文化素質不高，在技術操作方面能力也不強等問題。所以文化檔案管理工作還需要進一步加強，主要是在以下幾個方面做出優化調整：

3.1 構建完善標準的管理制度

企業需要對文書檔案管理工作做出科學統一的規劃和部署，制定合理的管理方案，從而來構建完善的管理制度。對于建立現代化的管理制度，首要的一步就是廢除傳統的管理規定，將原本的管理模式做出統一更新。企業管理人員需要在國家法律合法規定的基礎上面，再通過結合企業自身的實際情況和需要，做出合理的調整。在企業內部，高層人員也需要定期都文書檔案工作部門進行綜合評價，監督工作人員的工作規范性和科學性。嚴格把控文書檔案工作的門檻，篩選合適的人才進入管理部門當中，從而提高工作的有效性和市場競爭實力[4]。

3.2 加強現代化文書檔案管理的人才培養制度

現代化的信息管理對人才培養方案提出了新要求，需要管理人才不但能夠做到熟練操作計算機對文檔進行處理，還要提高自身的職業素養，做到有效利用文書檔案。但是目前來看，很多公司對于文書檔案管理這一工作，都缺少必要的重視，有的企業甚至認為文書檔案工作屬于后勤部門管理，不需要專業人員進行處理。所以很多部門的文書檔案管理的成員普遍素質低下，人員短缺，并且也不能夠熟練進行計算機操作。所以企業需要重視在這個領域的人才引進，例如去一些高等院校進行招聘，給出較好的工資待遇，從而引入復合型人才，提高文檔管理工作的效率，從而提升企業的市場競爭實力。定期對文書檔案管理部門進行考核，優勝劣汰，提高工作效率，并且高層管理人員還可以給部門員工舉行定期會議，總結他們在工作上面出現的失誤，對優秀員工做出表揚等。

3.3 加強創新化管理制度

企業需要對傳統的文書檔案管理制度做出創新，讓這種創新理念滲透到公司的方方面面，這才是優化文書檔案管理工作，提高企業競爭實力的有效手段。在之前的傳統文書管理工作中，這些內容往往是分配給固定的人員進行處理，各個環節之間沒有必然的聯系，這就導致很多問題，由于溝通不及時、不恰當，而產生細節上面的問題。所以企業需要調整文書管理和其他部門之間的聯系，利用現代信息技術建立方便工作人員進行溝通的平臺，這樣的互動空間也可以不斷加大拓寬，讓其他相關公司的人員也加入到其中，方便企業與企業之間的信息傳遞和交流。

4 結束語

綜上所述，企業對文書檔案管理工作現代化管理是非常有必要的，并且可以從人才培養、技術引進、規范制度這幾個主要方面入手，通過科學合理的制度進行調整，不斷完善管理機制。很多企業的管理制度綜合來看，依然存在不少問題，需要高層管理者進行不斷改進和調整，可以借鑒其他企業或者國外先進的管理模式，來進一步整改，從而提高自身的工作效率。

參考文獻

[1]李北川.文書檔案管理的有效途徑探索[J].國際公關，2020（03）：199.

[2]趙航.企業文書檔案收集、鑒定研究[J].蘭臺內外，2020（06）：67.

[3]張麗梅.大數據時代文書檔案管理及信息化應用分析[J].辦公室業務，2020（04）：89+95.

[4]周穎娜.文書檔案管理工作的策略[J].辦公室業務，2020（04）：120-121.

作者簡介

徐敏（1975-），女，漢族，江西上饒人，江西省咨詢投資集團有限公司，館員（檔案中級），研究方向：文書檔案在招標領域的作用。