分析信息時代檔案管理面臨的安全問題及防護措施

楊冬青

摘 要：在長期工作過程中，民政部門往往會產生大量檔案資料，這就需要利用信息系統對各類檔案資料進行管理，同時還應對信息時代下的檔案管理安全問題展開有效防護，逐步提升檔案管理工作的效率和質量。本文將對信息時代民政部門檔案管理工作進行深入探討，首先闡述信息時代檔案管理面臨的安全問題，之后解析各項安全問題需要作出的防護措施。控制各項風險因素對信息時代檔案管理產生的影響，將信息時代檔案管理優勢展現出來。

關鍵詞：信息時代;民政檔案管理;安全問題

信息技術的發展為檔案管理工作提供了強大的技術支持，為各類檔案資料的日常管理提供了極大便利。這就要求民政部門在檔案管理工作中，充分利用信息技術對各項資料分類歸檔，大力推進民政部門檔案管理工作的信息化建設。然而，在信息化檔案管理過程中，也會隨之出現一些安全問題，要求工作人員做到有效防護，保證各項檔案資料中基礎信息的準確和完善，確保民政部門檔案管理工作的效率和質量得到有效提升。

1 信息時代檔案管理面臨的安全問題

1）檔案安全管理意識薄弱。民政部門檔案管理工作是一項十分重要的內容，與群眾的實際生活聯系非常密切，關乎民生問題和社會穩定。因此，保證各類檔案資料得到有序分類歸檔對于提升工作效率和維護社會和諧運轉有著重要作用。但在現實工作過程中，部分檔案管理人員自身信息化意識低下，仍舊使用傳統的檔案管理方式，導致單位內部檔案管理工作難度大、效率低。同時部分管理人員安全意識相對薄弱，很難在短時間內處理好檔案信息化管理過程中出現的各項安全問題，直接影響民政部門信息時代檔案管理效果，與之相關的工作也會受到極大影響。

2）信息系統潛藏安全風險。信息時代條件下的民政部門檔案管理工作主要基于計算機系統展開，旨在有效提升檔案管理便利性，使得檔案管理工作符合信息時代發展要求。但是多數計算機系統在實際運行過程中經常受到病毒和木馬軟件的影響，造成計算機信息系統安全風險變多，繼而導致信息時代檔案管理在具體實施過程中經常出現系統故障、信息泄露等安全問題。原有信息系統的安全隱患會直接或間接導致檔案管理系統出現問題，使民政部門檔案管理工作在進行過程中安全問題無限延伸，不僅會降低工作效率，還無法體現檔案管理信息化的優勢。

3）檔案管理流程不合理。為降低信息時代下檔案管理難度，必須要求民政部門工作人員按照標準化流程開展檔案管理工作，從而保證各個檔案管理環節之間有效銜接，確保信息化檔案管理優勢全面彰顯出來。但是信息時代中，部分單位規劃的檔案管理流程尚有漏洞，造成單位內部檔案管理周期比較長、效率不高，這就導致檔案管理工作中仍舊潛存各項安全問題。檔案管理信息化工作的安全效果變差，民政部門在信息時代中處理相關民生問題也會受到層層制約。

4）工作人員技術水平不足。在開展檔案管理時，必須保證管理人員對各項信息化技術有所了解，如果管理人員信息技術知識不過關，一旦在檔案管理具體實施過程中出現問題，管理人員就很難在短時間內按照自身技術知識儲備和信息化思維解決各項檔案管理問題，造成信息時代檔案管理安全風險增加，各項信息技術在檔案管理中作用效果也得不到有效發揮。同時有些單位的基礎規章條例也不夠規范，造成信息時代檔案管理缺乏標準化參考依據，信息時代檔案管理題屢見不鮮，為實際工作的順利開展埋下了很多隱患。

2 信息時代檔案管理安全問題防范措施

1）提升有關部門檔案安全管理意識。對于信息時代檔案管理來說，其在具體實施過程中需要考慮的基礎因素比較多，稍有不慎就會導致檔案管理出現安全隱患，造成信息時代檔案管理安全性持續下降。這就要求民政部門人員整體提高安全防范意識，安排專業的信息技術人員進行系統管理，適時對檔案管理系統優化升級、嚴查漏洞，以便于檔案管理人員可以在穩定的信息系統支持下開展檔案管理工作，嚴防檔案管理工作信息化在具體實施過程中受到外在因素干擾，確保檔案管理安全水平有所提高。同時檔案管理工作人員應當加強自身業務水平，熟練掌握信息化專業知識，提高保密意識，避免在應用信息系統進行檔案管理工作時受到外在因素干擾，滿足民政部門對各項檔案綜合管理的需求。

2）及時優化信息系統安全風險。與其他組織機構相比，民政部門的檔案管理工作主要跟群眾掛鉤，對于各類檔案信息安全性和完善性有很高要求，為此，必須采取適當措施提高民政部門中檔案管理安全效果。而且導致信息時代檔案管理出現安全事故的原因也比較復雜，因此在對各項信息系統實施優化處理時，必須保證相關人員對各項安全事故誘因有所了解。民政部門要在考慮信息時代綜合發展需求的基礎上及時優化信息系統中各項安全風險，避免惡意病毒對計算機網絡安全產生影響，同時提高相關系統在檔案管理中的作用，以促使信息時代檔案管理工作良性開展。而在開展檔案管理時，必須要求專業技術人員及時優化信息系統潛藏的安全風險，控制各項安全風險對檔案管理產生影響，促使工作人員可以在各項信息系統支持下順利開展檔案管理工作，確保信息管理可以滿足本單位實際發展要求。

3）規劃處理各項檔案管理流程。降低民政部門各項檔案信息泄露風險，保證各類檔案信息準確完善是檔案管理工作的重中之重。多數單位在日常發展過程中會通過計算機系統發表和管理各類檔案資料，在獲取檔案瀏覽次數條件下，降低各類檔案管理難度。一般來說，信息時代下檔案管理流程表現為檔案收集、檔案執行和檔案檢查，這就應要求相關人員分模塊對檔案資料進行歸類整理，保證各類檔案資料規范性和準確性，在控制檔案信息泄露問題條件下增強各類信息共享和回訪力度，使得信息時代檔案管理問題處理的及時有效。民政部門遵循標準化流程開展檔案資料管理，對于保障檔案管理安全有著重要意義。

4）加強檔案管理人員技術培養。在信息時代下對檔案資料展開有效管理，必須保證管理人員對各項信息技術作用效果和具體表現有所了解，從而避免檔案管理因各類技術風險干擾而出現安全問題，逐步提升各類檔案資料安全管理效果。加上不同檔案資料對于管理模式的要求存在一定差異，這就應保證相關人員對各類檔案資料實際管理要求以及各項基礎因素有所了解，不斷創新檔案管理技術和相應模式，從而提高檔案資料管理安全等級，確保信息時代各類檔案管理安全問題可以得到有效防護。在相關人員開展檔案管理之前，需要有關部門在考慮各項實際要求條件下對相關人員展開有效培訓，加深檔案管理人員對各項信息化技術掌握力度，促使相關人員可以在各項信息技術支持下有效規避檔案資料管理風險。要針對性提高信息時代檔案管理安全水平，以此落實檔案管理安全問題綜合防護目標。

3 結語

綜上所述，在信息化時代檔案管理中，民政部門在開展相應管理時很可能受到外在因素干擾，如果不能妥善處理各項問題，必然造成工作效率低下、檔案管理水平下降，民政檔案管理的工作也會面臨嚴峻挑戰。因此，民政部門應對檔案管理人員進行專業管理和培訓，降低信息時代檔案管理過程中出現各項安全問題的概率，切實加強檔案管理工作中的風險防范，抓實抓牢檔案的管理工作，確保不發生安全事故。

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