檔案管理的重要性

摘 要：在社會經(jīng)濟迅猛發(fā)展的大背景下，一個全新的信息時代已經(jīng)悄然來臨。伴隨著近些年的發(fā)展與變化，檔案管理工作的內(nèi)涵也在隨之不斷被豐富和充實，檔案管理的重要性逐漸被更多的人認(rèn)識和熟知?，F(xiàn)在的檔案管理工作呈現(xiàn)出強烈的信息化發(fā)展需求，檔案管理結(jié)構(gòu)也亟待得到優(yōu)化與完善。本文將就檔案管理工作的重要性進行深入的分析和探究。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理工作;重要價值

目前，對于各種類型的企業(yè)和單位而言，加強檔案管理工作，提升檔案管理工作的質(zhì)量都是一項至關(guān)重要的工作任務(wù)，是所有企業(yè)和單位不可推卸的重要責(zé)任與使命。在很多人眼中，檔案管理工作所涉及的內(nèi)容和范圍都是非常狹隘，其不過就是對檔案信息資料進行管理。但是，事實卻并非如此，檔案管理工作的重要價值不容忽視。檔案管理工作是為企業(yè)和單位實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展提供保障的重要因素，其在推動企業(yè)和單位改革以及發(fā)展過程中發(fā)揮著不可替代的重要作用。以下是筆者結(jié)合自己多年相關(guān)檔案管理工作實踐經(jīng)驗，就此議題提出自己的幾點看法和建議。

1 關(guān)于檔案管理的重要價值和意義分析

1.1 檔案管理是確保企業(yè)和單位可持續(xù)發(fā)展的重要因素

對于任何一個企業(yè)或者單位來說，檔案記錄的不僅僅是客觀存在的數(shù)據(jù)信息，更是企業(yè)或者單位多年發(fā)展歷程的見證。深入了解和分析企業(yè)或者單位中的檔案資料，我們可以很清楚的掌握這一個企業(yè)或者單位它發(fā)展的客觀規(guī)律，以及領(lǐng)導(dǎo)層作出每一項決策的參考依據(jù)。還有，在企業(yè)或者單位深化改革的過程中，檔案資料則成為企業(yè)或者單位進行改革的重要后盾，詳盡的檔案資料是企業(yè)或者單位解決產(chǎn)權(quán)糾紛、維護職工權(quán)益等工作的重要參考依據(jù)，也是企業(yè)擬定未來發(fā)展規(guī)劃的堅實基礎(chǔ)。

1.2 檔案管理是企業(yè)需要堅守和完成好的重要使命與責(zé)任

檔案管理是企業(yè)必須要堅守和完成好的重要使命與責(zé)任，特別是對于國有企業(yè)而言，國有企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量的好與壞直接影響著國民企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。舉例說明：在2008年北京奧運會火炬?zhèn)鬟f工作當(dāng)中，航天科工檔案部門全程參與了奧運會火炬的燃燒系統(tǒng)的研發(fā)，并且就每一次的研究工作以及研發(fā)過程進行了詳細(xì)的記錄，最終形成了非常詳盡的檔案資料。而航天科工檔案部門所保留的這些資料更是成為奧運火炬燃燒系統(tǒng)十項專利研發(fā)和應(yīng)用的重要資料保障。還有，在2010年我國上海舉辦的世博會活動里面，電信檔案部門所提供的詳盡檔案資料在實際工程修建和完善過程中發(fā)揮出了非常重要的作用，有效避免了不必要的工程損失。

1.3 檔案管理是企業(yè)軟實力的外在呈現(xiàn)

衡量一個企業(yè)綜合實力的兩大標(biāo)準(zhǔn)，分別是軟實力和硬實力。其中，企業(yè)軟實力中最核心的組成部分之一便是檔案管理工作。企業(yè)的檔案不僅僅記錄著企業(yè)的每一項決策，每一個項目的信息，每一位員工的資料，更反映著企業(yè)的成長歷程，包含著企業(yè)的文化價值。這是其他任何一項工作都無法企及的，企業(yè)檔案承載著的不僅僅是企業(yè)的過去，更掌握著企業(yè)的未來，企業(yè)檔案擁有著非常強大的歷史價值、現(xiàn)實價值以及未來價值。

2 如何優(yōu)化和完善當(dāng)前的檔案管理工作

2.1 進一步健全和完善檔案管理制度

對于檔案管理工作而言，科學(xué)完善的檔案管理制度是確保檔案管理工作順利高效開展的重要前提條件。檔案管理制度能夠在一定程度上很好的約束和管理實際檔案管理工作，明確清楚每一個工作崗位的職責(zé)，進而維護好檔案管理工作人員的工作積極性，提高檔案管理工作的整體水平。

2.2 做好檔案基礎(chǔ)建設(shè)工作

關(guān)于檔案基礎(chǔ)工作建設(shè)的強化，筆者提出以下幾點建議：第一，強化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)工作。檔案管理工作人員應(yīng)該從基礎(chǔ)業(yè)務(wù)入手，做好檔案資料的收集與整理工作，確保企業(yè)或者單位的檔案資源的完整性，避免不必要的檔案資源流失。第二，強化制度建設(shè)工作。企業(yè)或者單位應(yīng)該積極響應(yīng)國家檔案法律法規(guī)要求，在立足實際的基礎(chǔ)之上，結(jié)合企業(yè)或者單位自身的特點來制定出適合自身需求的檔案制度和具體檔案管理策略。第三，強化檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。企業(yè)或者單位需要按照自身檔案管理工作的需求來進一步升級和完善檔案部門的基礎(chǔ)設(shè)施，諸如配備更先進的專業(yè)檔案器材，提供更完善的安全保管條件。

2.3 加強檔案的信息化管理

信息化檔案管理是未來檔案管理工作的一種必然趨勢，借助信息技術(shù)的力量來進行檔案管理對于提升檔案管理工作的質(zhì)量有著非常大的幫助作用。關(guān)于在日常檔案管理工作中如何提升檔案的信息化管理水平，筆者建議其可以企業(yè)或者單位檔案管理部門應(yīng)該充分利用起各類應(yīng)用軟件，將各個數(shù)據(jù)庫的接口有效連接在一起，在系統(tǒng)當(dāng)中建立起統(tǒng)一的信息處理平臺，推動云數(shù)據(jù)庫互聯(lián)，擺脫傳統(tǒng)檔案管理的落后方式，在網(wǎng)絡(luò)平臺上面完成好檔案管理的各項工作。除此之外，企業(yè)或者單位一定要正視檔案管理工作的價值，要加強對檔案價值的研究力度，從更深層次和更多角度來對檔案資源進行開發(fā)與整合，做好基礎(chǔ)的篩選和過濾工作，進而有效提升檔案信息資源的檔次和質(zhì)量，將檔案資料中所蘊含的內(nèi)容轉(zhuǎn)化成為現(xiàn)實的生產(chǎn)力。

2.4 全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作中不可或缺的重要組成部分，檔案管理人員的專業(yè)能力和工作效率在很大程度上影響著檔案管理工作的開展。因此，企業(yè)或者單位應(yīng)該重視起對檔案管理人員的培養(yǎng)，結(jié)合自身的實際情況定期組織和開展各類主題檔案管理培訓(xùn)工作，鼓勵和支持檔案管理人員去掌握新技能、學(xué)習(xí)新技術(shù)。與此同時，企業(yè)或者單位還應(yīng)該重視起對檔案管理人員責(zé)任意識的培養(yǎng)，要讓檔案管理人員意識到自己在檔案管理工作中的重要價值，引導(dǎo)檔案管理人員自主做好每一項檔案管理工作，并且愿意對自己的崗位工作任務(wù)負(fù)責(zé)任。

3 結(jié)束語

綜上所述，無論社會如何發(fā)展，時代如何變遷，檔案管理工作的重要性是絕不容許被忽視的?，F(xiàn)在的檔案管理工作正處于挑戰(zhàn)與機遇并存的階段，在這一段，檔案管理工作是否能夠樹立起全新的管理理念，是否能夠?qū)ふ业饺碌姆绞椒椒?，是否能夠朝著信息化、智能化以及?shù)字化大步邁進，將直接決定著未來檔案管理工作的開展方向與前途命運。因此，我們必須要時刻正視檔案管理的重要價值，將細(xì)節(jié)化的檔案管理工作做到位。

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作者簡介

鞏曉亮（1979-），男，漢族，河北獻縣，本科，助理館員。