檔案管理順應醫療改革助推醫院發展

陳永玉

隨著我國公立醫院改革步伐加快，醫院的檔案工作越來越受到社會各界的關注和重視，檔案作為一個單位發展建設過程中的一個重要見證，是一種特殊的財富，成為醫院管理工作中的憑據和基礎，也是醫院制定計劃和作出決策的重要依據。因此，加強醫院檔案的規范化管理尤為重要。隨著醫院的發展壯大，各種檔案資料越來越多，檔案管理工作面臨了新的挑戰。本文就醫院檔案管理存在的問題及策略進行探討。

1 切實把醫院檔案管理擺在重要位置

醫院檔案是醫院在所從事的醫療、科研、教學、行政管理等日常工作中形成的具有一定保存價值的各種文件、簿冊、圖表、錄音、照片等不同門類和不同載體的歷史記錄。

科學規范的管理檔案，是衡量一個醫院業績與管理水平的重要尺度。醫院檔案記載著這個醫院發展史上的優秀成果，對研究醫院的管理業績和科學發展提供了第一手資料，是進行科學分析、揚長避短、制定發展方向的好幫手[1]。科學推進醫院檔案工作管理理念、管理體制、管理手段、服務方式、服務領域的轉變與創新，使醫院的檔案更好地為臨床、醫療、教學和科研工作服務。

做好檔案管理工作，一方面為醫院高層管理人員及時了解醫院整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據;另一方面有利于社會各方準確認定醫院經營管理成果，為醫院與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。

2 當前醫院檔案管理存在的普遍問題

1）檔案管理意識淡弱。檔案管理工作的重要性被進一步淡化，有些單位的領導對檔案工作不夠重視、缺乏檔案意識，與其他業務工作相比，許多員工認為檔案工作無關緊要。即使配備檔案員，可在檔案管理工作中缺乏工作責任感，缺乏檔案管理知識。導致了醫院的檔案資料得不到規范化的管理，進而出現檔案材料的流失或損毀現象，檔案管理在整個醫院工作中處于邊緣化。

2）檔案管理人員水平不高。由于檔案不產生直接的經濟效益，醫院領導對檔案管理意識比較淡薄，“重業務、輕檔案”，導致檔案信息資源開發不足。許多管理人員都沒有經過專業培訓，部分還是兼職，出現業務水平不高，檔案知識欠缺。檔案管理人員平時進修學習的機會不多，缺乏系統的檔案知識培訓，造成管理水平低下。

3）檔案管理制度不健全。大部分醫院在制定制度方面鄭重考慮醫療、護理、醫技、人事、行政、黨建、后勤管理制度，但涉及檔案管理的制度卻較少。在醫院目標管理考核方案中，也很少將檔案管理納入目標考核。由于管理制度不嚴、不健全，造成檔案收集不齊全，檔案收集效率低下。

4）檔案內容不明確。檔案內容界定不清，管理范圍不明。目前，醫院檔案管理還沒有一整套科學統一的管理制度標準，也沒有統一的管理模式，隨著科學技術的進步，社會的發展，檔案的內涵和外延都在發生變化。各醫院根據自己的理解和實踐進行管理，致使許多應該納入管理的檔案被遺漏。

5）檔案利用率較低。許多醫院的檔案仍停留在由各科室保管，沒有按照檔案法要求統一交檔案室保管，造成檔案分散，保管無序出現不完整或遺失現象，造成檔案利用率不高甚至因不完整而根本無法利用。

6）檔案工作投入不足。醫院對檔案室建設不夠重視，業務用房不足，檔案不能按標準化保管，不符合檔案保管的標準。設備陳舊落后，也制約了檔案管理工作的開展。

3 破解醫院檔案管理難題思路

要推動醫院檔案管理工作的規范化、科學化和標準化，助力公立醫院改革與發展，要始終堅持正確的發展方向，緊緊圍繞醫院中心重點工作，不斷夯實檔案基礎建設，加大檔案管理工作力度，鞏固和創新檔案管理水平[2]，不斷拓展檔案的信息功能、服務功能、管理功能。

1）領導高度重視落實責任。規范的檔案管理，能全面、真實地反映醫院整體發展狀況，能為領導決策提供有力的科學依據。醫院領導必須高度重視，把檔案管理作為“一把手工程”，始終擺在全院工作的突出位置，納入全年工作計劃，落實檔案工作專項經費，與各項中心工作同部署、同考核、同推進，建立現代化的檔案管理體系。嚴格按照高標準、高效率、高質量要求，切實加強制度建設、基礎設施建設、信息化建設、檔案管理隊伍建設，全面提升檔案管理工作的軟硬件水平，確保檔案管理工作規范化。檔案管理人員樹立檔案管理無小事的觀念，形成齊抓共管、全員重視的良好局面。加強頂層設計，以“統一領導，分級管理，維護完整，便于利用”為原則，用整體性、協同性思維來謀劃，充分體現既能滿足當前實用、又能促進長遠發展的理念。建立檔案管理網絡體系，從組織上確保檔案工作的正規化。

2）不斷健全檔案管理制度。健全檔案管理制度，是促進檔案工作規范化管理的關鍵。根據相關規定，醫院要在原有各項規章制度基礎上，進行認真地補充和修訂，進一步健全完善檔案保密、開發利用、閱文等制度，印發檔案管理實施細則，制訂檔案分類方案、歸檔范圍和保管期限表“三合一”制度等制度。形成文件下發到科室，傳達到全體員工，使檔案工作行之有據、有章可循。建立完善崗位責任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統計、應急預案為主要內容的檔案制度體系，從制度上保證檔案管理工作規范有序。同時，進一步科學規劃檔案工作流程，制定檢查制度，促使醫院各部門對檔案中大量的信息進行充分的采集、加工和整理，保證檔案的完整性和安全性，推動檔案工作高效開展。

3）努力提高管理人員素質。培訓是提高檔案管理水平的重要途徑。醫院要將檔案人員的培養納入部門人才培養計劃，積極參加國家、自治區和本地市的培訓班，全面提高檔案管理人員的素質。隨著醫院信息化建設的深入推進，檔案工作也由傳統型向高度信息化、技術化轉變，通過各類培訓、繼續教育、知識更新提高檔案管理人員的業務水平。同時，充分調動檔案管理人員的積極性、主動性、創造性，不斷探索檔案管理工作新思路，提高醫院檔案管理水平。基于“互聯網+”模式下的信息化時代背景，醫院的檔案管理工作也應逐步往信息化、網絡化的方向發展。因此，檔案管理人員只有不斷地學習豐富的專業知識，給大腦“充電”，開拓視野，優化知識結構，提高綜合素質，才能做好新時期檔案管理工作。

4）不斷加大醫院投入力度。實現檔案管理的現代化是做好檔案管理工作的保障。醫院要改善檔案管理條件。加強資金投入，引進現代化的技術和設備是實現檔案現代化管理必須的條件。一方面要提高檔案保護設備和技術現代化的配備，如檔案庫房的去濕、空調設備，高效滅蟲、滅火設備，使檔案室達到防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防蟲、防鼠的“八防”標準;另一方面要引進計算機管理，用計算機儲存整個醫院的各種業務、行政上的檔案，方便使用者及時查閱，既節省時間也節省人力、物力和財力，提高工作效率，同時利用計算機管理可以減少檔案的有效空間，保存信息方便簡單，也增加了其保密程度。

5）重視發揮檔案的使用效益。檔案管理的最終目的就是提供利用，要使醫院檔案為行政管理和臨床工作服務。檔案室將積極開展多種編研活動，對信息進行深層次開發和加工，編寫各種專題匯編，以滿足醫療、教學和科研工作的需求，從而提高檔案的利用率，充分發揮其社會效益，促進醫院的全方面現代化建設[3]。要建立院史陳列室，把歷史精彩呈現，進行正能量傳遞，把醫院創先爭優、領軍人物充分展示，要讓檔案鮮活起來，不斷拓展思路創新工作，通過信息化手段提升檔案管理水平。

“十三五”是我國全面建成小康社會的決勝時期，也是醫院檔案事業發展的關鍵時期。我們要以建成檔案資源、安全、利用“三個體系”為目標，提高檔案安全保障能力和服務能力，努力實現醫院檔案事業的跨越式發展。

參考文獻

[1]何玉蘭.醫改條件下醫療檔案的管理建設研究[J].辦公室業務，2019（14）：146.

[2]謝晶.檔案管理工作如何適應新的醫療改革[J].黑龍江史志，2015（09）：192.

[3]江志華.醫療檔案管理中檔案管理模式改革的應用[J].科技展望，2016，26（13）：244.