水利科技檔案現(xiàn)代化管理策略探究

馮瑜

摘 要：水利科技檔案是水利工程建設(shè)的重要資料內(nèi)容，能夠有效反映水利工程建設(shè)過程中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)、信息、出現(xiàn)的問題以及有效的解決措施等內(nèi)容，對于優(yōu)化水利工程的建設(shè)、管理與發(fā)展具有重要的借鑒意義。本文將圍繞著水利科技檔案現(xiàn)代化管理的有效策略進(jìn)行簡要的分析與討論。

關(guān)鍵詞：水利科技檔案;現(xiàn)代化管理;策略探究

水利科技檔案是對水利工程建設(shè)與管理過程中形成的科技成果的真實(shí)記錄，在水利工程的工程設(shè)計(jì)、科學(xué)研究、水利勘查與測量以及水利科學(xué)技術(shù)有效改進(jìn)等方面發(fā)揮著重要的作用。因此，需要結(jié)合當(dāng)下社會發(fā)展趨勢，利用先進(jìn)的信息技術(shù)與管理方法優(yōu)化水利科技檔案的管理效果，更好地為水利工程持續(xù)快速發(fā)展服務(wù)。

1 轉(zhuǎn)變理念，增強(qiáng)水利科技檔案管理工作的協(xié)同性

傳統(tǒng)的水利科技檔案的管理工作大多采用的是被動式管理，科技檔案管理人員缺乏工作主動性，只是負(fù)責(zé)等專業(yè)部門遞送檔案后，對其進(jìn)行整理和保存等管理。在現(xiàn)代化的發(fā)展過程中，該傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足水利工程項(xiàng)目建設(shè)的需要，簡單的檔案整理、保存等管理工作不再是事后的輔助性工作內(nèi)容，而是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)，對水利工程建設(shè)與發(fā)展的前、中、后期都能發(fā)揮出實(shí)效作用的重要內(nèi)容。因此，需要水利科技檔案管理人員充分重視工作性質(zhì)與內(nèi)容，轉(zhuǎn)變工作理念與方式，積極主動參與檔案的資料的收集、整理與使用等管理過程。

例如，水利科技檔案的管理人員需要進(jìn)一步了解水利工程的建設(shè)與安全生產(chǎn)等各方面情況，明確不同責(zé)任主體的具體職責(zé)，能夠把水利科技檔案的具體管理要求及內(nèi)容進(jìn)行有效傳達(dá)，使水利工程各個不同的參建主體和有關(guān)的生產(chǎn)技術(shù)等人員充分重視樹立科技檔案的管理工作，有效增強(qiáng)水利科技檔案管理工作的協(xié)同性。另外，水利科技檔案的管理人員需要針對水利工程的施工建設(shè)與項(xiàng)目改造等過程進(jìn)行實(shí)施的監(jiān)控和追蹤管理，針對各個參建主體所整理的相關(guān)檔案資料等及時開展監(jiān)督與檢查，如在水利工程建設(shè)階段，針對科技檔案的立卷等具體工作及案卷的質(zhì)量進(jìn)行實(shí)時檢查，尤其是案卷資料在整理過程中容易出現(xiàn)疏漏或錯誤的地方，可以開展重點(diǎn)檢查并及時給與專業(yè)指導(dǎo)。在水利工程建設(shè)進(jìn)入竣工階段，水利科技檔案管理人員可以及時做好案卷的統(tǒng)一與整理，針對處于未保存或者未歸檔的科技檔案，可以采取追蹤管理的方式，切實(shí)保障水利科技檔案的完整性。除此之外，可以針對水利科技檔案中的竣工圖、文件以及圖紙等檔案的質(zhì)量與規(guī)范程度進(jìn)行檢查與指導(dǎo)，針對檔案資料不完整或者流失的情況，及時進(jìn)行實(shí)時追蹤處理等，為檔案應(yīng)用的準(zhǔn)確性與有效性打下良好的基礎(chǔ)。

2 軟硬兼施，強(qiáng)化水利科技檔案管理工作的基礎(chǔ)性

水利科技檔案涉及圖紙、文件等多種形式的信息資料，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，紙質(zhì)版的檔案管理方式已經(jīng)嚴(yán)重制約了檔案使用效果的發(fā)揮。因此，水利科技檔案現(xiàn)代化管理需要充分采用數(shù)字化的管理方式，做好檔案管理設(shè)備的更新?lián)Q代，以及檔案管理信息技術(shù)的優(yōu)化升級，強(qiáng)化水利科技檔案管理工作的基礎(chǔ)性，有效提升檔案管理工作的效率和服務(wù)的效果，更加安全、便捷地實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的共建與共享。

例如，可以建立健全水利科技檔案管理工作的基礎(chǔ)性建設(shè)，將水利科技檔案的管理室設(shè)立為獨(dú)立的安全的空間位置，并且按照檔案管理?xiàng)l例做好防盜、防火以及防高溫等八項(xiàng)防護(hù)要求。為水利科技檔案管理室配備相應(yīng)的溫濕度計(jì)、空調(diào)、檔案專用柜等檔案管理基本設(shè)施，以及符合保密級別要求的，獨(dú)立使用的檔案管理保密計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀等信息化管理設(shè)備。在做好科技檔案管理物質(zhì)基礎(chǔ)建設(shè)的前提下，制定并完善水利科技檔案的管理制度，結(jié)合本企業(yè)檔案管理實(shí)際情況，明確科技檔案管理制度與條例的具體內(nèi)容，并做好相應(yīng)的宣傳工作以及科技檔案管理的崗位職責(zé)劃分。除此之外，可以基于先進(jìn)的信息技術(shù)，將水利科技檔案中的技術(shù)圖紙、竣工圖以及相關(guān)文字、文件材料等進(jìn)行重新的繪制、掃描等處理，使其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，建立水利科技檔案的數(shù)據(jù)庫。利用飛揚(yáng)等科技檔案管理平臺對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效處理，使其與OA系統(tǒng)相互結(jié)合，共同完成科技檔案信息的接受、發(fā)文、邏輯歸檔等工作，有效提升科技檔案現(xiàn)代化管理效率。

3 以人為本，提升水利科技檔案管理人員的綜合素質(zhì)

為了有效提升水利科技檔案現(xiàn)代化管理水平，需要做好水利科技檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，通過開展專題教育與專項(xiàng)培訓(xùn)等，有效激發(fā)水利科技檔案管理人員的工作積極性，切實(shí)提升其綜合素質(zhì)和檔案管理的專業(yè)化水平，更好地適應(yīng)現(xiàn)代水利企業(yè)發(fā)展的新需求。

例如，針對水利科技檔案的管理人員，可以定期開展科技檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使其扎實(shí)掌握水利科技檔案管理基礎(chǔ)知識，同時增加對水利工程建設(shè)、水工建筑等專業(yè)知識與相關(guān)工作流程、崗位職責(zé)等內(nèi)容的了解，為明確水利科技檔案的使用范圍，保障科技檔案內(nèi)容的質(zhì)量等奠定基礎(chǔ)，有效提升水利科技檔案現(xiàn)代化管理的安全性與專業(yè)性，更好地滿足企業(yè)發(fā)展的新要求。針對水利單位的行政人員或者技術(shù)人員，可以開展科技檔案知識的普及性教育，使其增加科技檔案與自身崗位工作的相關(guān)性認(rèn)識，明確自身工作對科技檔案的使用需求，清楚掌握科技檔案的整理與使用等規(guī)范流程。除此之外，針對水利工程參建單位的檔案整理人員，可以及時針對科技檔案的編制工作給予指導(dǎo)，有效提升其水利科技檔案整理的業(yè)務(wù)水平，切實(shí)保證紙質(zhì)與數(shù)字化科技檔案的規(guī)范性與完整性。

4 總結(jié)

檔案管理工作是各項(xiàng)事業(yè)有序發(fā)展的重要支撐力量。優(yōu)化水利工程科技檔案的現(xiàn)代化管理，需要從管理理念上充分加強(qiáng)對科技檔案管理工作的重視程度，采用信息化技術(shù)與先進(jìn)的管理設(shè)備相結(jié)合，做好水利科技檔案管理的基礎(chǔ)建設(shè)，同時加強(qiáng)對水利工程科技檔案管理人員的管理，有效提升人員素質(zhì)水平和專業(yè)化管理能力，為水利工程發(fā)展提供更好的服務(wù)，顯著提升企業(yè)競爭力。

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