如何提高事業(yè)單位檔案管理水平

毛羽

摘 要：新時期，如何提高事業(yè)單位檔案管理水平需要結(jié)合工作實際進行實踐研究，本文通過進一步分析，分析了事業(yè)單位檔案管理的原則及創(chuàng)新意義，總結(jié)了具體的管理方式，希望結(jié)合有效闡述，能夠不斷提高事業(yè)單位檔案管理效率，從而進一步為事業(yè)單位日后發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;分析

隨著經(jīng)濟時代發(fā)展，在事業(yè)單位檔案管理工作開展過程中，更應(yīng)該順應(yīng)時代潮流，積極進行有效的管理創(chuàng)新，以此才能進一步提高檔案管理價值。通過實踐探索，本文從多方面進行了具體研究，提出了提高檔案管理質(zhì)量的具體途徑，旨在通過實踐研究能夠有效的提高事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量，具體分析如下。

1 事業(yè)單位檔案管理的原則及創(chuàng)新意義

檔案作為國家機構(gòu)的重要組成部分，也是事業(yè)單位的信息匯聚處，有很多的管理方式和方法，也有一定的要求和規(guī)范。首先，要具有實用性的規(guī)范方法，也要有應(yīng)對復(fù)雜情況的特殊方法。其次，當(dāng)事業(yè)單位檔案管理出現(xiàn)問題時，相關(guān)人員要具有責(zé)任心，要具有公平自律性，認真履行職責(zé)和相關(guān)權(quán)責(zé)，要制定科學(xué)、合理、規(guī)范的管理制度。最后，要堅持動靜一體化的方式，使事業(yè)單位的檔案管理與世界接軌，與時俱進，實現(xiàn)科學(xué)平穩(wěn)發(fā)展。現(xiàn)如今，改革創(chuàng)新已經(jīng)成為發(fā)展大趨勢，這對于事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新具有全方位的發(fā)展意義。應(yīng)強化檔案管理方法，提升工作人員能力，對其加強創(chuàng)新教育和培訓(xùn)，從而提升檔案管理效率。現(xiàn)代化信息技術(shù)的普及對檔案管理工作的數(shù)據(jù)優(yōu)化和系統(tǒng)優(yōu)化具有重要影響，可大大提高數(shù)據(jù)的科學(xué)性、準確性。我們應(yīng)解決事業(yè)單位檔案管理中的問題，不斷優(yōu)化完善管理系統(tǒng)，查缺補漏。

2 提高事業(yè)單位檔案管理水平的途徑

2.1 樹立新理念，構(gòu)建科學(xué)體系

促使檔案管理工作達到理想水平的前提之一便是科學(xué)、嚴明的工作制度。良好的制度管理模式能夠有效促進檔案管理工作向現(xiàn)代化和科技化水平發(fā)展。事業(yè)單位的管理層應(yīng)充分重視科學(xué)實施檔案的管理工作，并將其正式納入單位的工作目標中。管理層中應(yīng)至少有一位領(lǐng)導(dǎo)專職全面負責(zé)檔案的管理工作，同時設(shè)置專門的管理科室和負責(zé)人員，直屬于該領(lǐng)導(dǎo)管轄，及時解決資料管理過程中發(fā)生的一系列問題，并對所有涉及檔案管理方面的工作負責(zé)。此外，單位應(yīng)搭建具有現(xiàn)代化信息水平的管理網(wǎng)絡(luò)，以信息科技手段參與單位內(nèi)部的檔案整理、查閱和歸檔等工作，并明確規(guī)定檔案管理的所有環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容和對應(yīng)的責(zé)任，由專門人員負責(zé)不同的工作內(nèi)容，同時以此作為考核點。管理制度中還需明確規(guī)定應(yīng)納入檔案的資料范圍，并對檔案的接收、完善、檢索、鑒定及銷毀等各環(huán)節(jié)制定明確的要求，從而作為管理和使用檔案資料的標準依據(jù)。

2.2 建立健全的管理制度

要想有效的落實檔案管理工作，提高事業(yè)單位檔案管理水平，有關(guān)部門必須要建立健全的檔案管理制度，每個部門在管理的工作過程當(dāng)中都要明確自身的責(zé)任，有效的落實各項工作機制。在工作過程當(dāng)中，還要對檔案管理負責(zé)人加強監(jiān)督和監(jiān)管的力度，并對工作人員的實際工作情況進行考核和評估，對于表現(xiàn)積極的員工可以進行適當(dāng)?shù)莫剟睿鴮τ诒憩F(xiàn)比較差，沒有有效落實工作責(zé)任的員工可以進行適當(dāng)?shù)膽土P。此外，不僅要建立健全的管理機制，還要加強不同部門之間協(xié)調(diào)和配合的力度，建立完整的工作體系，明確責(zé)任負責(zé)人。在對檔案進行管理的過程當(dāng)中還可以結(jié)合單位以及工作人員的實際情況建立專門的管理隊伍和管理體系，對檔案管理人員進行有效的管理，如此一來也能有效的提高事業(yè)單位檔案管理的水平。

2.3 引進現(xiàn)代管理方式

隨著科技的不斷創(chuàng)新，在資料管理工作領(lǐng)域應(yīng)用的技術(shù)水平也需不斷提升，從而提高檔案管理工作效能，滿足各類信息查閱與檢索需求。當(dāng)前，事業(yè)單位對檔案的管理普遍形成了較高的重視，并積極研究新型的管理方式，優(yōu)化自身的管理效果。參與檔案管理的信息化手段之一便是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。若想全面轉(zhuǎn)變檔案管理的思路和方式，首先需將人工整理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾砟Ｊ健Ｖ鲃舆\用計算機、復(fù)印、投影等設(shè)備參與資料管理工作，能夠進一步提升資料管理的質(zhì)量和效率，增強信息的準確性，擴大信息存儲的規(guī)模，體現(xiàn)出信息科技的優(yōu)勢作用。此外還可針對檔案存儲的領(lǐng)域和類別等提供更有針對性的咨詢服務(wù)，并加大檔案管理的宣傳力度，讓更多人了解檔案管理的工作內(nèi)容和重要意義，提升信息服務(wù)質(zhì)量，倡導(dǎo)各層級的人員主動借助檔案資料滿足自身的信息需求，從而實現(xiàn)檔案管理的最大效用。

2.4 提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

提升檔案管理工作成效首先需加強人員素質(zhì)的管理和提升。只有從業(yè)人員具備相應(yīng)的職業(yè)能力，才有可能為檔案管理工作增添新的生機，促進管理工作實現(xiàn)長遠的發(fā)展和提升。第一，要不斷為檔案管理人員提供再學(xué)習(xí)和進步的途徑，以行業(yè)先進的管理技術(shù)和理念作為培訓(xùn)的主要內(nèi)容，促使從業(yè)者能夠有更多的時間和機會接觸前沿管理技術(shù)，從而不斷提升自身的職業(yè)技能，適應(yīng)新的管理體制要求。第二，要同時優(yōu)化專職與兼職人員的人才隊伍。一方面對于專業(yè)從事檔案管理的工作人員，單位應(yīng)將核心的管理任務(wù)交付給他們。由于此部分人群的崗位和職業(yè)技能較為穩(wěn)定，因此可保證資料管理工作能夠有序推進，并能實現(xiàn)較為理想的工作效果。此外還需全面調(diào)動更多的優(yōu)質(zhì)人才參與到檔案管理工作中，全面利用各類資源提升單位的檔案管理工作成效。

2.5 強化專業(yè)技能和內(nèi)部設(shè)施建設(shè)

隨著檔案管理信息化與傳統(tǒng)管理方式的不斷融合，對人事檔案管理的硬件設(shè)施也提出了新要求。事業(yè)單位需要對檔案管理室進行優(yōu)化建設(shè)，有適應(yīng)工作需要的檔案專用庫房辦公室和閱覽室，保證檔案管理室的干凈、整潔，有符合標準的檔案裝具和必要的設(shè)備，做好防火防盜工作。給水、排水以及雨水管不應(yīng)該從檔案室穿越，檔案室內(nèi)不能設(shè)置消防栓。檔案室應(yīng)避免日光的直射，使用人工照明時需要選擇防爆燈，避免長時間用電發(fā)生火災(zāi)。同時，還需要保證檔案室內(nèi)的溫度、濕度以及通風(fēng)。檔案庫房的溫度應(yīng)該控制在14℃-24℃，濕度在45%-60%，并安裝濕度測量儀器，隨時掌握濕度變化，并進行調(diào)節(jié)。事業(yè)單位在加強檔案信息化建設(shè)的同時，還要重視對紙質(zhì)檔案的保管。建設(shè)專門保存紙質(zhì)檔案的庫房，并配備高質(zhì)量的檔案儲存柜，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。檔案管理員需每天對庫房進行巡視檢查，及時察覺庫房中的安全隱患，并將這些隱患消除掉。

3 結(jié)束語

在我國社會的發(fā)展當(dāng)中，事業(yè)單位中的檔案管理有著非常重要的作用。為了提高檔案管理效率，要有效的加強經(jīng)費的投入力度，推動檔案管理的現(xiàn)代化進程，并建立健全的管理制度，同時也要結(jié)合時代發(fā)展，積極創(chuàng)新檔案管理工作，從而才能不斷提高檔案管理水平，以推動事業(yè)單位檔案管理工作的開展。

參考文獻

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