基層事業單位檔案管理現代化的實現途徑淺析

摘 要：在基層的事業單位中，檔案管理是重要的基本工作內容，檔案的類型豐富，應用目的也存在著差異。因此，在以往的工作中，由于檔案管理的復雜性，導致檔案管理的工作進行具有一定的難度。信息化時代中，應用信息化的工具能夠實現對檔案管理工作的優化。基于此，本文結合目前基層事業單位中，檔案管理工作存在的一般性問題，對檔案管理的現代化途徑進行分析，旨在通過對檔案管理工作的技術優化，實現總體工作水平的提升。

關鍵詞：基層事業單位;檔案管理工作;現代化實現途徑

在信息化的時代中，各個行業中工作的方式都受到信息技術的影響，檔案管理工作具有一定的特殊性，檔案的管理是對于各種文檔的整理，在需要應用檔案的情況下，也要迅速的將檔案進行調出。信息化的時代中，檔案管理工作可以應用信息化的手段，實現工作的簡化。在工作的過程中，根據工作的需求，展開檔案管理的優化，使得信息技術與檔案管理工作之間結合的更為緊密。

1 目前基層事業單位檔案管理工作集中存在的問題

1.1 管理制度與現有的狀況不適應

事業單位作為一種較為特殊的單位，對于社會中各項事業的穩定一直發揮作用，事業單位的設立時間一般較早。在設立與建設階段中，各種規整制度的制定較為完善。因此，在現有的工作環境下，許多事業單位中仍舊按照以往的制度進行運行。檔案的管理制度，與現有工作狀況與工作技術之間出現了不適應的狀況。

1.2 事業單位對檔案管理工作的重視程度不足

事實上，通過各種檔案，能夠取得的信息極為豐富。然而，由于事業單位中的領導層，普遍對檔案管理工作重視的程度有所不足，導致在檔案的管理中，投入的資金力度不足，設備的更新緩慢現代化工作進行受到現實原因的阻滯。上級領導的管理中不重視，導致其他部門中對于檔案管理工作的配合程度也存在不足。

1.3 設備與信息系統的建設存在不足

在目前的情況下，各個事業單位中，應用與檔案管理的信息設備一般可以滿足工作的需求，在極為個別的情況下，由于受到不同因素的影響，也會存在一些單位中基礎的檔案管理信息設備不足。檔案管理工作，需要根據不同基層事業單位中的工作面向，進行資料的收集與整理，因此所需要的信息化系統也存在差異，從中整體的角度進行分析，信息化系統建設存在不足。

1.4 檔案管理工作中人才不足

由于檔案管理工作未能受到重視，導致在檔案管理工作人才引進中，事業單位對人才引進重視有限。甚至在一些單位中，出現了人員不足的情況。另外，在信息化的建設中，需要人才所具有的技術也是有所區別的，原有的技術結構，不能夠滿足現階段檔案管理工作現代化的需求。

2 基層事業單位檔案管理工作的現代化實現途徑

2.1 更新完善檔案的管理制度

在檔案管理制度的更新與完善過程中，要避免對前一階段中的各種制度完全改變，需要對其中仍舊可以使用的部分進行保留。例如，在檔案應用的過程中，需要遵循嚴格的手續進行檔案的調動，避免在應用過程中對檔案內容的準確性產生影響。完善與更新的檔案管理制度，主要是重視對信息化技術的應用。信息化技術能夠使得檔案管理的工作實現脫離紙質檔案的目標，這種目標的實現，需要不同階段的檔案管理工作有所配合，例如，在檔案的收錄階段中，就需要做好相應的信息化檔案整理的過程。在目前的情況下，完全脫離紙質檔案的條件仍舊不成熟，需要相互交叉應用，紙質檔案作為一般的保存性資料，在應用或者檔案借出的過程中，都需要更為重視電子檔案的應用。

2.2 提升對檔案管理工作的重視

應用信息技術進行檔案的管理工作，不僅能實現原有管理工作的目的，還能夠使得檔案的應用更為便利。在管理工作的過程中，檔案管理的人員，可以根據該單位中工作的具體狀況，對相應的資料進行整理。其中包括應用信息技術，對檔案整體狀況的各種數據等進行整理。這種整理的過程，能夠使得檔案管理的工作為單位中領導層的一些決策提供相關的參考。為此，最為事業單位的管理人員，要更為重視檔案的管理工作，在檔案管理的工作中，根據工作發展的需求，進行相關的資金審批，應用于其中的是設備更新、人員等。同時，要對各個部門中對檔案管理工作的配合程度進行優化，確保檔案管理工作基本程序的順利。

2.3 完善設備與信息化系統的建設

在設備的完善中，主要需要地方的事業單位管理者審批資金，進行設備的購置即可。選擇性能優良、穩定的設備，作為事業單位中信息化工作的展開基礎。一些單位中，需要管理的檔案內容較為復雜，數量較多，需要專門購置更為穩定的存儲設備。在信息化系統的建設中，可以根據事業單位中工作的面向，進行個性化的信息化檔案管理系統建設。如果工作的中檔案管理的需求較少，或者是應用現有的較為成熟的系統就可以滿足檔案管理的需求，可以選擇引進其他事業單位中應用較為成熟的檔案管理系統。這種形式的系統應用，可以借鑒的經驗較為豐富，同時應用的空間較廣，能夠在整體上節約檔案管理工作中資金的應用。

2.4 強化對人才的引進以及人才的培養

在人才的引進中，事業單位的檔案管理工作可以選擇具有信息技術相關專業背景的人才，作為檔案管理中需要應用的專業性人才。另外，在目前的各大高校中，也設置了檔案管理工作的相關課程，在接受教育的過程中，這些人才受到了較好的理論知識與檔案管理的工作技能訓練。因此，選擇具有專業檔案管理背景的人才，作為事業單位中的人才補充，也能夠對檔案管理工作的進步產生積極影響。對于原有的工作人員，其所具有的工作經驗是寶貴的。為了使得原有工作人員的信息化檔案管理技術有所提升，在工作的過程中，可以通過對這些人員進行集中的培訓，使得其專業的技能得到提升，能夠滿足于現階段的檔案管理工作。例如，在更新檔案管理信息化系統的過程中，對工作人員進行整體工作水平提升的培訓。

3 結束語

在基層事業單位中，檔案管理的工作具有重要的作用，檔案管理工作的現代化途徑實現策略，需要從現有的問題中進行分析，結合問題提出現代化的實現途徑。其中最為重要的是，重視信息技術與檔案管工作的結合。在管理方式、管理制度、設備應用與人才引進、人才培養上，給予更多的關注，改善現有的檔案管理工作問題，使得實現檔案工作更為方便與快捷，最大程度上提高檔案管理的效率，充分發揮檔案工作的應用價值，提升檔案管理工作的整體水平。

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作者簡介

孫雅媛（1972-），女，漢族，遼寧朝陽縣人，朝陽縣凌河保護區管理局，檔案館員。