高校文書檔案管理信息系統構建

戴月甜

摘 要：在高等學校的各種活動中，檔案能夠保存和記錄一些考察憑證依據。在通訊技術飛速發展的今天，隨著計算機網絡建設的發展，借助計算機信息化技術來管理高校文書檔案已經成為現實。眾所周知，在文書檔案是檔案中的非常重要的部分，通過文書檔案管理信息系統的構建，可以為高校的文書檔案業務提供幫助。本篇文章針對高校文書檔案管理現狀進行了簡要分析，并就構建高校文書檔案管理信息系統的思路進行了探究。

關鍵詞：高校;文書檔案;管理信息系統

在我國高校高等教育事業飛速發展的過程中，檔案的重要性是不言而喻的。如果檔案真實且完整，那么學校的行政管理就有了憑證作為參考，并且還可以進行一些宣傳教育素材的收集。另外，這對于高校權益的維護也能夠提供法律依據。文書檔案在檔案中非常重要，通過文書檔案，我們可以閱讀到一些文件材料轉化而來的文字。一些與高校相關的條例和規定等文件材料也被囊括其中。甚至還包括一些關于高校職能活動的總結和人事任免文件在內。

在通訊技術飛速發展的今天，紙質檔案逐漸被電子檔案所替代。加上現在的計算機系統能夠為高校檔案信息化管理提供強大的技術支持。但是，從目前的多數高校的文書檔案管理情況來看，存在著傳統檔案管理方式占據主要地位的情況，檔案整理存在一些不規范的地方，檢索比較模糊而且效率不高，傳統的紙質檔案也不利于長期保存，這樣使得檔案管理的人力成本提高。筆者在本文中針對高校檔案信息管理系統構建進行了研究，這對于檔案管理的信息化建設具有較大的現實意義。

1 高校文書檔案管理現狀分析

至2020年初，我國有多所高校在檔案建設方面投入了不少的人力、物力、財力，很多高校建立了檔案館，并且針對檔案管理進行了一些必要的培訓。對于檔案管理，有不少高校開發了一些檔案管理信息系統。但是，通過對這些系統進行分析，發現其存在不少缺陷，比如僅僅是在主頁設置了關于檔案相關的模塊，其功能以簡單功能為主。又比如，主要是信息發布和資料下載和論壇交流等等。對于多數文書檔案管理工作，無法實現信息化處理。因為使用手工管理較多，檔案的借閱和管理、檔案收集和信息利用等無法實現自動化，不能確保信息的實效性，其可靠性也不強。另外，對于檔案的管理工作而言，因為其相對比較復雜，但是從事檔案管理的人員數量較少，所以有一些高校檔案管理工作沒有得到檔案管理信息系統的支持，校園的數字化進程無法進一步推進。

2 高校文書檔案管理信息系統構建思路

對于文書檔案信息化系統，其組成部分主要包括兩個部分，一個是軟件系統，另一個就是硬件系統。其中，前者主要的構成部分是操作系統和辦公軟件以及文書檔案的應用系統。其中，文書檔案信息化應用系統比較復雜，不僅包括了一些執行程序，還包括數據庫和一些功能程序和文檔模板。而硬件系統是我們比較熟悉的系統，比如電腦、打復印機和數碼相機等等。如圖1所示，為高校文書檔案管理信息系統構架圖。

除此之外，還需要保證系統的打印功能和預覽功能的運行。對于需要打印的文書，系統管理員可以根據需要進行內容和格式上的修改，甚至可以修改字體和排版，這樣能夠方便套打。其實，要實現這個功能，并不難，我們可以通過編碼及設計來實現。另外，可以通過將一些辦公軟件的功能組件插入檔案管理信息系統，使文書檔案具備更為強大的功能。對于文書檔案而言，因為其所蘊含的信息根據不同的內容，有不同的保密等級。甚至對于一些文書檔案，因為保密級別很高，還與國家的安全和社會的穩定性息息相關。鑒于此，對于文書檔案，一定要做好加密工作，針對某些文書檔案，做好用戶的授權管理工作。除此之外，對于高校文書檔案管理信息系統，需要根據國家政府部門的相關檔案管理法律法規來進行設計和研發，這樣才能使高校文書檔案管理符合國家的一些相關標準和要求。

3 高校文書檔案管理信息系統構建前景分析

高校文書檔案管理信息系統在構建之后，就可以為檔案管理人員提供極大的便利。不僅能夠實現檔案信息的輸入和修改功能，還可以實現交換和歸檔等功能。這些功能，能夠為文書檔案管理信息化的優化所服務。所以，這對于高校文書檔案信息化管理的效率的提升是不言而喻的。高校文書檔案信息管理系統的研發、設計和應用，能夠解決傳統文書檔案管理效率低的問題，使文書檔案管理工作效率得到提升。另外，這也是進一步促進辦公自動化的基礎。通過高校文書檔案信息管理系統，各項文書檔案管理工作的效率得到提升，這是因為其能夠規避紙張、磁帶、磁盤的弊端，能夠發揮網絡化、信息化管理的優勢。在科學技術飛速發展的今天，我堅信，高校文書檔案管理信息系統必定獲得越來越好的發展前景。

4 小結

對于新時代，檔案管理信息化是一大趨勢，在信息技術飛速發展的今天，網絡技術和計算機技術也快速發展，檔案管理的信息化建設在逐步發展。對于高校的文書檔案管理工作而言，也必須跟上信息化管理發展的步伐。在高校文書檔案管理的過程中，建立信息管理系統，為實現文書檔案信息的社會化所服務。

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