高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建

戴月甜

摘 要：在高等學(xué)校的各種活動(dòng)中，檔案能夠保存和記錄一些考察憑證依據(jù)。在通訊技術(shù)飛速發(fā)展的今天，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的發(fā)展，借助計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)來(lái)管理高校文書(shū)檔案已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)。眾所周知，在文書(shū)檔案是檔案中的非常重要的部分，通過(guò)文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建，可以為高校的文書(shū)檔案業(yè)務(wù)提供幫助。本篇文章針對(duì)高校文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行了簡(jiǎn)要分析，并就構(gòu)建高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)的思路進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞：高校;文書(shū)檔案;管理信息系統(tǒng)

在我國(guó)高校高等教育事業(yè)飛速發(fā)展的過(guò)程中，檔案的重要性是不言而喻的。如果檔案真實(shí)且完整，那么學(xué)校的行政管理就有了憑證作為參考，并且還可以進(jìn)行一些宣傳教育素材的收集。另外，這對(duì)于高校權(quán)益的維護(hù)也能夠提供法律依據(jù)。文書(shū)檔案在檔案中非常重要，通過(guò)文書(shū)檔案，我們可以閱讀到一些文件材料轉(zhuǎn)化而來(lái)的文字。一些與高校相關(guān)的條例和規(guī)定等文件材料也被囊括其中。甚至還包括一些關(guān)于高校職能活動(dòng)的總結(jié)和人事任免文件在內(nèi)。

在通訊技術(shù)飛速發(fā)展的今天，紙質(zhì)檔案逐漸被電子檔案所替代。加上現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能夠?yàn)楦咝n案信息化管理提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。但是，從目前的多數(shù)高校的文書(shū)檔案管理情況來(lái)看，存在著傳統(tǒng)檔案管理方式占據(jù)主要地位的情況，檔案整理存在一些不規(guī)范的地方，檢索比較模糊而且效率不高，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案也不利于長(zhǎng)期保存，這樣使得檔案管理的人力成本提高。筆者在本文中針對(duì)高校檔案信息管理系統(tǒng)構(gòu)建進(jìn)行了研究，這對(duì)于檔案管理的信息化建設(shè)具有較大的現(xiàn)實(shí)意義。

1 高校文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀分析

至2020年初，我國(guó)有多所高校在檔案建設(shè)方面投入了不少的人力、物力、財(cái)力，很多高校建立了檔案館，并且針對(duì)檔案管理進(jìn)行了一些必要的培訓(xùn)。對(duì)于檔案管理，有不少高校開(kāi)發(fā)了一些檔案管理信息系統(tǒng)。但是，通過(guò)對(duì)這些系統(tǒng)進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)其存在不少缺陷，比如僅僅是在主頁(yè)設(shè)置了關(guān)于檔案相關(guān)的模塊，其功能以簡(jiǎn)單功能為主。又比如，主要是信息發(fā)布和資料下載和論壇交流等等。對(duì)于多數(shù)文書(shū)檔案管理工作，無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息化處理。因?yàn)槭褂檬止す芾磔^多，檔案的借閱和管理、檔案收集和信息利用等無(wú)法實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化，不能確保信息的實(shí)效性，其可靠性也不強(qiáng)。另外，對(duì)于檔案的管理工作而言，因?yàn)槠湎鄬?duì)比較復(fù)雜，但是從事檔案管理的人員數(shù)量較少，所以有一些高校檔案管理工作沒(méi)有得到檔案管理信息系統(tǒng)的支持，校園的數(shù)字化進(jìn)程無(wú)法進(jìn)一步推進(jìn)。

2 高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建思路

對(duì)于文書(shū)檔案信息化系統(tǒng)，其組成部分主要包括兩個(gè)部分，一個(gè)是軟件系統(tǒng)，另一個(gè)就是硬件系統(tǒng)。其中，前者主要的構(gòu)成部分是操作系統(tǒng)和辦公軟件以及文書(shū)檔案的應(yīng)用系統(tǒng)。其中，文書(shū)檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)比較復(fù)雜，不僅包括了一些執(zhí)行程序，還包括數(shù)據(jù)庫(kù)和一些功能程序和文檔模板。而硬件系統(tǒng)是我們比較熟悉的系統(tǒng)，比如電腦、打復(fù)印機(jī)和數(shù)碼相機(jī)等等。如圖1所示，為高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)架圖。

除此之外，還需要保證系統(tǒng)的打印功能和預(yù)覽功能的運(yùn)行。對(duì)于需要打印的文書(shū)，系統(tǒng)管理員可以根據(jù)需要進(jìn)行內(nèi)容和格式上的修改，甚至可以修改字體和排版，這樣能夠方便套打。其實(shí)，要實(shí)現(xiàn)這個(gè)功能，并不難，我們可以通過(guò)編碼及設(shè)計(jì)來(lái)實(shí)現(xiàn)。另外，可以通過(guò)將一些辦公軟件的功能組件插入檔案管理信息系統(tǒng)，使文書(shū)檔案具備更為強(qiáng)大的功能。對(duì)于文書(shū)檔案而言，因?yàn)槠渌N(yùn)含的信息根據(jù)不同的內(nèi)容，有不同的保密等級(jí)。甚至對(duì)于一些文書(shū)檔案，因?yàn)楸Ｃ芗?jí)別很高，還與國(guó)家的安全和社會(huì)的穩(wěn)定性息息相關(guān)。鑒于此，對(duì)于文書(shū)檔案，一定要做好加密工作，針對(duì)某些文書(shū)檔案，做好用戶的授權(quán)管理工作。除此之外，對(duì)于高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)，需要根據(jù)國(guó)家政府部門(mén)的相關(guān)檔案管理法律法規(guī)來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和研發(fā)，這樣才能使高校文書(shū)檔案管理符合國(guó)家的一些相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

3 高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建前景分析

高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)在構(gòu)建之后，就可以為檔案管理人員提供極大的便利。不僅能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的輸入和修改功能，還可以實(shí)現(xiàn)交換和歸檔等功能。這些功能，能夠?yàn)槲臅?shū)檔案管理信息化的優(yōu)化所服務(wù)。所以，這對(duì)于高校文書(shū)檔案信息化管理的效率的提升是不言而喻的。高校文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)的研發(fā)、設(shè)計(jì)和應(yīng)用，能夠解決傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理效率低的問(wèn)題，使文書(shū)檔案管理工作效率得到提升。另外，這也是進(jìn)一步促進(jìn)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)。通過(guò)高校文書(shū)檔案信息管理系統(tǒng)，各項(xiàng)文書(shū)檔案管理工作的效率得到提升，這是因?yàn)槠淠軌蛞?guī)避紙張、磁帶、磁盤(pán)的弊端，能夠發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)化、信息化管理的優(yōu)勢(shì)。在科學(xué)技術(shù)飛速發(fā)展的今天，我堅(jiān)信，高校文書(shū)檔案管理信息系統(tǒng)必定獲得越來(lái)越好的發(fā)展前景。

4 小結(jié)

對(duì)于新時(shí)代，檔案管理信息化是一大趨勢(shì)，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)也快速發(fā)展，檔案管理的信息化建設(shè)在逐步發(fā)展。對(duì)于高校的文書(shū)檔案管理工作而言，也必須跟上信息化管理發(fā)展的步伐。在高校文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，建立信息管理系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息的社會(huì)化所服務(wù)。

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