事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的思考探析

郭佩君

摘 要：文件整理與檔案歸檔是事業(yè)單位檔案管理的重要內(nèi)容，檔案歸檔工作是針對(duì)現(xiàn)有資料與文件進(jìn)行整理存儲(chǔ)。檔案歸檔工作質(zhì)量會(huì)對(duì)事業(yè)單位管理工作造成直接影響。此次研究主要是探討分析事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)人員起到參考性?xún)r(jià)值。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案歸檔;文件整理

檔案是經(jīng)過(guò)歸檔處理后的材料文件，檔案管理人員需要分類(lèi)整理和歸檔資料文件。事業(yè)單位檔案管理工作中，為了提升檔案管理效率與質(zhì)量，在具體管理工作中，必須應(yīng)用科學(xué)的整理方式分析和存儲(chǔ)具備價(jià)值的檔案，審批和剔除無(wú)用檔案并進(jìn)行銷(xiāo)毀。事業(yè)單位檔案歸檔文件整理過(guò)程中，在收到文件資料后，需要通過(guò)類(lèi)型或日期方式整理和歸納現(xiàn)有文件，以此形成整體化文件資料。將資料文件收納到檔案室后，需要采用科學(xué)方法整理資料立卷歸案并編號(hào)上架。為了確保檔案歸檔工作質(zhì)量，首先應(yīng)當(dāng)整理文件資料。檔案管理人員所采用的文件整理方法，會(huì)對(duì)檔案文件管理工作質(zhì)量造成直接影響。采用合理有效的整理方法，可以確保散亂文件的秩序化與條例化管理，凸顯出文件的重要內(nèi)容。

1 事業(yè)單位檔案歸檔與文件整理原則

1.1 遵循檔案整理規(guī)劃

事業(yè)單位在整理檔案歸檔文件時(shí)，必須嚴(yán)格遵循整理規(guī)劃，按照文件形成規(guī)律開(kāi)展管理工作。事業(yè)單位在整理文件時(shí)，可以按照相關(guān)整理規(guī)則開(kāi)展工作。在歸檔文件整理規(guī)則中，涉及檔案歸檔與文件整理方法，可以根據(jù)檔案紙張編目整理、同一事件檔案材料進(jìn)行統(tǒng)一排列，避免對(duì)原有文件材料的排列順序造成影響。采用此種規(guī)則方式，可以為檔案歸檔與文件整理提供指導(dǎo)性方法，全面提升檔案工作效率。其次，檔案資料是事業(yè)單位開(kāi)展會(huì)議活動(dòng)與學(xué)習(xí)活動(dòng)所產(chǎn)生的依據(jù)，所以檔案數(shù)據(jù)可以反映單位的發(fā)展歷程。管理人員在整理文件時(shí)，必須考慮到文件材料的特點(diǎn)與規(guī)律。在開(kāi)展檔案歸檔與文件處理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)保證整體活動(dòng)的完整性。例如文件整理必須確保會(huì)議或活動(dòng)的完整性。在整理文件內(nèi)容時(shí)，不能分割正文、附件與批復(fù)，確保文件資料的內(nèi)在關(guān)聯(lián)性。同時(shí)在整理文件時(shí)，還應(yīng)當(dāng)確保決策與會(huì)議文件的初稿、討論稿的完整性，并按照發(fā)生過(guò)程進(jìn)行排列。

1.2 檔案存儲(chǔ)整理的基礎(chǔ)原則

事業(yè)單位檔案文件資料，包括活動(dòng)產(chǎn)生的文件、上級(jí)部門(mén)下發(fā)的文件、單位出具的批示和批復(fù)文件、編印的刊物樣本與稿樣。不同文件資料均具有關(guān)聯(lián)性，可以展示出事業(yè)單位的發(fā)展面貌。所以在開(kāi)展檔案歸檔與文件整理工作時(shí)，必須確保不同文件的相互聯(lián)系，全面反映出文件資料的內(nèi)容形式。在檔案歸檔與文件整理工作中，避免拆分案卷進(jìn)行整理。可以通過(guò)歷史整理檢索成果等方式存儲(chǔ)卷案，確保檔案內(nèi)容的完整性。如果文件資料出現(xiàn)錯(cuò)誤內(nèi)容時(shí)，必須及時(shí)糾正。

1.3 堅(jiān)持保管與利用原則

事業(yè)單位在開(kāi)展檔案歸檔與文件整理工作時(shí)，不僅要確保文件資料的完整性和有序性，還必須遵循保管與利用原則，以此提升檔案管理的安全性。深入研究和存儲(chǔ)具備價(jià)值的文件資料，及時(shí)剔除和銷(xiāo)毀無(wú)用資料。在存儲(chǔ)與利用過(guò)程中，還可以應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，科學(xué)化管理文件檔案。例如通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索文檔資料，可以及時(shí)了解不同資料的檔案信息，保證檔案文件的聯(lián)系性。

2 事業(yè)單位檔案歸檔與文件整理現(xiàn)狀

由于事業(yè)單位檔案重要性高，必須建立高效的管理系統(tǒng)，投入大量資金購(gòu)入設(shè)備、然而大部分領(lǐng)導(dǎo)人員只關(guān)注業(yè)務(wù)發(fā)展，從而導(dǎo)致檔案管理不足問(wèn)題嚴(yán)重。現(xiàn)有管理人員不能滿(mǎn)足崗位要求。此外，事業(yè)單位人員缺乏檔案管理意識(shí)，在引進(jìn)人才時(shí)不注重篩選專(zhuān)業(yè)管理人才，從而加大檔案管理難度。盡管部分事業(yè)單位可以認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，并且采用信息化管理方式。但是電子檔案存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，極易受到電子設(shè)備更新以及技術(shù)升級(jí)影響，從而損壞信息數(shù)據(jù)。

3 事業(yè)單位檔案歸檔與文件整理方法

3.1 檔案歸檔方法

第一，檔案分類(lèi)。事業(yè)單位在開(kāi)展檔案歸檔工作時(shí)，必須注重分類(lèi)檔案實(shí)體。管理人員可以按照檔案信息的形成時(shí)間、內(nèi)容與形式，劃分檔案信息的層次，建立相應(yīng)的類(lèi)別體系。采用分類(lèi)管理方法可以確保檔案資料的分層式管理，注重管理文件資料的存儲(chǔ)與排序。針對(duì)檔案實(shí)體分類(lèi)，則包括以下內(nèi)容：第一類(lèi)，國(guó)家級(jí)檔案分類(lèi)方式。主要是針對(duì)檔案資料的歷史屬性、級(jí)別屬性、地區(qū)屬性和專(zhuān)業(yè)屬性進(jìn)行分類(lèi)。通過(guò)此種方法可以確保國(guó)家級(jí)檔案資料的合理分布。第二類(lèi)，針對(duì)檔案室內(nèi)部檔案進(jìn)行全宗區(qū)分。第三類(lèi)，根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)全宗內(nèi)的檔案來(lái)源內(nèi)容和時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)，建立檔案卷整理體系。第二，檔案整理。按照有序化和具體化的整理方法，高效存儲(chǔ)整理檔案，便于后期調(diào)閱和查詢(xún)。在檔案整理工作中，必須密切關(guān)聯(lián)文書(shū)處理工作，注重檔案查漏補(bǔ)缺，以此確保檔案內(nèi)容的完整性。例如，整理時(shí)出現(xiàn)請(qǐng)示文件，就必須具備批復(fù)文件。確保重要文件的征求稿、討論修改稿、定稿的完整性。第三，檔案編目。完成案卷文件整理后，必須對(duì)案卷封面編目。該項(xiàng)工作主要是針對(duì)歸檔文件的文件號(hào)、題目、責(zé)任者、備注進(jìn)行標(biāo)注。檔號(hào)屬于檔案管理編號(hào)總稱(chēng)，涉及全宗號(hào)、案卷號(hào)、類(lèi)別名稱(chēng)，保管期限。

3.2 文件整理方法

第一，分卷整理法。有效區(qū)分事業(yè)單位中具備存儲(chǔ)價(jià)值的文件資料，嚴(yán)格按照法律規(guī)定，按照文件存儲(chǔ)期限進(jìn)行分卷整理。第二，性質(zhì)區(qū)分整理法。分開(kāi)整理事業(yè)單位的行政文件與黨務(wù)文件，采用獨(dú)立立卷存儲(chǔ)方式。比如某地區(qū)人社局接收到行政文件后，應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員進(jìn)行整理，避免和黨務(wù)文件存儲(chǔ)到一處。第三，年份區(qū)分整理法。由于事業(yè)單位檔案資料比較多，且涉及內(nèi)容繁雜，整體周期比較長(zhǎng)。所以在開(kāi)展文件整理工作時(shí)，可以按照不同年份進(jìn)行整理。將兩份相同的資料文件一起立卷。第四，區(qū)分普通文件和加密文件。多數(shù)事業(yè)單位的檔案資料中存在大量加密文件，所以在整理文件時(shí)，必須區(qū)分普通文件和加密文件。文件性質(zhì)不同，所采用的管理標(biāo)準(zhǔn)也不同，在整理過(guò)程中必須遵循相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，以此確保文件內(nèi)容的機(jī)密性，避免由于信息泄露所致?lián)p失。第五，特殊載體文件整理。在事業(yè)單位文件整理工作中，必須確保特殊文件不受損，針對(duì)特殊載體文件進(jìn)行統(tǒng)一化歸檔整理。

3.3 信息化檔案歸檔與文件整理方法

事業(yè)單位在開(kāi)展檔案歸檔與文件整理工作時(shí)，在應(yīng)用原有方法的同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用價(jià)值，開(kāi)展檔案資料的信息化管理。在新時(shí)代背景下，信息技術(shù)發(fā)展迅速，各行業(yè)領(lǐng)域開(kāi)始廣泛應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)。事業(yè)單位必須按照時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)，合理利用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立檔案管理的信息化模式，全面提升檔案管理效率。檔案管理信息化建設(shè)內(nèi)容主要包括以下方面：

第一，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，確保事業(yè)單位可以下載或使用文件資料，同時(shí)對(duì)文件資料開(kāi)展信息化管理。第二，檔案管理人員需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將不同來(lái)源、不同部門(mén)所相撞的檔案信息轉(zhuǎn)化為電子檔案，同時(shí)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理，全面提升檔案管理效率。第三，推廣應(yīng)用信息化檔案管理方式，不斷擴(kuò)充檔案存儲(chǔ)空間，以此提升資源節(jié)約效果。比如某事業(yè)單位采用信息化技術(shù)管理檔案，可以減少存儲(chǔ)空間的占有率。檔案管理人員可以利用剩余空間進(jìn)行優(yōu)化改造，將其作為活動(dòng)交流場(chǎng)所。既可以提升檔案管理效率，還可以提升事業(yè)檔案的整體工作效率。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在開(kāi)展檔案文件整理工作時(shí)，必須遵循標(biāo)準(zhǔn)原則，包括檔案保管與利用原則及存儲(chǔ)基礎(chǔ)原則。在滿(mǎn)足檔案管理原則的同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)深入探索檔案管理領(lǐng)域，建立新型檔案管理模式，通過(guò)檔案資料為事業(yè)單位提供決策依據(jù)和發(fā)展依據(jù)，全面促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

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