新形勢下多種舉措促進醫院人事檔案管理

陳永玉

隨著我國“十三五”規劃的實施，醫院的事業發展進入新階段，人事檔案是醫院新時期人事管理工作的重要基礎，如何完成大量細致繁雜的人事檔案管理工作，進一步提升人事檔案管理水平，使人事檔案管理更加規范化、標準化、常規化，有效發揮它的作用是擺在廣大人事檔案管理人員面前的重大課題。本人就如何加強醫院人事檔案管理作探討。

1 充分認識人事檔案管理的定義

人事檔案管理就是將人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動，是人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷和德才表現的文件材料。主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映[1]。

2 當前人事檔案管理的指導精神

《干部人事檔案工作條例》是當前開展人事檔案管理的重要依據。我們要全面貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想和黨的十九大精神，深入落實全國組織工作會議精神，堅持和加強黨的全面領導，堅持黨要管黨、全面從嚴治黨，堅持從嚴管理干部，總結吸收黨的十八大以來從嚴管理干部人事檔案工作的新經驗新成果，對干部人事檔案工作的體制機制、內容建設、日常管理、利用審核、紀律監督等加以規范完善[2]，是今后一個時期全國各級各類干部人事檔案工作的基本遵循。

3 醫院人事檔案管理的現狀

醫院內部人員種類及用工形式復雜，其中醫院內部人員不僅分為醫生、護士，醫生、護士還會因為科別的不同而具有多樣性。而醫院內部人員聘用制度不僅包括正式編制，還包括一些合同制及勞務派遣性質的醫護人員，醫院內部人事檔案管理存在明顯的復雜性[3]。而傳統的人事檔案管理只是為內部人事檔案當做人事調動、工資劃分的依據，未對人事檔案資源進行有效劃分管理，具有一定的局限性，未能將人事檔案進行有效管理利用，整體管理效率低下。

4 做好醫院人事檔案工作措施

醫院人事部門要牢固樹立政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，提高政治站位，要著力完善管理方式、健全工作制度、細化工作標準、創新工作方式，全面提升干部人事檔案工作質量，持續推進干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化，服務全院干部人才，落實好從嚴管理干部的各項要求，做好人事檔案管理工作[4]。為加強人事檔案規范化、制度化、常態化、信息化建設。

1）強化檔案制度建設。人事檔案工作，不僅是一項業務性很強的專門工作，而且政策性、機要性、服務性的要求也很高。為了管好、用好檔案，必須根據實際制定和完善人事檔案《鑒別制度》、《檢查核對制度》、《查（借）閱制度》、《歸檔制度》等。規范人事檔案的查、借、用、轉等管理程序及干部檔案管理工作，查借閱檔案、轉遞檔案、接收檔案材料都嚴格按照規定進行并登記造冊，實現檔案管理制度化、流程化，使人事檔案管理工作有章可循、有據可依，做到室內有制度、管理有簿冊、查閱有記載、管理有專人。

2）加強隊伍組織保障。人事檔案工作是一項政策性和業務性較強的工作，集服務性與保密性于一體。選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們的工作、生活，充分發揮他們的積極性和創造性。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，為規范干部人事檔案管理提供組織保障。

3）打造科學管理平臺。醫院要嚴格按照人事檔案室“十防”標準，建設檔案庫房、閱檔室、辦公室“三室”獨立，達到現代化、科學化、智能化的標準檔案室。充分發揮物聯網技術，有效整合檔案管理系統、庫房管理系統、智能回轉柜、門禁防盜系統、防火防水系統、監控監測系統等安全設施設備，形成科學有效的檔案管理平臺。

4）推進檔案管理信息化。人事檔案管理工作的信息化是檔案管理工作的必然要求，也是實現干部人事檔案管理現代化的必由之路。必須完善干部人事檔案管理信息系統，建立干部人事檔案管理信息庫，利用專業管理軟件進行檔案編制目錄、檢索、查詢統計及動態管理等工作，提高干部檔案信息的時效性和準確性，也方便更新動態的管理。

5）嚴格檔案操作流程。嚴把“收、審、管、用”四個關口，規范收集、鑒別、分類、掃描、歸檔、整理、裝訂、審檢、復核等九項工作流程，從嚴做好干部檔案材料接收、查借閱、轉遞、保管、信息認定、任前審核等各個環節的工作，全程把關、不留死角，規范管理程序、堵塞工作漏洞。按照檔案管理的有關要求，在接收新形成的學歷、學位材料時，堅持先驗證學歷、學位證書再進檔，防止假文憑、假學歷材料混入干部人事檔案，全面提高檔案管理的規范化水平。在干部人事檔案整理中注重抓好鑒別、分類、整理、裝訂四個關鍵環節，嚴格實行隨辦、隨收、隨審、隨歸工作法，特別是加強對“三齡一歷”、工資審批表、履歷表、家庭社會關系登記表、登記表及獎懲、學歷變更證明等材料審核復核力度，確保檔案整理審核工作做到“全、準、細、嚴”效果。

6）把好材料“收集關”。一要“全”，堅持經常收集與定期收集相結合、重點收集與普遍收集相結合的方法，確保任免、考核、培訓等材料應歸盡歸、應歸即歸。二要“細”，本著向組織負責的態度，對每一份歸檔材料進行鑒別、甄選，堅持做到材料不齊全的不收、手續不全的不收、資料存疑的不收、歸類不準的必須調整，提高入檔原始資料的準確性。三要“嚴”，對檔案信息填寫不準確、歸檔不及時、整理不規范的要嚴格把關。堅持“入檔必審、凡審從嚴，有錯必糾”的原則，對不在收集范圍內的、材料不完整的、信息記載不一致的、材料手續不齊全、檔案材料有涂改的堅決不予歸檔，確保檔案材料完整性和真實度;對需要重新確定“三齡一歷”的干部檔案，重新調查后進行組織確認。

7）把好信息“利用關”。強化服務效能，開發利用干部人事檔案信息資源，充分發揮干部檔案的作用，是培養人才、選拔人才、使用人才的重要途徑。嚴格按照有關政策規定，開展檔案查閱工作。在干部調動、任免、福利待遇、辦理退（離）休和處理歷史遺留問題時，用足、用好檔案資料，為干部管理工作提供堅實保障[5]。通過核查干部人事檔案信息，及時更新維護職務任免、崗位調整、履歷變化等基礎數據，確保系統信息準確無誤。

8）把好管理“安全關”：為做好檔案安全工作，守住檔案工作的底線，安排具有較高政治素養和業務素質的黨員干部專職負責管理干部人事檔案，非檔案管理人員未經批準，不得進入檔案庫。明確工作流程和規范，明確要求和舉措，堅決做到“四不查”“四不借”“三不轉”：即無干部查借閱審批表不查、涉及本人不查、牽扯家屬不查、未經領導批準不查;未經領導批準不借，非特殊需要不借，手續不全不借，親屬檔案不借;個人帶檔不轉，沒有調令不轉，材料不全不轉。堅持“四個記錄”，即查閱有記錄、進檔有記錄、復印資料有記錄、調閱或轉走有記錄，全程保障檔案管理的安全和規范。

總之，干部人事制度改革的推行，既給人事檔案事業帶來了挑戰，也提供了在改革中創新和前進的機遇。我們應該抓住時機，不但要從制度上更新，還要從觀念上更新，按照人才市場發展的基本趨勢，采取有效措施，積極探索檔案現代管理模式，從而走出目前人事檔案所存在的制度困境。

參考文獻

[1]邵麗.醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].中國衛生產業，2020，17（01）：81-83.

[2]林潔珩.探討醫院人事檔案管理工作如何適應新形勢的需要[J].中國衛生產業，2018，15（21）：15-17.

[3]林迎迎.論新形勢下做好醫院人事檔案管理工作的方法[J].辦公室業務，2016（13）：160.

[4]蔣盾.新時期完善醫院人事檔案管理工作的措施探討[J].辦公室業務，2019（11）：136-137.

[5]辛金華.基于新形勢下醫院人事檔案管理工作的應對措施研究[J].辦公室業務，2017（01）：131.