淺析企業基建檔案的管理與創新

趙立業

摘 要：眾所周知，基建檔案是企業檔案中非常關鍵的部分，對企業建設的狀況和過程進行研究，提升企業的核心競爭力。尤其在當前的市場經濟發展下，對建設項目進行深入開展，企業基建檔案管理工作也面臨著新的挑戰和機遇，要對基建檔案管理的規章制度進行健全，提高基建檔案管理人員的知識與能力。因此，本文闡述了基建檔案管理過程中所存在的問題，了解企業基建檔案管理的具體方法，加強對歸檔范圍的明確，促進驗收規定的完善，建立職業檔案管理制度，提升人員的素質;檔案管理人員要結合基建檔案的利用特點和效果，滿足用戶的需求，為其提供優質的服務，促進企業的不斷發展，同時，加強對基建工程檔案的收集管理與利用。

關鍵詞：企業基建檔案;管理策略;問題分析;創新路徑

在企業基建工程項目開展過程中，對檔案管理工作效果進行提升，要加強對基建工程的檢查改進與驗收，該程序涉及多個方面，存在著大量的信息資料。要對信息資料進行整理，體現企業基建工程管理的整體水平，為工程進一步的質量控制提供依據。因此，結合基建工程檔案的收集、管理、利用、規范等方面進行具體策略的探討，使得企業的資產能夠增值，促進檔案管理工作的優化。除此之外，對基建檔案所存在的問題進行有效的解決，加強對問題的分析，實現自建檔案工作全過程的管理，對前端、過程、后期等開展控制研究。

1 企業基建檔案管理過程中所存在的具體問題

在當前的基建管理過程中，要了解所存在的問題，從檔案管理、檔案制度、監管等方面進行具體探討，促進基建檔案管理效果的提升。

1.1 忽略檔案管理，過于重視工程項目

在當前的企業工程項目開展過程中，往往缺失檔案管理，負責工程項目的管理人員沒有樹立檔案管理的意識，認識不到位，導致只注重工程質量進度，而忽略對資料的收集、整理與分析。發現原因主要是由于企業檔案的工作效益相比于公司項目的效率降低，導致企業在追求利益時忽略檔案工作;其次，檔案的管理沒有納入人員的績效考核工作模式，沿用傳統的模式，沒有對理念進行創新，使得檔案服務功能沒有得到有效發揮。

1.2 缺乏健全的檔案制度，職責不明確

基建檔案所涉及的范圍較廣，需要專業的人員進行收集。同時，企業在基建項目開展過程中，往往需要加強管理，對大量的文件材料進行收集，要對檔案制度進行建議與分析。尤其針對人員變動，檔案遞交不及時，導致缺乏統一的整編標準，沒有對施工檔案資料進行有效的征收及整理。因此，要對歸檔范圍進行明確，結合建設設計施工監理的不同部門進行明確職責，對功能進行嚴格劃分，提高檔案歸檔的質量，使得企業在工作項目驗收后，能夠對檔案管理效果進行提升，保證檔案資料的完整性。

1.3 工程資料收集缺乏有效監管

在基建檔案管理的過程中，要結合前期資料的收集進行有效的監管，但是，由于部分企業在建設前期沒有對檔案管理部門進行成立，使得檔案管理人員的素質降低，在對項目建議書、征地批文、勘查記錄等資料進行收集的過程中，缺乏有效的監管，收集難度較大，使得企業產生重大的經濟損失。

2 企業基建檔案管理效果提升的具體策略探討

在企業檔案的管理過程中，要針對具體的問題提出有效的措施，增強檔案意識，對全過程進行有效的管理，確保檔案的完整性、準確性。

2.1 促進對基建檔案的收集

企業在基建檔案管理的過程中，首先要對資料進行收集，對檔案進行超前控制，結合工程開展的實際狀況，對基建檔案管理方法和范圍進行明確，協助工程基建部門對檔案的完整性進行核查。

其次，提高基建部門檔案人員的自身業務素質，使得收集的檔案更加真實。一方面，引導人員學習檔案管理的相關政策法規，了解業務知識;另一方面，與工程項目管理施工部門進行溝通，在檔案室內部分工程的開展過程中，了解工程建設的動態，與直接部門獲取聯系，參與工程的驗收評審，對所收集的資料進行分析，按照檔案的要求對資料進行把關，發現問題及時提出了整改的要求。

2.2 基建檔案的日常管理

在企業紀檢檔案資料日常管理的過程中，要保證檔案的安全，由于部分企業保管不善導致案件丟失，對于企業造成經濟損失。因此，檔案庫房在合理設計時，要保證設備的安全，對于溫濕度調控、消毒、門禁等設備進行優化，促進設備的安全運轉。同時，在日常管理工作，要應用檔案的安全方式，按照規范執行的制度，對檔案進行合理的接收力度，明確檔案案卷、時間、交接人員的相關信息。

2.3 基建檔案的合理利用

在檔案資料收集后，要加強日常管理，同時，提高檔案的利用效率，通常企業會對檔案進行查詢。因此，建立信息管理系統，借助網頁版的檔案管理，有利于單位員工進行查詢，結合設備、說明書、圖紙來形成電子版文件，在查詢和下載的過程中，為現場作業提供參考，促進對基建工程利用效率的最大化提升。

2.4 促進檔案管理規范性的提升

針對企業基建工程的管理工作，首先，要建立相應的檔案管理規范，利用制度來對管理工作的內容進行明確，加強對資料的整理、信息的篩選以及檔案的歸檔，使得各個環節能夠按照規范化的要求開展;其次，為了保證各環節工作的高效運行，要建立管理制度，進行有效的監督，使得企業基建檔案管理工作能夠在監督之下進行有效運行;再者，對檔案信息管理系統進行建設，符合當前信息時代的發展方向，提高檔案管理工作的效率。將傳統的檔案資料以數據信息的形式進行保存，通過系統的智能化功能進行分類，確保檔案信息的安全，有利于防止信息丟失。

2.5 基建檔案工作全過程的管理

在檔案管理的過程中，要針對不同的環節進行部署，確保檔案的完整性。首先，針對前端控制，要對檔案收集的源頭進行控制，加強協同管理，確保各單位的有效控制，明確各職能部門的責任，對過程進行控制，要涉及全項目的檔案管理網絡。根據各項制度和標準了解參見單位的情況，掌握動態的信息，對建設進度進行質量把關，根據問題進行全面檢查，有利于為工程整體質量提升奠定基礎。最后，在后期控制，要根據實物交接的規定時間，結合施工文件和竣工圖對相關生產單位進行復核，檔案管理部門對資料進行收集，加強對檔案的歸檔，使得建設部門的監理部門，能夠共同發現問題進行有效整改，促進企業整體管理水平的提升。

3 結束語

綜上所述，基建檔案涉及建設過程中的各個環節，從立項、審批、設計、施工、竣工驗收等各個過程，產生大量的文件資料，借助圖紙、數據等不同的形式進行展現。基建檔案是工程的真實反映，在基建檔案管理的過程中，要對現實情況進行記錄，為未來提供服務，有利于促進企業的發展，為生產建設提供服務。因此，在具體的基建檔案管理過程中，要提升人員的管理素質，主動參與進行工程項目，提高自身技能。還需要具備較強的管理能力，才能使得檔案管理更加規范標準。其次，要完善制度，對相關規范范圍、驗收規定進行明確，解決其中所存在的問題，促進企業的不斷發展。

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