企業文書檔案管理工作現狀及創新路徑分析

摘 要：企業的發展離不開各部門資源以及數據的整合安排，系統科學的文書檔案管理工作能夠加強企業自身管理能力，同時有益于企業綜合實力的提升與發展。文書檔案能夠對于企業過往部門信息以及數據進行集中保存，比如企業各部門往屆管理人員的個人信息以及企業過往的財政數據，能夠降低企業運轉風險系數，加強企業各部門之間交流，提高企業各部門凝聚力。本篇文章將針對企業文書檔案管理工作現狀，指出其工作中出現的問題以及缺陷，并提出相應的應對措施加快文書檔案工作的創新改進進程。

關鍵詞：企業發展;文書檔案;工作現狀;創新;改進

文書檔案管理主要是對企業中更新速度快以及有參考價值的管理數據信息進行標準化管理，為企業綜合管理做出了不小的貢獻。文書檔案中保存著各部門階段性的工作目標以及工作進程，有利于部門安排近一步工作任務分配，同時它還能及時映射出企業過去一段時間的健康狀況。企業各部門數據管理更新速度飛快，部分企業信息數據容易丟失和遺漏。隨著經濟全球化形勢持續發展以及市場變化，傳統企業文書檔案管理工作模式難以滿足當下龐大的企業信息儲存需求，在日常工作中逐漸暴露出制度上的不足以及工作效率的低下。就目前我國企業管理來看，各領導層逐漸重視文書檔案管理工作人員的培養以及加快完善企業內部信息管理制度。時刻關注市場各企業文書檔案管理發展狀況，加快企業內部管理人員知識技能更新，加強企業綜合素質的提升以及文書檔案管理工作的科學轉型。

1 企業文書檔案管理工作概述及其現實意義

目前大部分企業信息管理由部門文書管理數據以及企業發展檔案管理數據組成。檔案管理工作于企業文書處理工作相輔相成，科學系統的文書處理能夠加快企業文書處理效率同時提高企業工作效率。同時檔案數據能夠及時反應各部門往期工作效果，便于領導層及時調動各部門管理人員，對于以往工作中存在問題及時處理，保障企業健康持續發展。

隨著國內市場格局的變化以及行業主流的更新發展，企業檔案管理工作對于企業綜合實力的提升具有關鍵作用。同時市場趨勢的變化給各企業內部管理帶來了巨大的挑戰，各部門文書檔案管理工作量急速增加。在互聯網飛速發展的時代，各行業都進入了信息為主的發展道路，同時各企業都加強了信息數據的保護以及存儲。除此之外，企業信息數據復雜多樣，包括財政數據、發展目標、人員檔案、策劃活動等等信息，只有結合大數據技術分類科學化管理才能夠保證企業信息數據的安全，保障企業文書檔案管理工作的轉型。

2 文書檔案管理工作現狀及其分析

2.1 文書檔案管理制度落后

企業發展離不開科學系統的管理，目前市場上大部分企業都緊隨市場發展趨勢更新企業發展計劃以及管理制度，而企業文書檔案管理制度往往不受到企業管理層人員的重視。隨著企業各部門檔案管理任務量增加，傳統文書檔案管理制度難以滿足企業檔案管理發展需求。同時根據市場綜合調查發現，大部分企業文書管理長期以來處于徘徊不前的發展局面，主要表現在領導層缺乏對于檔案管理足夠的重視。除此之外企業文書檔案管理工作在具體運轉中存在各時期工作準則不統一、文書處理人員綜合素質不一等問題大大限制了企業文書管理工作的正常開展。

2.2 文書檔案管理檢索效率低

就傳統文書檔案處理工作模式來看，首先手機企業各部門有價值信息數據進行封裝保存，其次是對于各部門信息數據進行分類放置在各自區域，最好是將各項信息數據輸入企業信息管理系統。因此企業在需要查閱相關信息是有兩種途徑，一種是通過企業信息平臺進行在線查閱，另一種是得到相關允許后直接到檔案室進行查閱。根據對企業歷史查閱狀態來看，到檔案室查閱占到了絕大部分。而大部分查閱者都反饋出檔案室管理的一個重大問題，查閱者檢索檔案效率過低且檢索過程繁瑣。同時由于檔案管理人員缺乏專業的管理理念培訓，缺乏相關監督部門的督促和檢查，頻繁出現了檔案來源不明、檔案整合不迅速、檔案包裝不統一、檔案編號復雜、缺少檢索使用說明等問題。同時文書檔案在經查閱后缺乏其確認是否回歸原位的相關管理人員，導致檔案編號與實際信息內容不匹配現象發生。在計算機檢索中，缺乏專業的信息系統維護人員定期整理檔案資源，部分檔案資源編碼復雜不便于工作人員后期的檢索和查閱。

2.3 檔案管理人員知識技能差

針對大部分企業文書檔案管理工作徘徊不前的局面，根據實際調查來看主要是由于企業缺乏相應的專業管理人員。企業對于文書檔案處理人員知識技能要求過低，同時缺乏定期的知識技能培訓導致部分工作人員難以適應復雜的信息處理工作。具體表現在檔案處理工作中專業知識技能不足，缺乏對于工作進程的督促。同時檔案管理人員對文書檔案的類別放置、檔案編號規則不夠熟悉，導致檔案工作效率和工作質量達不到預期目標。尤其是在信息為主的網絡時代，對于檔案管理人員的要求越來越嚴格。

3 文書檔案管理工作中的創新措施

3.1 管理理念的創新

要想做好文書檔案管理模式的轉型促進企業實力的提升，首先要做好管理人員意識的養成。檔案管理人員創新知識的培養是企業文書管理轉型的關鍵，因此要時刻關注國內外先進企業檔案管理發展趨勢，安排檔案管理人員及時學習最新應用知識技能。同時要加強檔案人員管理意識的培養，結合市場發展趨勢提高檔案管理質量，工作中保持積極向上、一絲不茍的工作態度。除此之外企業要鼓勵工作人員積極對于當前文書檔案管理模式進行創新發展，創造出符合本企業工作特性的工作制度，最大化提高檔案管理工作效率。企業在加大管理意識的普及和宣傳，加強檔案管理人員意識培養力度，保障企業檔案管理工作正常開展。而且文書檔案管理的工作創新，還必須有宣傳意識，檔案管理的工作并不是一個部門的工作，合理的對檔案管理進行適當的宣傳，讓更多的人了解和參與檔案管理的工作。

3.2 管理形式的創新

隨著大數據技術在企業企業信息系統中應用越來越廣泛，計算機檢索查閱工作效率越來越高。因此企業要加大檔案信息系統查閱說明宣傳力度，增加檢索查閱專用計算機設備，安排專業人員進行指導。主要體現在對于信息化管理檔案數據，結合大數據技術綜合儲存分析。在查閱時利用關鍵詞算法提高檢索速率，保障檔案管理質量。同時采取數字化的檔案管理，收集各部門檔案信息數據導入到企業信息系統中。除此之外嚴格保護紙質檔案，定期安排后勤維護檔案。作為企業檔案信息系統備份保障系統正常運轉，也便于工作人員進行核對匹配。這樣更方便進行查詢工作。因此，在輸入過程中應采用更加先進的技術將紙質稿轉化為電子稿，能夠大大提升檔案檢索效率。

3.3 管理方法的創新

企業要加強各部門之間聯系，降低信息數據手機難度，提高檔案工作效率。同時企業也要加強各部門的溝通合作，保證文書檔案管理的收集的順利進行。要注重協調各部門任務分配及完善文書與檔案工作的銜接，文書檔案主要是便于各部門的查詢以及比較。所以要積極調動各部門工作聯系，增加各部門溝通和交流會議，協調安排各部門工作內容及其目標。需要在日常整理檔案的過程中發現不足之處，及時采取相應解決措施，保障檔案工作的正常開展。

參考文獻

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作者簡介

張洪（1973-），女，漢族，廣東廣州人，大學本科，檔案助理館員，研究方向：與檔案相關。