醫(yī)院檔案管理新媒體建設(shè)之我見

曹杰

摘 要：隨著新媒體技術(shù)發(fā)展的時代，醫(yī)院檔案向信息化管理方向發(fā)展是必然趨勢。本文就醫(yī)院檔案管理新媒體建設(shè)問題進(jìn)行了探討，分析了其對醫(yī)院檔案管理工作的影響及其構(gòu)建內(nèi)容和方式。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;檔案管理;新媒體建設(shè)

醫(yī)院檔案信息新媒體建設(shè)是以計算機(jī)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫為其基本構(gòu)成要素，以資源共享和共同開發(fā)為目的。將圖書、檔案、病案信息進(jìn)行整合加工，建立統(tǒng)一的檢索平臺和搜索引擎，使醫(yī)護(hù)人員能夠在自己辦公室，通過醫(yī)院計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，隨時獲得信息資源。

1 新媒體技術(shù)對醫(yī)院檔案工作的影響

1.1 檔案載體多樣化。檔案在新媒體管理中的表現(xiàn)形式多樣化，隨著現(xiàn)代檔案工作的發(fā)展和辦公自動化的普及，檔案不僅以文字的方式出現(xiàn)，而且更多的是以人們在辦理公務(wù)和一般事物或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件檔案形式出現(xiàn)，如文本、圖像、聲音或影像等，檔案管理主要通過計算機(jī)來完成。

1.2 檔案收集的豐富化。收集是檔案管理工作的起點和開端，是整個檔案管理工作的基礎(chǔ)"隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，電子檔案有許多不同于紙質(zhì)檔案的特點"它可以施行前端控制，因而邏輯收集歸檔是實時進(jìn)行的;在檔案正式形成和收到的同時，都可以通過網(wǎng)絡(luò)來傳輸，為檔案收集工作開辟了一條新途徑;利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛采集有關(guān)站點的數(shù)據(jù)信息，不僅節(jié)約了時間，而且在盡可能大的范圍內(nèi)豐富了檔案的內(nèi)容。

1.3 檔案服務(wù)多樣化。由于檔案內(nèi)容及載體的變化、檔案信息量的驟增、檔案信息服務(wù)對象的擴(kuò)大等，傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)方式已不適應(yīng)新時期檔案事業(yè)的發(fā)展。檔案信息資源作為社會信息資源一部分的地位和作用越來越顯露出來。互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)實現(xiàn)了信息資源的共享，通過計算機(jī)管理服務(wù)、光盤存貯服務(wù)、現(xiàn)代通信網(wǎng)絡(luò)服務(wù)、公共信息網(wǎng)服務(wù)及視聽傳播服務(wù)，服務(wù)對象可多途徑地獲取檔案信息，節(jié)省了時間，提高了利用效率。

1.4 檔案管理人員專業(yè)化。工作方式的變革給檔案管理人員帶來了前所未有的挑戰(zhàn)，不僅僅是對知識和技能要求的提高，更重要的是觀念上的更新。計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求檔案人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，同時必須具有豐富的管理學(xué)理論和一定的管理經(jīng)驗。其日常的業(yè)務(wù)工作已越來越依賴于自動化的檔案系統(tǒng)，檔案工作不再是滯后、被動的，而成為關(guān)系全局的重要部分之一。因而，在知識經(jīng)濟(jì)時代，為了適應(yīng)全新的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)下的檔案工作，檔案管理人員必須樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)信息處理能力和開發(fā)能力。

2 醫(yī)院的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理

2.1 文書處理過程和歸檔實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書處理過程的好、壞直接影響著檔案的內(nèi)在質(zhì)量。發(fā)文處理過程也可通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，由擬稿人將稿件輸入計算機(jī)—辦公室審核—簽發(fā)人簽發(fā)—辦公室修改、繕印、蓋章、分發(fā)—信息中心歸檔這樣原來需要幾小時、幾天、幾十天辦完的事情，現(xiàn)在幾分鐘、幾十分鐘、幾小時就可以實現(xiàn)，大大減少了文書處理部門的工作量，減輕了檔案人員的負(fù)擔(dān)。

2.2 病歷檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。隨著醫(yī)學(xué)事業(yè)的發(fā)展，疾病譜的不斷擴(kuò)大和新技術(shù)、新項目的開展， 各種創(chuàng)傷性手術(shù)的開展包括腹腔鏡、胸腔鏡下各種手術(shù)的名稱進(jìn)行編碼輸入計算機(jī)，運用計算機(jī)綜合查詢分析功能，將各類手術(shù)及療效情況一一列出，通過局域網(wǎng)反饋到各臨床科室，使醫(yī)務(wù)人員在進(jìn)行科研活動和撰寫論文時能及時查閱，同時，通過計算機(jī)對病案信息處理加工后再反饋給臨床科室，以便他們能總結(jié)經(jīng)驗，找出問題，及時改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)務(wù)人員的醫(yī)療服務(wù)水平。

2.3 人事檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。社會信息化進(jìn)程的加快，準(zhǔn)確、迅速地提供人事檔案信息尤為重要，根據(jù)人事檔案的特點，運用現(xiàn)代化手段，建立和完善人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，從實體管理向網(wǎng)絡(luò)管理轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)人事檔案的動態(tài)管理，把日常工作中遇到的問題分門別類，實現(xiàn)查閱統(tǒng)計、檔案變更、報表處理、系統(tǒng)維護(hù)等多種功能的管理。

2.4 醫(yī)院圖書館實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理。對在工作中形成的經(jīng)驗和認(rèn)識以及在各個環(huán)節(jié)中自然形成和產(chǎn)生的知識、數(shù)據(jù)、資料等信息成品或半成品記錄下來，形成檔案，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞來進(jìn)行知識交流，成為共享知識，將隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，最大限度地實現(xiàn)檔案信息隱性知識的價值。通過對圖書業(yè)務(wù)檔案的再整合，為讀者提供更快捷、更有價值的信息。

3 檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的建議和方式

3.1領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。檔案綜合管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的組成部分。盡管只是醫(yī)院主體醫(yī)療業(yè)務(wù)管理的輔助部分，但卻是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策所依據(jù)的信息體系。在21世紀(jì)科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，原有的檔案管理模式在許多方面已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案信息化建設(shè)。這就需要領(lǐng)導(dǎo)更新觀念，提高對檔案工作的思想認(rèn)識;調(diào)整檔案管理模式，使管理模式從單純的紙質(zhì)收集、整理、利用的管理，逐步過渡到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理方式中來，充分發(fā)揮檔案在醫(yī)院整體信息化建設(shè)和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策中的作用。只要領(lǐng)導(dǎo)重視和支持，通過檔案人員的學(xué)習(xí)和努力，醫(yī)院檔案管理計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化完全可以實現(xiàn)。

3.2網(wǎng)絡(luò)設(shè)備先行是基礎(chǔ)。網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，硬件先行。硬件建設(shè)要有前瞻性，要建立一套先進(jìn)的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)。 實現(xiàn)新媒體管理醫(yī)院檔案部門要在在規(guī)范室藏的基礎(chǔ)上建立局域網(wǎng)，將文書、病案、人事和圖書檔案納入其中，擴(kuò)建成為醫(yī)院信息中心，并在中心網(wǎng)絡(luò)平臺上編制一套文書、病案、人事和圖書檔案管理的自動化軟件，主要功能有檔案管理、文書處理、電子論壇、網(wǎng)上公布、檔案查閱等內(nèi)容，即醫(yī)院信息中心檔案管理網(wǎng)絡(luò)。這樣，將大大提高辦公效率，方便利用者，實現(xiàn)檔案資料的在線利用。同時要與各科室簽訂協(xié)議，互相遵循規(guī)則，共享檔案網(wǎng)絡(luò)信息。

3.3人員素質(zhì)的提高是必備條件。計算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，特別是新媒體技術(shù)的應(yīng)用改變著傳統(tǒng)的檔案管理模式，要求檔案人員在新媒體進(jìn)行收集、整理、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計工作。現(xiàn)代化檔案管理工作中，檔案人員除了具備檔案專業(yè)知識外，還要具備良好的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識及運用操作能力。而目前醫(yī)院現(xiàn)有的檔案專業(yè)人員知識結(jié)構(gòu)較為單一，尤其是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力較低，知識面較窄。通過學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高檔案干部隊伍的綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)計算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)不斷發(fā)展的需要，才能充分發(fā)揮檔案計算機(jī)管理的優(yōu)勢，這也是當(dāng)今檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展必須解決的問題。

參考資料

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