淺析省屬高校本科教學(xué)評(píng)估檔案的歸檔與管理

方旭儒

摘 要：省屬高校本科教學(xué)評(píng)估檔案材料應(yīng)按要求確定歸檔材料內(nèi)容，對(duì)材料分層管理。加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，提高管理水平。

關(guān)鍵詞：評(píng)估檔案;歸檔;管理

21世紀(jì)初，教育部決定對(duì)各高校本科教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行檢查評(píng)估，出臺(tái)了一系列有關(guān)高校本科教學(xué)評(píng)估的文件政策，明確了本科教學(xué)水平評(píng)估的目的、范圍、內(nèi)容。2011年，教育部出臺(tái)了本科教學(xué)評(píng)估工作意見(jiàn)，明確了以學(xué)校制定自我評(píng)估要求為原則。通過(guò)學(xué)校自我評(píng)估來(lái)規(guī)范和約束學(xué)校的教學(xué)行為，以專(zhuān)業(yè)認(rèn)證評(píng)價(jià)學(xué)校教學(xué)水平。

國(guó)家教育部以及省教育廳開(kāi)展的本科教學(xué)評(píng)估，建立健全了符合中國(guó)國(guó)情的本科高等教育評(píng)價(jià)制度和質(zhì)量宏觀評(píng)價(jià)體系。基于這一工作，各學(xué)校成立了本科教學(xué)評(píng)估機(jī)構(gòu)以及管理這些評(píng)估材料的管理部門(mén)，而這些評(píng)估材料的管理就成為了重要的一項(xiàng)任務(wù)。

一、省屬高校本科教學(xué)評(píng)估檔案的歸檔范圍與分層管理

對(duì)每個(gè)學(xué)期的本科教學(xué)材料進(jìn)行逐一分類(lèi)，收集整理每個(gè)教學(xué)學(xué)期完成后形成的材料，及時(shí)保存完好，是每個(gè)本科教學(xué)單位要必須做好的任務(wù)。首要任務(wù)就是要確定本科評(píng)估檔案的組成，即歸檔范圍。

學(xué)校的教務(wù)處依據(jù)國(guó)家教育部本科教學(xué)評(píng)估的逐項(xiàng)要求以及學(xué)校對(duì)本科教學(xué)的要求，確定歸檔范圍。歸檔范圍指標(biāo)主要根據(jù)學(xué)校本科的定位與規(guī)劃，包括本科教學(xué)和管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。以本科教學(xué)單位的本科教學(xué)實(shí)踐以及本科教學(xué)管理過(guò)程中所產(chǎn)生的原始材料為主要支撐歸檔材料。教務(wù)處牽頭擬定具體的本科教學(xué)評(píng)估歸檔材料范圍，要求學(xué)校的檔案管理部門(mén)和各本科教學(xué)單位要積極配合，協(xié)調(diào)工作。根據(jù)教務(wù)處制定的本校本科評(píng)估指標(biāo)體系的要求，對(duì)涉及的具體材料進(jìn)行催收、分類(lèi)整理、歸納保管。

本科教學(xué)評(píng)估需要提供的材料涉及方方面面，從學(xué)校層面到具體教師的教學(xué)工作。因此本人認(rèn)為省屬高校本科教學(xué)評(píng)估檔案的管理工作應(yīng)根據(jù)材料內(nèi)容的不同進(jìn)行分層管理。即第一層管理：校級(jí)的檔案室，第二層管理：各本科教學(xué)單位的檔案室（或資料室）。

第一層管理：校級(jí)檔案室保管的內(nèi)容應(yīng)該是學(xué)校層面的檔案，即本科學(xué)科專(zhuān)業(yè)特色、優(yōu)勢(shì)、本科建設(shè)與發(fā)展的總體目標(biāo)和定位、學(xué)校的規(guī)章制度、本科質(zhì)量監(jiān)控體系等等以及全校學(xué)生整體教學(xué)情況、全體教師教學(xué)科研情況、每年的畢業(yè)生就業(yè)情況、每年全校師生各項(xiàng)獲獎(jiǎng)情況等可在學(xué)校評(píng)估檔案室查閱。

第二層管理：各本科教學(xué)單位檔案室（資料室）收集各學(xué)院本科教學(xué)最原始的材料。各學(xué)院的歸檔材料內(nèi)容有，各個(gè)教研室的每項(xiàng)活動(dòng)記錄、教學(xué)檢查與自查、教學(xué)的其他會(huì)議記錄，比如開(kāi)展的教學(xué)試講，教學(xué)討論等。本單位的各種規(guī)章制度、各個(gè)專(zhuān)業(yè)的學(xué)期教案、教學(xué)大綱、培養(yǎng)方案、試卷試做記錄（含試做評(píng)價(jià)表）、考題審批單、結(jié)業(yè)考試參考答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，平時(shí)成績(jī)?cè)u(píng)分標(biāo)準(zhǔn)、教師教學(xué)記錄表、學(xué)生成績(jī)登記表、成績(jī)統(tǒng)計(jì)分析與試卷分析;各專(zhuān)業(yè)實(shí)習(xí)總結(jié)報(bào)告、專(zhuān)業(yè)實(shí)習(xí)成績(jī)、專(zhuān)業(yè)實(shí)習(xí)學(xué)生報(bào)告;學(xué)生開(kāi)題報(bào)告、畢業(yè)論文、畢業(yè)答辯過(guò)程記錄材料等;課程設(shè)計(jì)及實(shí)訓(xùn)等等。以上這些材料才是最能反映本科教學(xué)情況、最真實(shí)、最原始的重要材料，要求各本科教學(xué)單位的檔案室（資料室）管理工作人員完整、按時(shí)地歸納分類(lèi)，保管存檔。

二、加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，提高本科教學(xué)評(píng)估檔案管理水平

通過(guò)本科教學(xué)評(píng)估的經(jīng)歷，身為檔案管理人員深刻地體會(huì)到，檔案工作繁瑣，材料品種多，內(nèi)容量大、時(shí)間跨度長(zhǎng)，要求高。傳統(tǒng)的手工管理檔案已完全無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代信息化社會(huì)快速檢索要求。因此，我們必須利用計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，改進(jìn)檔案日常管理工作，將每天的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橄蛴?jì)算機(jī)信息化管理，將靜止的信息管理轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)的信息管理，讓本科教學(xué)評(píng)估原始資料的檔案歸檔工作成為一項(xiàng)重要的日常工作，而不是為了評(píng)估而做的突擊性工作。讓檔案工作從枯燥簡(jiǎn)單的資料保管變?yōu)榉e極開(kāi)放式管理，被動(dòng)的變?yōu)橹鲃?dòng)性服務(wù)。所以，我們必須加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，加快評(píng)估材料管理軟件的研發(fā)工作，加強(qiáng)管理人員的信息化培訓(xùn)工作，同時(shí)要求對(duì)評(píng)估材料數(shù)字化歸檔，以便更好地收集、整理和利用。要加強(qiáng)各本科教學(xué)單位的檔案室（資料室）人員的責(zé)任心。加強(qiáng)他們的職責(zé)感，不僅是為評(píng)估管理好歸檔材料，同時(shí)還要面向全校服務(wù)。

教學(xué)評(píng)估檔案除了要加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)，對(duì)紙質(zhì)材料的保管還要有相應(yīng)的安全的空間。不少的紙質(zhì)材料保管存在著保管地方?jīng)]有或環(huán)境差的問(wèn)題，一些本科教學(xué)單位由于房屋緊張，隨隨便便找個(gè)房間的角落，來(lái)存放檔案材料，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的存放要求。因此，對(duì)教學(xué)評(píng)估檔案必須引起相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，及時(shí)做好教學(xué)評(píng)估材料的歸檔、整理、分類(lèi)、裝訂、入庫(kù)等一系列的工作。學(xué)校一定要為各本科教學(xué)單位分配找符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的房間，科學(xué)、安全地管理好本科教學(xué)評(píng)估檔案材料。這樣才能為迎接評(píng)估做好充分準(zhǔn)備。

學(xué)校檔案部門(mén)不但要做好學(xué)校層面的檔案的管理工作，還要加強(qiáng)對(duì)各單位檔案管理的監(jiān)督指導(dǎo)，使教學(xué)實(shí)踐檔案材料內(nèi)容更加齊全完整，管理更加規(guī)范和專(zhuān)業(yè)，為本科教學(xué)的評(píng)估打下良好的基礎(chǔ)。

高校本科教學(xué)檔案的管理工作的重要性在國(guó)家、省本科評(píng)估要求中充分表現(xiàn)出來(lái)。通過(guò)本科教學(xué)評(píng)估，無(wú)論學(xué)校或單位或個(gè)人對(duì)檔案工作都要進(jìn)行積極反省、發(fā)現(xiàn)短板，努力改進(jìn)，自我完善，提高本科教學(xué)檔案管理水平。