新形勢下的事業單位檔案管理工作的創新路徑分析

趙亮

摘 要：隨著科技的進步，信息化時代的到來，檔案管理工作隨之發生變化。檔案管理是事業單位的基礎工作，其記錄并運轉著單位的信息資源。新形勢下，將信息化融入到檔案管理工作中，不僅能提高工作效率，還能全面工作內容。文中對新形勢下檔案管理工作存在的問題作出了分析，并對管理工作的創新路徑進行了探討。

關鍵詞：檔案管理;事業單位;新形勢

社會發展帶動科技進步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應新形勢下檔案管理的需求，從而導致管理中出現多種問題。為確保事業單位檔案管理工作的有效進行，單位需要針對管理中出現的問題，進行管理方式的創新和管理人員的培養。

1 新形勢下檔案管理中存有的問題

1.1 不夠重視檔案管理

很多事業單位沒有認識到檔案管理工作的重要性[1]。考慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設立專門的檔案管理機構，未對檔案管理進行明確的規劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應有的獨立性。因事業單位普遍不夠重視對檔案的專業管理工作，檔案管理沒有配備基礎的硬件設施，影響到管理工作的有效進行，從而導致檔案收集內容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

1.2 人員素質參差不齊

檔案管理屬于綜合性較強的管理工作，新形勢下的檔案管理工作對管理人員的專業水平有很高的要求。在實際的檔案管理工作中，許多管理人員的專業素養不夠高，他們的文化程度、理論水平參差不齊，沒有足夠的實踐能力。由于事業單位對檔案管理工作的不重視，檔案記錄、整理和分類都未進行嚴格要求，管理人員不能按照統一標準進行檔案管理。檔案工作人員沒有經過專業培訓，新的設備和技術不能得到充分利用，導致工作人員的綜合素質不能適應新形勢下檔案管理的需求。

1.3 設備落后，信息化建設投入不足

許多事業單位都存有設備落后、檔案庫房構建不完善的情況。庫房內塵土飛揚、雜亂無章，設備沒有得到及時更新，基礎設施過于落后。隨著科技的進步，信息時代的到來，原有的檔案管理方式和更新速度不能實現檔案管理的信息化，信息化建設投入不足[2]，從而導致檔案管理難以適應現代網絡化的發展。

1.4 不健全的管理制度

提升檔案管理工作的有效性，還需對現有管理制度予以完善。制度是開展一切工作的基礎與操作標準，只是在傳統的檔案管理過程中，制度如同虛設，大部分管理人員沒有遵循制度辦事，有的工作者敷衍了事，進而使管理工作陷入混亂境地。事業單位無法對檔案工作管理擬定適宜的制度標準，而工作人員又無法做到嚴格按規定執行，因此使檔案管理工作的有效性大大下降。

2 檔案管理工作的創新路徑

2.1 認識到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會對事業單位發展產生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠來看仍然會產生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現在表面，使得大量事業單位領導干部都認識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創新，必須首先想方設法改變領導認識，使其能夠深刻認識到加強檔案管理工作的重要性，并使其能夠將檔案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨立工作部門，為單位配備專業的管理人員，并對獎懲措施進行落實[3]，對于表現優秀的管理人員給予獎勵，進而激發工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運行。

2.2 提高管理人員的綜合素養

檔案管理具有較強的實用性和專業性，檔案管理水平是由管理團隊的綜合素養決定的。管理人員的業務素質不高，會導致管理工作遇到很多困難，難以滿足檔案收集、利用和管理的要求。為適應新形勢下的檔案管理工作，檔案管理人員需要對管理思維進行轉化，并對信息化的認識和接受能力進行提高，從而優化檔案知識結構和管理流程，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養[4]，掌握檔案管理業務流程、手段和方法，從而滿足信息化檔案管理的需求。

2.3 更新設備，實現管理信息化

單位需要加大對管理經費的投入，只有經費充足才能保證基礎設施的合理建設。在購買基礎設施時，單位需要結合檔案管理的實際需要和實際情況，將不符合檔案管理需求的設備進行及時更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎。同時，還需要推動檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結合在一起。檔案管理的信息化能解決傳統管理分類不完善、效率低的問題，可以提高檔案應用于管理的效率，進而實現對檔案的資源共享和有效管理。

2.4 對規章制度進行完善

為確保檔案管理工作的順利進行，需要根據單位的實際情況制定相應的規章制度，并確保規章制度的合理性和科學性。檔案管理的規章制度需要具備良好的可操作性、實用性與可行性，才能更好的引導和規范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學的規章制度，不僅要對管理工作者進行約束，還要對機制主導人員進行約束，并確保制度體系的嚴肅性和公正性，從而實現管理工作的高效性、靈活性和科學性。

3 總結

檔案管理是事業單位的基礎工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導致檔案管理出現多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創新管理模式，改變領導者的思維，培訓專業的檔案管理人才，對管理制度和流程進行完善，并及時更新設施設備，推動檔案管理與信息化技術的有效結合。

參考文獻：

[1]李秋菊.新形勢下事業單位檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2019（04）：85.

[2]田岳海.事業單位檔案信息化管理路徑研究[J].記者搖籃，2019（08）：76-77.

[3]張新顏.新形勢下事業單位檔案管理與創新策略初探[J].辦公室業務，2019（14）：121.

[4]鐘穎.新形勢下事業單位檔案管理與創新策略研究[J].辦公室業務，2019（15）：112.