新形勢下的事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新路徑分析

趙亮

摘 要：隨著科技的進(jìn)步，信息化時代的到來，檔案管理工作隨之發(fā)生變化。檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作，其記錄并運(yùn)轉(zhuǎn)著單位的信息資源。新形勢下，將信息化融入到檔案管理工作中，不僅能提高工作效率，還能全面工作內(nèi)容。文中對新形勢下檔案管理工作存在的問題作出了分析，并對管理工作的創(chuàng)新路徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;事業(yè)單位;新形勢

社會發(fā)展帶動科技進(jìn)步，檔案管理趨于信息化。電子檔案開始取代紙質(zhì)檔案。目前，檔案管理人員和管理方式還不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求，從而導(dǎo)致管理中出現(xiàn)多種問題。為確保事業(yè)單位檔案管理工作的有效進(jìn)行，單位需要針對管理中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行管理方式的創(chuàng)新和管理人員的培養(yǎng)。

1 新形勢下檔案管理中存有的問題

1.1 不夠重視檔案管理

很多事業(yè)單位沒有認(rèn)識到檔案管理工作的重要性[1]。考慮到因單位不夠重視對檔案的管理工作，不能在正式管理日程中加入檔案管理項目。單位沒有設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，未對檔案管理進(jìn)行明確的規(guī)劃，只將檔案管理納入辦公管理，因此造成檔案管理工作失去了應(yīng)有的獨(dú)立性。因事業(yè)單位普遍不夠重視對檔案的專業(yè)管理工作，檔案管理沒有配備基礎(chǔ)的硬件設(shè)施，影響到管理工作的有效進(jìn)行，從而導(dǎo)致檔案收集內(nèi)容的不全面，資料擺放雜亂，資料缺失。

1.2 人員素質(zhì)參差不齊

檔案管理屬于綜合性較強(qiáng)的管理工作，新形勢下的檔案管理工作對管理人員的專業(yè)水平有很高的要求。在實(shí)際的檔案管理工作中，許多管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠高，他們的文化程度、理論水平參差不齊，沒有足夠的實(shí)踐能力。由于事業(yè)單位對檔案管理工作的不重視，檔案記錄、整理和分類都未進(jìn)行嚴(yán)格要求，管理人員不能按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案管理。檔案工作人員沒有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，新的設(shè)備和技術(shù)不能得到充分利用，導(dǎo)致工作人員的綜合素質(zhì)不能適應(yīng)新形勢下檔案管理的需求。

1.3 設(shè)備落后，信息化建設(shè)投入不足

許多事業(yè)單位都存有設(shè)備落后、檔案庫房構(gòu)建不完善的情況。庫房內(nèi)塵土飛揚(yáng)、雜亂無章，設(shè)備沒有得到及時更新，基礎(chǔ)設(shè)施過于落后。隨著科技的進(jìn)步，信息時代的到來，原有的檔案管理方式和更新速度不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，信息化建設(shè)投入不足[2]，從而導(dǎo)致檔案管理難以適應(yīng)現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展。

1.4 不健全的管理制度

提升檔案管理工作的有效性，還需對現(xiàn)有管理制度予以完善。制度是開展一切工作的基礎(chǔ)與操作標(biāo)準(zhǔn)，只是在傳統(tǒng)的檔案管理過程中，制度如同虛設(shè)，大部分管理人員沒有遵循制度辦事，有的工作者敷衍了事，進(jìn)而使管理工作陷入混亂境地。事業(yè)單位無法對檔案工作管理擬定適宜的制度標(biāo)準(zhǔn)，而工作人員又無法做到嚴(yán)格按規(guī)定執(zhí)行，因此使檔案管理工作的有效性大大下降。

2 檔案管理工作的創(chuàng)新路徑

2.1 認(rèn)識到檔案管理工作的重要性

檔案管理工作水平會對事業(yè)單位發(fā)展產(chǎn)生直接影響，雖然影響的效果是緩慢的，但長遠(yuǎn)來看仍然會產(chǎn)生不可估量的重要作用。由于檔案管理的作用沒有體現(xiàn)在表面，使得大量事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)干部都認(rèn)識不到重視檔案管理工作的積極價值，因此使檔案管理流于形式。對檔案工作的創(chuàng)新，必須首先想方設(shè)法改變領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識，使其能夠深刻認(rèn)識到加強(qiáng)檔案管理工作的重要性，并使其能夠?qū)n案管理工作從行政管理部門中分割出來，成立獨(dú)立工作部門，為單位配備專業(yè)的管理人員，并對獎懲措施進(jìn)行落實(shí)[3]，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的管理人員給予獎勵，進(jìn)而激發(fā)工作人員的積極性，從而確保檔案工作的高效運(yùn)行。

2.2 提高管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理具有較強(qiáng)的實(shí)用性和專業(yè)性，檔案管理水平是由管理團(tuán)隊的綜合素養(yǎng)決定的。管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，會導(dǎo)致管理工作遇到很多困難，難以滿足檔案收集、利用和管理的要求。為適應(yīng)新形勢下的檔案管理工作，檔案管理人員需要對管理思維進(jìn)行轉(zhuǎn)化，并對信息化的認(rèn)識和接受能力進(jìn)行提高，從而優(yōu)化檔案知識結(jié)構(gòu)和管理流程，不斷提高信息化檔案管理人員的綜合素養(yǎng)[4]，掌握檔案管理業(yè)務(wù)流程、手段和方法，從而滿足信息化檔案管理的需求。

2.3 更新設(shè)備，實(shí)現(xiàn)管理信息化

單位需要加大對管理經(jīng)費(fèi)的投入，只有經(jīng)費(fèi)充足才能保證基礎(chǔ)設(shè)施的合理建設(shè)。在購買基礎(chǔ)設(shè)施時，單位需要結(jié)合檔案管理的實(shí)際需要和實(shí)際情況，將不符合檔案管理需求的設(shè)備進(jìn)行及時更換，為信息化檔案管理奠定良好硬件基礎(chǔ)。同時，還需要推動檔案管理的信息化，將信息化與檔案管理有效結(jié)合在一起。檔案管理的信息化能解決傳統(tǒng)管理分類不完善、效率低的問題，可以提高檔案應(yīng)用于管理的效率，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對檔案的資源共享和有效管理。

2.4 對規(guī)章制度進(jìn)行完善

為確保檔案管理工作的順利進(jìn)行，需要根據(jù)單位的實(shí)際情況制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并確保規(guī)章制度的合理性和科學(xué)性。檔案管理的規(guī)章制度需要具備良好的可操作性、實(shí)用性與可行性，才能更好的引導(dǎo)和規(guī)范檔案管理工作。針對檔案管理制定科學(xué)的規(guī)章制度，不僅要對管理工作者進(jìn)行約束，還要對機(jī)制主導(dǎo)人員進(jìn)行約束，并確保制度體系的嚴(yán)肅性和公正性，從而實(shí)現(xiàn)管理工作的高效性、靈活性和科學(xué)性。

3 總結(jié)

檔案管理是事業(yè)單位的基礎(chǔ)工作。由于單位沒有意識到檔案管理的重要性，從而導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)多種問題。新形勢下的檔案管理對管理工作有著更高要求。為提高信息化檔案管理的有效性，單位需要創(chuàng)新管理模式，改變領(lǐng)導(dǎo)者的思維，培訓(xùn)專業(yè)的檔案管理人才，對管理制度和流程進(jìn)行完善，并及時更新設(shè)施設(shè)備，推動檔案管理與信息化技術(shù)的有效結(jié)合。

參考文獻(xiàn)：

[1]李秋菊.新形勢下事業(yè)單位檔案管理存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2019（04）：85.

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[3]張新顏.新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（14）：121.

[4]鐘穎.新形勢下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（15）：112.