ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用探析

孫潔

[摘 要]隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，ERP系統(tǒng)作為重要的管理工具，受到企業(yè)的普遍重視，加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。文章在分析ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的重要性基礎(chǔ)上，基于SWOT分析工具，從優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)遇、挑戰(zhàn)四個(gè)維度，深入探討了ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀，并針對(duì)性地提出了加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的對(duì)策措施。

[關(guān)鍵詞]ERP系統(tǒng);財(cái)務(wù)管理;成本管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2020.15.157

1 引言

當(dāng)前，我國(guó)日益嚴(yán)峻的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，對(duì)企業(yè)的管理水平要求越來(lái)越高，企業(yè)管理已由粗放型向精細(xì)化轉(zhuǎn)變，為滿(mǎn)足提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)效率，為財(cái)務(wù)分析和企業(yè)決策提供依據(jù)的要求，能夠?qū)崿F(xiàn)全面管理的ERP系統(tǒng)成為企業(yè)管理不可或缺的工具。ERP是一套完整的資源整合系統(tǒng)，從辦公協(xié)同、財(cái)務(wù)管理、業(yè)務(wù)管理、 檔案管理等一系列企業(yè)資源模塊的數(shù)據(jù)反映中來(lái)標(biāo)準(zhǔn)化成本，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提供可供管理層使用的精準(zhǔn)可靠的運(yùn)營(yíng)數(shù)據(jù)，從而提升企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和效益，實(shí)現(xiàn)更快捷的溝通和決策，對(duì)提升企業(yè)在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力有莫大的推動(dòng)作用。因此，探討ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

2 ERP系統(tǒng)在企業(yè)中財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

基于SWOT分析的四象限，從優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)遇與挑戰(zhàn)四個(gè)層面對(duì)ERP系統(tǒng)在企業(yè)中應(yīng)用的現(xiàn)狀做一個(gè)詳細(xì)的描述。

2.1 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)

第一，ERP系統(tǒng)在匯總數(shù)據(jù)方面優(yōu)勢(shì)明顯。前端數(shù)據(jù)是企業(yè)財(cái)務(wù)分析的基本來(lái)源，保證前端數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確需要標(biāo)準(zhǔn)化的錄入流程，ERP利用計(jì)算機(jī)程序的預(yù)設(shè)定提供了錄入數(shù)據(jù)的預(yù)防性控制和檢查性控制，在一定程度上保證了前端數(shù)據(jù)的規(guī)范性和一致性，增加后期管理人員使用數(shù)據(jù)的可比性。

第二，ERP系統(tǒng)能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，尤其適合集團(tuán)性質(zhì)的企業(yè)使用。集團(tuán)企業(yè)下屬眾多分子公司及辦事處（利潤(rùn)中心），各利潤(rùn)中心數(shù)據(jù)采集后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)傳輸，甚至可以在第一時(shí)間完成其他系統(tǒng)的反寫(xiě)也能，非常便于集團(tuán)總部實(shí)時(shí)監(jiān)控各利潤(rùn)中心的不良數(shù)據(jù)，對(duì)其違規(guī)的經(jīng)營(yíng)行為做出迅速反應(yīng)，符合成本效益原則。

第三， ERP系統(tǒng)中的預(yù)警功能和嚴(yán)格的內(nèi)控流程真正意義幫企業(yè)提高了控制質(zhì)量。例如商務(wù)部采購(gòu)時(shí)按照存貨的安全儲(chǔ)備量的預(yù)警提示確定下訂單的時(shí)間，既預(yù)留出了采購(gòu)訂貨的時(shí)間，又不會(huì)因缺貨或存貨過(guò)多而增加企業(yè)的短缺成本或者增加存貨的儲(chǔ)存成本。再例如，預(yù)算管理模塊會(huì)控制費(fèi)用的支出，預(yù)算的調(diào)整時(shí)間和調(diào)整金額的限制使各部門(mén)嚴(yán)格按照預(yù)算計(jì)劃來(lái)執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源的優(yōu)化配置，保證充足的企業(yè)資源和資金留給能更好的實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的更有優(yōu)勢(shì)的項(xiàng)目。預(yù)算管理是一個(gè)相當(dāng)龐大但是對(duì)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展非常重要的內(nèi)容，如果啟用ERP來(lái)制定預(yù)算，管理預(yù)算執(zhí)行，反饋預(yù)算執(zhí)行情況，管控資金資源配置，可以節(jié)省大量流程時(shí)間和溝通成本。

第四，ERP系統(tǒng)在企業(yè)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析、價(jià)值鏈增值分析這些環(huán)節(jié)也發(fā)揮巨大作用。例如制造企業(yè)在確定產(chǎn)品的標(biāo)準(zhǔn)成本做標(biāo)桿分析時(shí)，需要研究大量的歷史成本信息，ERP系統(tǒng)存儲(chǔ)和調(diào)用數(shù)據(jù)樣本的優(yōu)點(diǎn)就非常突出;在分析價(jià)值鏈增值作業(yè)時(shí)，整個(gè)流程鏈條清晰完整，便于企業(yè)查找約束因素，進(jìn)行生產(chǎn)環(huán)節(jié)的持續(xù)改進(jìn)，提高生產(chǎn)效率。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)集成化管理，確保上下游流程的順暢進(jìn)行。

2.2 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的劣勢(shì)

第一，因?yàn)閿?shù)據(jù)的流轉(zhuǎn)全部通過(guò)預(yù)設(shè)的計(jì)算機(jī)程序來(lái)完成，其中復(fù)雜的運(yùn)算固定嵌入環(huán)節(jié)中在出現(xiàn)逆向操作時(shí)并不靈活。例如當(dāng)生成出庫(kù)單時(shí)，成本單價(jià)自動(dòng)計(jì)算后，如果刪除該出庫(kù)單，單價(jià)的計(jì)算可能出錯(cuò)，進(jìn)而影響其他出庫(kù)單成本金額的計(jì)算，這種影響程度還要根據(jù)成本計(jì)算方法是加權(quán)平均法還是FIFO， 根據(jù)成本流轉(zhuǎn)方法是分批法還是分步法等，這種排查會(huì)嚴(yán)重影響工作效率。另外，需要修改已經(jīng)生成的單據(jù)時(shí)，要將該流程后面的單據(jù)都全部反記賬反審核，并刪除掉這種固化的控制模式并不適應(yīng)于大型企業(yè)分工合作的流程環(huán)節(jié)，操作過(guò)于耗費(fèi)時(shí)間，而且如果一旦某一模塊數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，這將直接導(dǎo)致其他模塊的數(shù)據(jù)被殃及池魚(yú)，直接影響了整個(gè)成本計(jì)算及報(bào)表數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

第二，ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)是把扁平化的運(yùn)營(yíng)流程整合在一起形成一個(gè)整體，扁平化的銜接有可能會(huì)帶來(lái)溝通不暢的問(wèn)題，表現(xiàn)在由于流程分支比較多，商務(wù)人員因某種原因改變系統(tǒng)中的采購(gòu)價(jià)格，這種行為通過(guò)電腦來(lái)操作而不是進(jìn)行面對(duì)面溝通，雖然數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中已經(jīng)改變，但并不能直觀地被發(fā)現(xiàn)，并且商務(wù)也并不知道前端數(shù)據(jù)的改變會(huì)對(duì)后續(xù)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的取值和計(jì)量造成什么樣的影響，等到月末財(cái)務(wù)核算成本時(shí)，才能發(fā)現(xiàn)問(wèn)題。因?yàn)樨?cái)務(wù)核算本身就有其固有的滯后性，所以在改變現(xiàn)有已錄入的數(shù)據(jù)時(shí)，ERP系統(tǒng)可能會(huì)帶來(lái)溝通不暢造成的時(shí)間成本的增加。

第三，過(guò)度依賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可能會(huì)在服務(wù)器遭到木馬入侵，蠕蟲(chóng)病毒攻擊時(shí)造成數(shù)據(jù)丟失或被篡改，給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失。

第四，ERP能夠滿(mǎn)足符合對(duì)外財(cái)務(wù)報(bào)告的成本歸集方式的披露要求，但并不一定是最適合供企業(yè)分析成本差異的成本歸集方式。生產(chǎn)成本的計(jì)算目前是采用符合對(duì)外財(cái)務(wù)報(bào)告要求的傳統(tǒng)料工費(fèi)成本歸集模式，對(duì)于企業(yè)的內(nèi)部管理來(lái)說(shuō)，如何分析產(chǎn)品的多方面貢獻(xiàn)，會(huì)涉及很多非財(cái)務(wù)因素的影響，因?yàn)椴环蠈?duì)外財(cái)務(wù)報(bào)告的計(jì)量要求，所以在財(cái)務(wù)軟件中這些信息并沒(méi)有很系統(tǒng)化的進(jìn)行反應(yīng)，但是企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部產(chǎn)品差異化分析，波特五力模型競(jìng)爭(zhēng)分析時(shí)需要使用到這些數(shù)據(jù)。

2.3 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用帶來(lái)的機(jī)遇

ERP系統(tǒng)作為一個(gè)高效的管理系統(tǒng)軟件正在被企業(yè)管理層普遍接受和認(rèn)同，如果只是把ERP當(dāng)作是一個(gè)簡(jiǎn)單的電子信息錄入和存儲(chǔ)系統(tǒng)，并沒(méi)有從企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策和生產(chǎn)管理的角度去認(rèn)識(shí)和運(yùn)用ERP系統(tǒng)，就很難發(fā)揮其應(yīng)有的作用，并不能給企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)提供實(shí)際的指導(dǎo)性建議，數(shù)據(jù)的收集沒(méi)有發(fā)揮最大的效應(yīng)，所以對(duì)于ERP系統(tǒng)有什么功能，怎么用這些功能對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)是一個(gè)機(jī)遇，這取決于管理者是否能有一定高度正確認(rèn)識(shí)ERP系統(tǒng)將會(huì)帶來(lái)的效益，成本的節(jié)約，是否充分使用ERP達(dá)到資源整合的程度是企業(yè)的管理能否達(dá)到一個(gè)新高度的關(guān)鍵之一。

2.4 ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用面臨的挑戰(zhàn)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展和科技的進(jìn)步，企業(yè)規(guī)模的日益擴(kuò)張，新型的業(yè)務(wù)類(lèi)型和業(yè)務(wù)模式多種多樣遍地開(kāi)花，ERP系統(tǒng)應(yīng)覆蓋所有的業(yè)務(wù)種類(lèi)，并進(jìn)行有效控制管理。為了能滿(mǎn)足客戶(hù)需求，ERP正在逐步向企業(yè)定制化方向穩(wěn)步發(fā)展，目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的功能有定制化財(cái)務(wù)報(bào)表。如果ERP系統(tǒng)能不斷突破技術(shù)壁壘，根據(jù)需求升級(jí)，客戶(hù)體驗(yàn)度提升，性能更加卓越，企業(yè)財(cái)務(wù)的管理一定能更上一層樓，這是ERP系統(tǒng)的未來(lái)必將面臨的一個(gè)挑戰(zhàn)。

3 加強(qiáng)ERP系統(tǒng)在企業(yè)財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的對(duì)策措施

3.1 增加ERP系統(tǒng)中的部分環(huán)節(jié)的自動(dòng)授權(quán)計(jì)算和自動(dòng)知會(huì)功能

在刪除單據(jù)導(dǎo)致其他單據(jù)的成本計(jì)算出現(xiàn)錯(cuò)誤的環(huán)節(jié)增加批量修改的功能，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算新的單價(jià)進(jìn)行批量修改;另外，修改已經(jīng)審核過(guò)的數(shù)據(jù)除了需要反審核授權(quán)之外，修改內(nèi)容自動(dòng)觸發(fā)生成ERP通知，通過(guò)系統(tǒng)中的協(xié)同辦公發(fā)送給相關(guān)下游的數(shù)據(jù)使用者，避免出現(xiàn)溝通不暢產(chǎn)生的后續(xù)核算錯(cuò)誤的問(wèn)題。

3.2 組織并加強(qiáng)系統(tǒng)上線(xiàn)的流程培訓(xùn)工作，以加強(qiáng)上下游工作的事前溝通

ERP系統(tǒng)將涉及整個(gè)公司的所有業(yè)務(wù)流程，所以在上馬之前，管理層應(yīng)重視先導(dǎo)培訓(xùn)和準(zhǔn)備工作，各部門(mén)對(duì)接人及時(shí)與開(kāi)發(fā)商的培訓(xùn)師進(jìn)行溝通，結(jié)合公司現(xiàn)狀把即將上線(xiàn)的系統(tǒng)所有模塊之間的聯(lián)系講解清楚，使后勤部門(mén)及業(yè)務(wù)部門(mén)不僅要知道如何使用這個(gè)軟件，更要了解本部門(mén)的數(shù)據(jù)如何在鏈條中流轉(zhuǎn)，和哪些部門(mén)是上下游之間的關(guān)系，以便后續(xù)在更改數(shù)據(jù)時(shí)能事前溝通，避免因溝通不暢導(dǎo)致事后數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而給數(shù)據(jù)核算造成麻煩。

3.3 企業(yè)應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全并建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制

①使用ERP的企業(yè)應(yīng)加固網(wǎng)絡(luò)防火墻，最大可能地限制非授權(quán)入侵。安裝病毒查殺軟件，做好網(wǎng)絡(luò)安全的防護(hù)工作。②企業(yè)云端存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)需要定期存儲(chǔ)在線(xiàn)下的硬件設(shè)備中，以防止出現(xiàn)意外后無(wú)法恢復(fù)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，影響企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。③做好網(wǎng)絡(luò)安全宣貫工作。規(guī)定企業(yè)工作人員在使用辦公電腦時(shí)，插入外接介質(zhì)存儲(chǔ)之前要先進(jìn)行病毒查殺;不登錄有安全風(fēng)險(xiǎn)提示預(yù)警的網(wǎng)站。發(fā)現(xiàn)公司官網(wǎng)出現(xiàn)異常，疑似被攻擊需要第一時(shí)間上報(bào)。

3.4 增加ERP系統(tǒng)成本管理模式的多元化

增加ERP系統(tǒng)成本管理模式的多元化，以適應(yīng)更符合企業(yè)產(chǎn)品特性的成本分析，建議增加按照產(chǎn)品的生命周期成本法來(lái)歸集成本的流程。使用生命周期成本法對(duì)于研發(fā)企業(yè)來(lái)講尤為重要，關(guān)注產(chǎn)品從開(kāi)發(fā)到后續(xù)服務(wù)的整個(gè)生命周期的上游成本、制造成本和下游成本，是一個(gè)非常完整的產(chǎn)品成本核算，根據(jù)退貨情況及售后服務(wù)、客戶(hù)服務(wù)熱線(xiàn)解決問(wèn)題的個(gè)數(shù)、上門(mén)維修的次數(shù)以及軟件升級(jí)成本來(lái)幫助企業(yè)做出是否要繼續(xù)開(kāi)發(fā)或者生產(chǎn)這種產(chǎn)品的決策。

建議引入產(chǎn)品質(zhì)量成本的分類(lèi)形式，每月形成產(chǎn)品質(zhì)量成本報(bào)告。企業(yè)需要充分關(guān)注預(yù)防與解決產(chǎn)品質(zhì)量時(shí)所占用的企業(yè)資源與成本時(shí)，產(chǎn)品質(zhì)量成本報(bào)告會(huì)幫助企業(yè)做出更準(zhǔn)確的產(chǎn)品質(zhì)量分析。報(bào)告分為預(yù)防性成本、評(píng)估成本、內(nèi)部損失成本和外部損失成本，產(chǎn)品的成本數(shù)據(jù)根據(jù)此類(lèi)重新劃分，就轉(zhuǎn)換成為對(duì)企業(yè)內(nèi)部財(cái)務(wù)管理有用的數(shù)據(jù)，取代了人工分類(lèi)再計(jì)量的模式，幫助企業(yè)更迅速地做出提升生產(chǎn)質(zhì)量的具體措施。

4 結(jié)論

綜上所述，ERP系統(tǒng)在我國(guó)的迅猛發(fā)展體現(xiàn)出了我國(guó)內(nèi)控管理水平的長(zhǎng)足進(jìn)步，它實(shí)現(xiàn)了企業(yè)內(nèi)部管理所需要的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)的集成，為企業(yè)管理層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)，通過(guò)ERP系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析及流程整合，保證了企業(yè)的精益生產(chǎn)，給企業(yè)帶來(lái)了實(shí)際效益。

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