京津冀外語人才就業創業檔案管理

摘 要：現階段的檔案管理工作對于京津冀外語人才就業創業的發展意義至關重大，并且這存在著現實意義。在實際的就業創業檔案管理中會出現大量的實際問題需要解決，因此需要學校不斷地加強對于京津冀外語人才就業創業檔案管理方面的的制度性規范化的管理，并且開展信息化建設。爭取在積極的條件創設中，盡快的實現檔案管理的信息化水平，從而可以開創檔案管理工作的新的發展局面，在面臨的挑戰面前及時的化危機為專機。文章將結合具體實際，分析目前的京津冀外語人才就業創業資源檔案管理中的現狀，并且就如何規范創新，如何加強檔案管理的信息化建設等進行論述。

關鍵詞：京津冀;外語專業;人才;就業創業;檔案管理;策略研究

京津冀外語人才就業創業管理的檔案中記錄著相關學生的教育活動以及相關教學管理，學生的各種學習成果以及重要成績等也都記錄在內，并且將這些重要數據進行記錄保留，有助于方便以后的調查參考。外語專業學生不同時期的學習、社團活動等都能夠歸檔記錄，有助于學校以及企業等進行調動管理。并且，對于學校來說，將本校外語專業的學生檔案都做歸檔處理，有利于學校的長期發展和人力管理建設[1]。因此，對京津冀外語專業學生的檔案進行歸檔處理是必要的、刻不容緩的。學校方面要重視京津冀外語專業的人力資源檔案管理，并且與時俱進，采用先進的方法進行管理和規整，不能只靠紙面記錄，還要應用先進的信息技術，幫助學生在以后的就業創業過程中提供方便之處。

一、 當下京津冀外語專業就業創業檔案管理現狀

由于京津冀地區是我國經濟、科技、社會發展較快的地區，其相關人力資源檔案管理工作也是發展較為迅速的。但是許多高校還沒有意識到人力資源檔案管理的重要性，對于外語專業院校的學生沒有進行良好的檔案規整。在檔案管理工作中存在著較多問題。沒有足夠的檔案管理工作人員、落后的傳統的管理方法、老舊的管理設備等等都是阻礙檔案管理發展的重要問題[1]。

（一）京津冀外語人才就業創業檔案管理工作管理思維有待更新

在近幾十年的京津冀外語人才就業創業發展過程中，對于就業創業檔案管理已經有了一套自身固有的管理方式、管理經驗和管理理論，但是這些傳統的理論已經很難適用于現階段的信息技術發展的時代，因此這種方式存在著一定的局限性，這就需要我們要能夠對過去的整個管理方式，進行優化和創新，在繼承傳統的基礎上進一步優化完善，要能夠突破傳統的思維束縛[2]。

（二）京津冀外語人才就業創業檔案管理工作缺乏專業的檔案管理人員

目前來講，進行京津冀外語人才就業創業檔案管理工作的相關人員，基本上都是由人事部門來負責的這一部分，人員一般都并不是專業的檔案管理人員，而且都有自己專門的工作，所以在開展工作時，只是兼職檔案管理，所以在進行檔案管理方面，還缺乏一定的經驗和工作時間，這樣的現狀會導致在進行檔案管理過程中，會存在一些偏差和疏忽，這就很難完全保證充分發揮檔案管理等實施效用。

（三）京津冀外語人才就業創業的檔案管理工作缺乏規范的管理章程

在進行檔案管理過程中，具備相應的管理章程十分重要，但是就目前的發展情況來看，一些管理工作仍然缺乏統一的章程和規范，這就導致在具體工作開展過程中較為隨意，并且咱們在對于檔案資料進行管理過程時缺乏分門別類，也沒有開展相應的規劃整理，這都給后期的人事工作帶來了一定的不便，同時，在現階段，這種缺乏規章制度的管理工作，也會造成時間浪費效率低下[3]。

二、 京津冀外語專業人力資源檔案管理改進措施

（一）做好人才隊伍建設，培養專業的管理人員

為了能夠盡可能的對京津冀外語人才就業創業中的檔案管理工作，做好優化和完善，首先就要從人才入手，要能夠選用專業性強的管理人員，同時要注重對于管理人員要能夠定期培訓，幫助提升整體工作人員的專業素養，在人員招聘過程中，也要選擇專業性較強和素質較高的管理人員來擔任，要能夠重視京津冀外語人才就業創業檔案管理工作，可以定期的進行培訓和考核，促進管理人員能夠不斷學習，加強自身能力和素質的不斷提升，認識到自身工作的重要性。

（二）在京津冀外語人才就業創業檔案管理工作中，要加強檔案管理制度的完善

由于，目前我國對于京津冀外語人才就業創業的人事檔案管理工作，還存在著制度不完善的問題，所以我們要通過制度的完善來做好綜合的把控，尤其是在現階段經濟發展的過程中，對于就業創業又有了新的要求，我們要能夠符合現階段的人才管理要求，對于并不完善的制度和條例進行優化和監管，盡可能的發揮人事檔案的自身作用，在具體開展過程中，要加強對于資料的收集和資料的歸檔，做好檔案調動等各方面的工作，尤其是京津冀外語人才就業創業，更要注重制定完善的制度和規章，為其他地區做表率示范作用，盡可能的保障檔案管理，能夠全面而又嚴謹科學，盡可能的讓員工在進行檔案管理過程中，能夠有法可依，按照一定的程序和操作步驟，來進行的管理工作，在此過程中，要明確地將員工的責任和義務進行規定，同時在檔案管理工作不斷完善過程中，要能夠隨著時代的發展步伐，做到規章制度的完善和與時俱進，盡可能的促進規章制度能夠保持自身的先進性[4]。

（三）在檔案管理過程中，積極發揮現代化的管理方式

在近幾年隨著信息技術不斷發展的過程中，很多傳統的管理模式都已經很難適應現階段的大數據發展需要，所以我們也要充分的運用信息技術，來加強京津冀外語人才人事檔案的現代化建設[5]。具體來講，我們可以前期通過資金和技術設備的投入使用，使得辦公環境能夠充滿現代化，在通過一些現代化人才技術，使用現代化的管理方式來開展檔案管理工作，通過大數據、云儲存、數據聯網等方式實現檔案的保存和管理，這樣也有助于提升整體的檔案真實性和科學性，讓我們能夠在面臨信息化挑戰的同時，充分運用信息化技術，抓住這個發展機遇，將信息化的相關管理技術，應用到檔案管理過程中，幫助就業創業檔案管理實現進一步的飛躍和提升[6]。

三、 京津冀外語人才就業創業檔案管理對于個人創業的影響

（一）檔案管理對于個人創業擔保貸款的積極作用

京津冀外語人才在進行創業擔保貸款的過程中，放貸部門需要進行各種資料的檢閱。在檢閱過程中，如果個人檔案保留齊全就會對于貸款進程起到促進作用。個人創業擔保貸款進行借款過程中，需要對檔案資料進行收集并且轉移到放貸部門手中[7]。放貸部門需要對檔案的內容檢查，對期限劃分是否準確，交接是否順利都取決于檔案管理的程度。進行創業擔保貸款內容復雜，這項工作關系到政策的落實，所以進行檔案管理對促進創業扶持能夠起到積極作用。

（二）檔案管理的個人創業擔保貸款過程中存在的問題

京津冀外語專業人才在進行創業擔保貸款過程中，需要重視檔案管理工作，但是如今常時間對于檔案管理工作的輕視，導致了對于信貸檔案缺失，在創業時資料不齊手續不全。不齊全的檔案給后續創業工作帶來了極大的麻煩。所以完善信貸檔案是如今京津翼人才檔案管理工作必須做到的事情。

四、京津冀外語人才就業創業檔案管理對于高校畢業生就業的影響

（一）檔案管理對于高校畢業生就業的積極作用

京津冀外語專業高校畢業生畢業之后，需要進行以下幾個步驟進行就業。第一，發布信息。然后人力資源部以及社會保障部門所屬的公共服務機構就會通過各種媒體方式向大眾發布就業信息。第二就是畢業生進行報名。畢業生在進行就業報名時采取的是自愿報名方式，并且畢業生需要服從就業崗位，而相關要求和文件規定。最重要的是畢業生要將自己的身份證、有效證件、學歷證書等出師給就業單位。第三就是人力資源部所屬的機構要對本區域負責的畢業生進行對接工作。最后就是簽訂協議，高校畢業生需要按照規定簽署符合國家要求的就業協議。協議中應該將崗位要求、期限、薪資等標準向畢業生進行表明[8]。

（二）檔案管理對于高校畢業生就業存在的問題

（1）工作量大。對于就業工作進行招聘時，工作人員具有很大的工作壓力也有很大的工作量，所以在進行檔案管理工作時，就會因為種種原因而出現問題。特別是在每個季度，對于補貼資金的使用審核，需要進行檔案資料管理。

（2）信息化程度不高。作為一種新型的檔案管理方法，信息化管理是現如今最便捷、最好用的管理方法。但是金賢檔案管理公司的人員往往對于信息化，設備使用程度不高并且經驗不足，所以導致了檔案管理的信息化進程難以繼續。不舍得檔案管理工作人員年齡較大，還習慣使用傳統的紙質管理。

（3）管理手段落后。在進行檔案管理工作過程中，管理人員對于信息化管理認可度不高，他們認為紙質化檔案管理才是真正意義上的大管理。另外學校方面的進行信息化檔案管理時，需要購入大量新型設備，這對資金投入較大。

五、結語

綜上所述，近些年來在信息化程度越來越高的發展過程中，整個京津冀地區人才就業創業所出現的人事檔案管理問題已經逐漸顯露出來，我們為了能夠更好的適應整個的發展環境，繼續發揮自身的功能，所以我們必須要重視好對于人事檔案管理的優化和提升改進，本文針對應該如何進行京津冀外語專業人事檔案管理進行了相關的策略分析，以期望能夠更好地促進外語專業人事檔案管理充分整合完善，更好地為經濟發展服務。

參考文獻

[1] 王慶豐.新形勢下人力資源和社會保障局檔案管理工作策略研究[J].卷宗，2019，9（4）：40.

[2] 張偉.人力資源和社會保障局檔案管理的有效方法與應用分析[J].數字化用戶，2019，25（10）：192.

[3] 周曉玉.大數據背景下醫院人事檔案管理的態勢分析法分析及策略[J].實用醫技雜志，2019，26（5）：648-649.

[4] 張彤.大數據時代對事業單位人事檔案創新管理的影響[J].辦公室業務，2019（10）：170，190.

基金項目：2019年河北省人力資源社會保障研究課題科研合作項目：雄安新區輻射功能視角下京津冀外語人才就業前景預測及培養對策研究，課題編號：JRSHZ-2019-02109。

作者簡介：賈方琦（1984.08- ），男，漢族，河北唐山人，學士，副研究館員，唐山市婦幼保健院，研究方向：檔案管理。