涉外婚姻登記檔案管理存在的問題及改進

王芳

涉外婚姻家庭和諧是構建和諧社會的重要基礎和必要條件。涉外婚姻登記是結婚和離婚這種民事行為在法律上的體現，是促進婚姻家庭和社會和諧發展的法律保證。進一步加強和完善涉外婚姻登記檔案工作是時代發展的要求，是依法行政的要求，也是人民群眾維護自身權益的要求。

一、涉外婚姻登記檔案管理存在問題

（一）涉外婚姻登記部門的改變?2019年2月20日起，山東省民政廳規定：“山東省內辦理涉及外國籍公民、涉及港澳臺地區居民、涉及華僑等婚姻登記的當事人，可攜帶相關證件和證明材料，前往男方或者女方的戶籍所在地由省民政廳指定的婚姻登記處辦理婚姻登記業務。”也就是說，隨著簡政放權和各地政府便民服務業務的不斷推進，各地涉外婚姻登記業務下放到地級市（含部分區縣）直接辦理。而此次改革前的全省境內所有涉外婚姻登記業務，都必須到位于濟南的山東省民政廳涉外婚姻和涉外收養登記服務中心辦理。隨著涉外婚姻登記管理體制的改變，今后江蘇省地市級（含部分區縣）的民政部門可以辦理涉外婚姻登記業務，但是具體登記形成的檔案實體和信息都留存在地市級（含部分區縣）的民政部門，如何保證這些檔案材料符合統一登記的格式要求、保管要求，以及最終歸檔數據如何統一管理等，都存在許多不明確的問題。

（二）全省涉外婚姻登記檔案的數據庫建設問題?目前，民政系統使用全國婚姻登記信息系統、全國涉外婚姻登記信息系統。中國籍公民在國內登記結婚，可以通過全國婚姻登記信息系統開展實時聯網登記。而涉外婚姻登記，由于體制問題以前只在省級登記機關登記，還無法實現實時聯網登記。另外，這兩個系統雖然在民政部門實行聯網，但是各級地方綜合檔案部門卻無法登錄和具備查詢權限，各級檔案部門一般只能在接收移交的婚姻登記檔案后，由地方綜合檔案館各自建立專題數據庫。山東省檔案館接收山東省涉外婚姻和涉外收養登記服務中心的所有山東省涉外婚姻登記檔案。但是，隨著全省涉外婚姻登記檔案業務管理體制的改變，今后山東省涉外婚姻登記可在17個轄市的64個區縣同時辦理。涉外婚姻登記權限“下放”后，將給山東人嫁“洋女婿”、娶“洋媳婦”帶來極大便利。全省涉外婚姻登記的具體模式，由省民政廳集中辦理轉為省內各個地級市（縣區）的登記機關辦理，檔案最終移交到地方綜合檔案館。為方便百姓利用必須建立全省涉外婚姻登記檔案中心，便于統一匯總數據，同時在各地市建立涉外婚姻登記檔案的數據分中心，定期向全省涉外婚姻登記檔案中心匯總數據。要明確涉外婚姻登記檔案各類數據項標準，包含全宗號、目錄號、件號、頁數、保管期限、登記日期、登記雙方姓名、性別、出生日期、職業、文化程度、常住戶口所在地、國籍、身份證件號碼、婚姻登記性質、婚姻登記（結婚、離婚、補領結婚、補領離婚、撤銷婚姻）證書編號、婚姻登記處、檔案實體存放處等信息。

（三）移交后的涉外婚姻登記檔案的數據回溯問題

涉外婚姻登記分為結婚登記、補領結婚登記、離婚登記、補領離婚登記、撤銷婚姻登記、登記部門綜合管理等各類材料。在實踐中，由于當事人的離婚和撤銷婚姻登記的變更發生，將影響涉外婚姻登記檔案數據庫的數據記錄的有效性、準確性，故而涉外婚姻登記系統發生離婚和撤銷登記信息的變動時，檔案數據庫要及時與涉外婚姻登記部門的數據進行對接，才能通過不斷的數據回溯保證數據庫數據的準確性。

二、加強涉外婚姻登記檔案管理的對策

（一）.推動全省各級綜合檔案館建立跨館聯動查檔機制

在山東省級區域內，應積極推進各級綜合檔案館建立跨館聯動查檔機制，要求省、市、縣（區）的三級綜合檔案館都要實現聯動查檔，也就是“一館受理、跨館出證”，每個綜合檔案館都可以受理查檔申請，通過協調機制向檔案所在的綜合檔案館發出協查請求，來共同完成異地查檔的業務。目前，山東省各級綜合檔案館雖然整體信息化水平很高，還是需要建立三級綜合檔案館的跨館聯動查檔機制，才能真正實現民生檔案的“一館受理、跨館出證”，真正實現便民服務，為建立長三角“三省一市”跨館聯動查檔機制，起到積極的推動作用。

（二）.積極推進全省涉外婚姻登記檔案數據庫建設

只有建立山東省涉外婚姻登記檔案數據庫和跨館聯動查檔機制，才能夠保證全省任何一個綜合檔案館都可以通過共享平臺快速檢索到跨館的涉外婚姻登記檔案信息，真正實現“異地查檔，跨館出證”。目前，很多涉外婚姻登記檔案信息在受理的基層綜合檔案館，還無法直接實現在線查詢，百姓查檔非常不便，而且增加了查檔成本，還需要通過數據平臺向檔案館發出協查請求函，才能將檔案信息反饋到受理檔案館，因此，全省應大力推進百姓利用率高的民生檔案專題數據庫建設。

（三）.不斷推進全省涉外婚姻登記檔案資源體系建設

如果要實現全省各級綜合檔案館的跨館聯動查檔機制，重要的是要建立涉外婚姻登記檔案資源體系。各級綜合檔案館與各級涉外婚姻登記部門、地方政府的信息服務部門應建立統一的協調機制，積極推進涉外婚姻登記檔案資源整合工作。今后，涉外婚姻登記檔案保管在各級綜合檔案館和各級涉外婚姻登記部門，這就要求在建立檔案資源體系時，各級綜合檔案館不僅要牽頭將館藏的涉外婚姻登記檔案進行整合，還要督促各級民政部門將涉外婚姻登記檔案或檔案數據定期移交給檔案館，否則不僅本行政區的涉外婚姻登記檔案資源體系無法建立起來，還會制約全省涉外婚姻登記檔案資源體系的形成。