新形勢下辦公室管理工作的思考與分析

林嬌清

摘 要：辦公室是單位的重要組成部分，貫穿整個行政單位，主要負責文電處理，保密，檔案，會議材料印制，辦公設備維護等事宜，在單位發展中發揮著重要作用。人員作為辦公室業務工作中唯一的活動因素，在業務中起著干預作用。本文將結合辦公室管理的工作要點，結合實際問題，通過不斷加強個人素質和工作能力、認真履行工作職責，扎實做好每項工作，進一步明確今后工作努力方向，幫助單位做好物資控制并實現可持續發展。

關鍵詞：辦公室;辦公室管理;行政人員;管理工作

筆者參加工作以來在單位領導及同事們的支持與幫助下，嚴格要求自己，在本職崗位上克盡職守，兢兢業業，各項具體工作按計劃推進，各項臨時交辦工作按時完成，為保障單位的日常工作運行做出了一定的貢獻。現將多年來的工作情況總結如下：

一、不斷加強個人素質和工作能力

1、個人方面：與黨中央思想保持高度一致，積極參加政治理論學習，通過學習，提高了自身的政治理論素質。另外，我還注意從書本、從實際生活中汲取營養，認真學習、仔細體會新形勢下如何做一名合格的工作人員。樹立良好的道德品質，講團結、顧大局，辦事光明磊落，有艱苦奮斗精神。能克服工作中遇到的困難，有較強的自我管理意識。公正廉潔，牢固樹立為人民服務的思想。

2、工作方面：有較強的事業心和責任感，思想作風正派。平時，除了忙日常工作外，還不斷學習行政事務管理和電腦等相關業務知識。同時，虛心向領導、同事學習，取長補短，增強服務意識。通過學習，提高了業務素質。在落實各項工作的時候，能夠注意態度和方法，與同事們和諧相處，各項工作都得到了大家的支持，順利地完成各項任務。有著嚴格的保密意識，能遵守保密紀律，不隨便擴大傳閱文件的范圍，對職責以外的問題不隨便答復。出外聯系工作，態度和藹，對待外來辦事的人員，都能熱情接待，一視同仁。

二、認真履行工作職責，扎實做好每項工作

在辦公室的工作職責主要有兩大項：一是辦事、辦會，二是辦文。

（一）辦事、辦會

1、日常工作：認真安排好各項工作的具體時間，分清工作主次和輕重緩急，做到有理、有節、有序、有效。做好單位內部上下聯絡溝通工作，及時向領導反映情況，反饋信息，及時通知領導的開會時間及活動日程。?負責辦公室來電的接聽，耐心細致地做好來電咨詢工作，重要事項認真記錄并及時傳達給領導，不遺漏、延誤。做好值班人員安排表，并做好值班電話記錄。?2、物資管理工作：制定日常辦公用品清單，及時訂購與發放辦公用品。做好單位復印機、打印機、傳真一體機等辦公設備修理維護，確保工作人員的正常使用，保證單位工作的正常運轉。3、會議工作：做好會議的后勤服務工作，會議材料的印刷、發放，座位牌的制作都井井有條。4、保密工作：增強保密意識，遵守保密紀律，講究保密藝術，做好文書的保密工作。

（二）辦文

1、公文處理工作。在機關文秘部門的工作活動中，公文處理工作是一項是最主要、最大量也是最重要的日常工作。它通過公文的擬制、辦理、管理以及整理歸檔的一系列相互銜接的程序和環節，構成機關信息運轉與處理的科學流程。具有政治性、時限性、機要性和規范性的特點。主要工作有：（1）文件的收發、登記和分送;（2）文件的承辦和催辦;（3）文件的繕印、校對和用印;（4）會議、匯報、電話的記錄和整理;（5）文件材料的平時整理、提供借閱利用等工作;（6）歸檔文件材料系統整理、編目和歸檔工作;（7）處理群眾來信;（8）為機關領導準備有關資料并完成領導交辦的其他文書工作的任務。

2、公文的辦理程序。（1）日常做好各級各部門的文件簽收、拆封與登記。建立收文登記簿、備忘簿、閱辦單，將需要登記的文件在收文登記薄上編號和記載文件的來源、去向，以保證文件的收受和處理。這樣便于管理和保護文件，防止積壓和丟失;便于檢查和檢索文件;便于文件的統計和催辦。（2）審核、分發與傳閱。在文件拆封登記以后，按照文件的內容、性質和辦理要求，及時、準確的將收到的文件分送給有關領導、有關部門和承辦人員閱辦。對那些必須辦理答復的文件，根據承辦時限的要求，及時地對文件承辦的情況進行督促和檢查，加速文件運轉，提高機關辦事效率。（3）做好公文的繕印與校對。建立繕印登記制度，做到文字準確無誤，設計美觀大方，頁面整潔清晰，字體大小得當，標題居中醒目，符合格式要求，便于閱讀辦理，同時注意文件的保密。

3、公文的整理與歸檔。（1）遵循“文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用”的原則，進行整理。將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒。（2）做好文書的保密工作。對標明秘密、機密等的保密文件做好文件的保管和銷毀工作，在傳閱、保存中嚴格遵守保密法規定做好文件的保管、借閱、安全保密、移交等日常工作。

三、今后工作努力方向

在新時期作為辦公室一名辦事人員，要努力提高以下幾方面意識：

1、自我意識。作為一名辦事人員，應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，在領導決策后正確領會并執行其意圖。

2、信息意識。當今社會是一個信息時代，增強信息意識是辦事人員提高工作效率的重要保證。辦事人員每天接觸的各種公文、請示、報告等材料中含有大量信息，辦事人員應在對這些材料的收集、歸類、處理過程中將各種信息進行取舍，把最有用的信息提供給領導。

3、創新意識。過去對辦事人員的創新意識明顯重視不夠，只承擔大量的收文、發文任務。在新形勢下，要發揮辦事人員的創造性，就要發揮其主觀能動性，大膽地出點子、想辦法，分擔領導的一些具體工作，做領導名副其實的參謀和助手。

4、責任意識。辦事人員工作態度和工作質量的好壞，在一定程度上直接影響著一個單位的作風建設。只有樹立較強的責任意識，辦事人員才會隨時隨地注意維護單位的形象和聲譽，才能做到工作認真、態度端正、處事果斷;在任何人面前、在處理任何事情上，都表現出良好的思想文化和職業道德修養，才能真正提高辦事工作的質量和水平，為單位做出更大的貢獻。

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（作者單位：福建省泉州市市場監督管理局，福建?泉州??362000）