探索檔案庫(kù)房的安全管理及有效路徑

霍超宇

摘要：本文論述了檔案庫(kù)房安全管理的基本內(nèi)容，并結(jié)合實(shí)際情況，探討了檔案庫(kù)房安全管理中存在的主要問(wèn)題、產(chǎn)生的原因以及優(yōu)化的方向與方法，旨在提升我國(guó)實(shí)體檔案的安全系數(shù)。

關(guān)鍵詞：檔案庫(kù)房;安全管理;管理制度

引言：

即使在信息時(shí)代背景下，實(shí)體檔案仍作為檔案的重要組成部分，甚至可以說(shuō)是檔案的核心組成。但現(xiàn)階段檔案庫(kù)房安全管理存在多種多樣的問(wèn)題，急需相關(guān)人員進(jìn)行修正完善，全面保障檔案庫(kù)房的安全。

一、檔案庫(kù)房安全管理內(nèi)容

檔案庫(kù)房是實(shí)體檔案存放的主要位置，其安全管理的主要目的為最大化實(shí)體檔案的保存期限，避免實(shí)體檔案遭受惡意竊取、破壞。具體內(nèi)容可包括防火、防盜、防潮、放光、防塵、防鼠、防蟲、防高溫八項(xiàng)內(nèi)容[1]。

第一，防火。火災(zāi)是對(duì)實(shí)體檔案損害最大的災(zāi)害之一，檔案庫(kù)房安全管理中需要采取較高的重視程度。加強(qiáng)日常防火檢測(cè)、配備自動(dòng)化火災(zāi)監(jiān)控及消除設(shè)備等。

第二，防盜。現(xiàn)代背景下，信息竊取行為更多發(fā)生在網(wǎng)絡(luò)渠道上，檔案庫(kù)房實(shí)體檔案被盜風(fēng)險(xiǎn)明顯降低，檔案丟失更多集中在人員保存或者調(diào)取上的操作失誤。雖然風(fēng)險(xiǎn)略有降低，但實(shí)體檔案的重要性決定了防盜工作不能有絲毫松懈，甚至要結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)加強(qiáng)防盜監(jiān)管力度。

第三，防潮。檔案庫(kù)房潮濕會(huì)導(dǎo)致大量的紙質(zhì)檔案更加容易腐爛，保存年限明顯縮短。現(xiàn)階段庫(kù)房常見(jiàn)防潮措施多依靠防潮設(shè)備進(jìn)行。

第四，防光。長(zhǎng)期直接暴露在強(qiáng)光下會(huì)導(dǎo)致文件字跡模糊，無(wú)法辨認(rèn)，縮短檔案的有效保存年限。現(xiàn)代檔案庫(kù)房保存進(jìn)程中其它種類的防護(hù)措施已經(jīng)能保障檔案保存空間的避光性，需要注意的是僅為取用時(shí)避免自然光直射與庫(kù)房?jī)?nèi)部只能使用白熾燈照明。

第五，防塵。灰塵也是加速檔案損壞的重要因素。現(xiàn)階段常用的防塵方法為檔案封存前除塵;保存環(huán)境盡量密閉;庫(kù)內(nèi)定期清理。

第六，防蟲。蟲對(duì)檔案主要傷害為啃食與污染。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)當(dāng)提前布置除蟲藥劑與驅(qū)蟲藥劑，最大程度上保證檔案的安全。

第七，防鼠。鼠對(duì)檔案的危害與蟲類似，不過(guò)其危害程度更高。檔案庫(kù)房?jī)?nèi)絕不可放置食物，定時(shí)做好老鼠誘捕工作。

第八，防高溫。高溫危害與火災(zāi)較為類似。其防范措施為在檔案庫(kù)房中設(shè)置一定的溫度平衡措施，保證室內(nèi)溫度長(zhǎng)期維持在合理的范圍內(nèi)。

二、檔案庫(kù)房安全管理實(shí)現(xiàn)的有效途徑

（一）庫(kù)房建立質(zhì)量存在問(wèn)題

我國(guó)檔案庫(kù)房安全管理一直秉承著建筑為主、設(shè)備為輔的理念，庫(kù)房自身的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)一直是檔案安全的主要保障，我國(guó)相關(guān)法律對(duì)于檔案庫(kù)房建立的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了詳細(xì)的規(guī)定，但現(xiàn)階段檔案庫(kù)房多依托于其他建筑物建立，質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)極少能達(dá)到法律要求。因此，提升檔案庫(kù)房安全管理工作成效要優(yōu)先提升庫(kù)房建筑質(zhì)量。

第一，細(xì)化選址工作。由于完全依托于公司主體建筑物修建，檔案庫(kù)房建立進(jìn)程中常缺乏必要的地質(zhì)環(huán)境勘探，檔案安全受到多種威脅。因此，在庫(kù)房修建進(jìn)程中必須進(jìn)行較為詳細(xì)的周邊環(huán)境與地質(zhì)環(huán)境考察。庫(kù)房周邊不能存在輸油管線或者加油站等存在風(fēng)險(xiǎn)的建筑物;庫(kù)房不能建立在地質(zhì)環(huán)境較為活躍的地區(qū);庫(kù)房不能建立在排水不暢的低洼地區(qū);對(duì)于部分將檔案庫(kù)房擱置在地下的單位，要確保庫(kù)房不受地下水位的侵蝕，為庫(kù)房安全提供較為全面的保障。

第二，加強(qiáng)材料控制工作。材料控制工作的不到位同樣由于大多數(shù)檔案庫(kù)房依附于已有建筑物或者直接與建筑主體統(tǒng)一建設(shè)。庫(kù)房搭建進(jìn)程中，要對(duì)原材料進(jìn)行較為嚴(yán)格的質(zhì)量檢測(cè)，除常規(guī)印象中的硬度、穩(wěn)定性等，防火、防潮是庫(kù)房材料質(zhì)量控制的關(guān)鍵。要在現(xiàn)場(chǎng)檢測(cè)其是否為不可燃材料，避免周邊火災(zāi)影響到檔案庫(kù)房的安全。

第三，注重結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)工作。結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)問(wèn)題同樣受庫(kù)房依托在已有建筑物基礎(chǔ)上建立的影響，其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)進(jìn)程中必須要屈從于建筑物已有管線。檔案庫(kù)房結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)進(jìn)程中，理論上除緊急消防通道外，日常只能有單一通道進(jìn)出，避免檔案被竊取。同時(shí)管線設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)盡量避免對(duì)檔案存放的主體位置造成影響。

從上文論述中不難看出，檔案庫(kù)房建立的全部問(wèn)題都與其是在已有建筑物基礎(chǔ)上建立有直接關(guān)系，因此，提升檔案庫(kù)房質(zhì)量的最為簡(jiǎn)潔、有效的方法為在法律層面要求檔案庫(kù)房必須獨(dú)立建設(shè)，并制定較為嚴(yán)格的懲戒制度，保障該條政策的落實(shí)。

（二）庫(kù)房安全設(shè)施布置存在疏漏

針對(duì)安全管理要求較高的檔案庫(kù)房來(lái)說(shuō)，由于無(wú)法預(yù)見(jiàn)檔案安全事故發(fā)生的全部原因，防護(hù)設(shè)施布置存在疏漏是難免的。針對(duì)該方面的優(yōu)化，主要從兩個(gè)方面入手[2]。

第一，對(duì)已有基礎(chǔ)性安全設(shè)施進(jìn)行梳理。如空調(diào)等大功率、長(zhǎng)時(shí)間使用的電器安裝進(jìn)程中是否使用獨(dú)立的電力線路，避免線路過(guò)熱引發(fā)火災(zāi);如防火器安裝是否達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，防火設(shè)備中是否存在需要更換但未更換的個(gè)體;如是否存在備用電源保障電力供應(yīng)暫定時(shí)，防范措施正常發(fā)揮功能;如地震或者雷電高發(fā)區(qū)域，是否存在相應(yīng)的防護(hù)措施等。對(duì)于存在問(wèn)題的部位統(tǒng)一進(jìn)行修整完善，為檔案庫(kù)房提供基礎(chǔ)安全保障。

第二，現(xiàn)代化監(jiān)管設(shè)備的應(yīng)用。針對(duì)檔案庫(kù)房安全管理工作來(lái)說(shuō)，高成本現(xiàn)代化設(shè)備的全面應(yīng)用是難以回收成本的。但實(shí)體檔案的價(jià)值并不能完全從經(jīng)濟(jì)價(jià)值的角度進(jìn)行衡量，其還具有歷史價(jià)值、法律價(jià)值等。企業(yè)應(yīng)當(dāng)加大成本的投入，在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)部布置較為先進(jìn)的自動(dòng)化感應(yīng)及處理設(shè)備，監(jiān)管的內(nèi)容包括但不限于溫度、濕度、生命活動(dòng)痕跡、煙塵等，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房精確管理，為檔案庫(kù)房的安全性提供更加全面的保障。

此外，安全制度的健全也是檔案庫(kù)房安全建設(shè)的途徑。健全的主要方向?yàn)閷?duì)管理工作流程進(jìn)行書面化表達(dá)，同時(shí)對(duì)檔案責(zé)任制度進(jìn)行較為詳細(xì)的劃分，糾正原先較為籠統(tǒng)的檔案管理制度，為管理人員工作提供更加全面的指導(dǎo)與限制。

結(jié)論：

現(xiàn)階段檔案庫(kù)房安全管理存在的問(wèn)題較為多樣，企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)更加關(guān)注檔案庫(kù)房管理中存在的漏洞，從庫(kù)房建設(shè)、安全設(shè)施、管理制度等多方面入手提升檔案庫(kù)房安全管理工作的成效。

參考文獻(xiàn)：

[1]廖國(guó)玲.影響檔案庫(kù)房安全因素及規(guī)避對(duì)策[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2019 （18）：13-14.

[2]李雅丹.論檔案庫(kù)房安全防護(hù)工作[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （12）：108.