電子文件歸檔整理方法研究

林琳

摘 要：電子文件的管理遵循“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密”原則，單位使用的辦公系統應符合國家和地方相關規范標準，對電子文件形成、辦理全過程實施有效控制，數字檔案室系統用于電子文件的歸檔、整理、移交。根據單位文件形成情況選擇電子文件單套制歸檔模式的，應當具備預歸檔、確認接收、整理、移交等流程，對于混合了部分紙質文件的，歸檔時應當進行同步整理，形成一套完整目錄和檔號體系。

關鍵詞：電子文件;歸檔整理;單套制

1 基本概念

現在實際工作中經常提及的電子檔案一般分為兩種，一種為紙質檔案經數字化掃描后形成的數字化副本，屬于紙質檔案的數字化復制件，另一種為直接由辦公系統或業務系統生成，并伴隨業務工作流轉而形成的電子文件，在辦結后進行了規范的歸檔整理操作而形成的原生類電子檔案。本文涉及的電子文件歸檔和電子檔案管理，主要指后者。

電子文件的管理遵循“統一管理、全程管理、規范標準、便于利用、安全保密”原則，電子文件在辦公系統或業務系統中如何生成、管理及辦結歸檔，直接影響到電子檔案的真實、完整、安全、有效。各機構應將電子檔案管理的意識前置于電子文件的生成、辦理、辦結全過程中。檔案的原始性是最核心的標準，因此保障電子檔案的真實性和完整性應是最關鍵的。電子文件管理的基本要求是確保電子文件的真實性、完整性、可用性和安全性。電子文件在形成、歸檔、整理過程中，應當保證其能客觀、完整地反映和真實記錄單位業務活動和歸檔整理相關操作，且文件歸檔后能長期安全保存和提供查詢利用。

2 系統要求

2.1 辦公系統

單位使用的辦公系統應符合國家和地方相關規范標準，對電子文件形成、辦理全過程實施有效控制，對各環節責任人實行身份識別和權限控制，記錄和保存電子文件的內容及其元數據，支持生成符合標準的元數據集。系統應能實現將最新版本的檔案分類方案內置其中，并配置符合電子文件歸檔管理要求的預歸檔功能，文件歸檔時選擇文件類別和歸檔范圍，系統通過將分類方案與電子文件元數據進行智能匹配，自動生成保管期限。單位使用自建的辦公系統進行日常文件起草、辦理、簽批，同時使用統一政務辦公系統與各單位進行收發文的，一件電子文件可能拆分為兩部分分別存于單位辦公系統和統一政務辦公系統，為保證歸檔電子文件的完整性，須實現自建系統與統一政務辦公系統對接，或兩個系統與數字檔案室系統對接。

2.2 數字檔案室系統

數字檔案室系統用于電子文件的歸檔、整理、移交，包括從辦公系統接收歸檔文件、對歸檔電子文件進行整理、根據文件移交計劃按期移交電子文件。移交單位應明確本單位檔案管理部門和檔案管理人員，登錄數字檔案室系統預設檔號規則，不定期更新和維護全宗信息。因職能調整修改了檔案分類方案的，須在系統中更新最新版本的分類方案，同時保存歷史版本。

3 歸檔模式

單位須根據文件形成情況選擇單套制或雙套制模式。1）單套制。單套制是尊重文件形成的原始性，在文件形成過程中只保留電子或紙質的一套文件形式，對于辦文實行以電子單套制為主的單位，紙質文件可與電子文件合并整理編目為單套目錄，紙質文件作為電子文件的補充進行歸檔。2）雙套制。雙套制是對于內容相同的文件，同時存在電子文件和實體文件兩種文件形式，一種情況是電子文件歸檔保存時打印了一套紙質文件，另一種情況是紙質文件歸檔后進行數字化加工后形成了數字化復制件，后一種情況不在本文討論范圍，對于辦文實行雙套制或雙軌制的單位，電子文件與紙質文件可分別進行整理，分別編號，形成電子文件、紙質文件兩套完整目錄。

4 歸檔流程

4.1 預歸檔

1）隨辦隨歸。電子文件在辦公系統中流轉后進入預歸檔環節，由經辦人辦結文件時，辦公系統自動提取電子公文的各項歸檔要素并以表單的形式顯示。經辦人對文件信息、文件組件等信息進行完整性和準確性核查，包括文件基本信息、處理信息、文件正文、附件、關聯文件等，對有錯漏的地方進行修改和補充，確保歸檔電子文件準確、完整;根據本單位檔案分類方案選擇文件類別和歸檔范圍，初步劃分保管期限，確認無誤后提交歸檔。

2）批量歸檔。除經辦人日常辦結文件時進行實時歸檔外，檔案員可在全年度文件辦結的情況下，在辦公系統公文查詢中篩選未歸檔或實時歸檔不成功的文件進行批量歸檔。批量歸檔時可簡化歸檔標準，先對有發文字號的電子文件進行批量歸檔，其他文件根據與本單位職能是否相關進行篩選后歸檔，批量歸檔未對文件類別和歸檔范圍進行選擇，只判斷是否在歸檔范圍。

4.2 確認接收

歸檔電子文件經辦公系統打包成數據信息包后推送至數字檔案室，檔案員在數字檔案室對文件進行接收。進入數字檔案室，在電子文件收集環節核對預歸檔文件的基本信息，歸檔要素不全的進行補充，如補充文號、題名、保管期限等。四性檢測不通過的，根據提示進行補充完善。通過比對檔案分類方案對文件是否屬于歸檔范圍進行再次審核確認，如確定不在歸檔范圍的進行退回操作，對屬于歸檔范圍的、歸檔要素齊全且通過四性檢測的電子文件進行確認接收，接收時根據本單位情況選擇對應的檔號規則，經確認接收后的電子文件流轉至數字檔案室系統整理環節。

4.3 整理

確認接收的電子文件進入整理環節，電子文件的整理包括文件著錄、件內補充歸檔材料、文件關聯等。

1）著錄。歸檔的電子文件信息由系統自動捕獲或在文件形成階段已經生成，為便于檢索利用，文件歸檔后須根據文件內容對電子文件進行補著錄。

2）件內補充歸檔材料。檢查電子文件歸檔材料的齊全完整，對于歸檔要素不齊全的須補充相關材料，如補充上傳文件附件。對于件內有部分材料在線下流轉只產生純紙質文件的，應在文件內補充掃描上傳紙質材料，形成完整的一份電子文件。對于系統條件不成熟的，可在備注欄注明某材料為紙質件未掃描等內容。