城建檔案館信息服務問題相關思考

孫亮

摘 要：在城市建設發展過程中城建檔案所發揮的作用不容忽視。城建檔案是城市真實變遷的記錄，覆蓋了城市建設發展的方方面面。加強城建檔案管理意味著能夠更好地理清城市發展脈絡，為城市規劃提供可靠依據。隨著城建檔案數量的不斷增加，傳統服務模式已經無法滿足城建檔案的實際應用需求。城建檔案管理機構服務需要推陳出新，將信息化技術充分融入其中，才能進一步提升城建檔案服務效率及質量。基于此，本文對城建檔案管理機構信息服務存在的問題進行了分析，并提出了相關觀點，以供參考。

關鍵詞：城建檔案管理機構;信息服務;建設

檔案信息化建設歷經30多年發展，相繼走過了技術導向、內容導向的發展階段，目前已步入以服務導向為主的新的發展階段。城建檔案是檔案的一部分，也是國家重要的信息資源，伴隨檔案電子化的開展，推進城建檔案電子化建設理所當然。實事求是，我們國家對城建檔案的電子化、現代化建設問題也是十分重視與關心，國家建設部也早在1997年12月發布實施的《城市建設檔案管理規定》第四條中作了明文規定：“城建檔案的管理應當逐步采用新技術，實現管理現代化”，但時至今日，大多數城建檔案的載體依然以紙質檔案為主，城建檔案電子化建設的總體水平相對較低，還存在諸多問題，城建檔案效用并沒有得到最大限度的發揮，檔案電子化建設急待加強。

1 城建檔案管理機構信息服務存在的問題

很多城市已經著手于城建檔案管理信息服務建設，也取得了一定成果，但在相關工作具體開展過程中，還是暴露了某些問題：

1）城建檔案管理機構信息服務利用率相對較低。一方面，城建檔案管理機構在檔案信息服務上宣傳工作不夠到位，導致社會公眾未能充分了解城建檔案，導致信息服務率低下。另一方面，城建檔案管理機構未能對館藏檔案進行充分開發、利用，未能深入挖掘館藏檔案的價值。

2）網絡平臺建設有待加強。網絡平臺是城建檔案管理機構信息服務的重要窗口，然而部分城建檔案管理機構在網絡平臺建設方面存在缺陷，導致城建檔案管理機構服務未能有效延伸。一些城建檔案管理機構雖然開設了網站，但網站內容更新不及時，缺乏目錄查詢、在線咨詢、查檔預約等模塊，使得網站利用率較低。同時，城建檔案管理機構未能將移動端APP與網站建設聯合起來，缺乏移動網絡信息獲取渠道，限制了城建檔案管理機構信息服務的范圍。

3）服務方式較為單一。一些城建檔案管理在城建檔案信息服務方面主要以檔案查閱服務為主，網上查詢以及在線咨詢等服務不夠全面，且未能將線上服務與線下服務充分關聯起來，未能開展專題講座、展覽等活動。如此一來便限制了城建檔案管理機構信息服務的作用。同時城建檔案管理機構在信息服務方面缺乏主動意識，未能對用戶實際需求進行充分調研，缺乏與用戶之間的溝通互動，導致實際服務內容與用戶需求相差甚遠。

2 完善城建檔案管理機構信息服務的策略

2.1 提高城建檔案利用效率需要

時至今日，我國的檔案部門絕大多數依然采取半封閉狀態開展服務，基本處于“等客上門”的被動服務方式，檔案信息雖得到一定程度的開發，但是對大量的信息資源，開發范圍小，層次低，遠沒有反映出檔案所包含的豐富的信息量。可以說，我國城建檔案資源的利用率一直不高的造成原因很多，其中紙質檔案資料使用不便是一個非常重要、不可推脫的原因。傳統的紙質檔案資源保障能力低，輻射面狹小，因受時間、空間的限制，查閱利用不便，很多的檔案資源不可能被社會相當數量的人同時享有，同時利用，很難滿足社會各方面的利用需求和現代信息服務的要求，尤其日趨復雜與工程量巨大的城建檔案管理工作的當前，紙制檔案不僅存儲空間大，并且維護成本高，而且不利于長久保存，與傳統的印刷型檔案媒體相比較，電子檔案不僅具有信息存儲密度高，能“大容量”長期保存檔案資源，而且具有存取速度快、復制性好、方便傳遞與傳送等許多先進功能，具備檢索自動化、快速化，檢索途徑多元化以及檢索效果好等優良性能，為檔案利用者提供方便、快捷的利用，因此，開展城建檔案資源電子化建設就不應該是一種選擇，而應當成為必然選擇。

2.2 進行城建檔案數字化建設

進行城建檔案數字化建設，是有效提高城建檔案利用率、確保城建檔案有效發揮作用的關鍵。尤其是在當前信息化不斷發展的背景下，利用者對信息的需求也在不斷增加，因此，針對各個城市進行數字化檔案建設尤為必要。通過建立全新的城建檔案管理系統，可以對現階段已經形成的檔案進行數字化處理。此外，還可以借鑒和學習西方檔案管理的相關方法，對檔案信息進行科學地整合與利用，提升城建檔案規范化管理能力，實現城建檔案標準化、流程化、精細化管理，為城建檔案資源打下良好的基礎。

2.3 完善館藏建設

城建檔案管理機構要加強館藏資源開發。城建檔案管理機構可結合城市區域對小區進行劃分，收集同一區域小區相關城建檔案信息，并進行專題匯編，包括建筑工程檔案、房地產管理相關文件、消防檔案、環境檔案、地下管線檔案等。通過對這些檔案進行整合、分類，將其納入數據庫，轉變為電子信息，便于用戶查詢利用。在城市快速發展過程中，一些老城區開展了一系列拆遷改造活動。城建檔案管理機構可為重點工程開展專項服務，將這些重點工程完整記錄下來，充分反映出城市變遷。在棚戶區改造、基礎設施建設等方面安排專人進行跟蹤記錄。同時，城建檔案管理機構要注重聲像檔案建設。在收集聲像檔案過程中，要篩選具有代表性，能夠完整反映城建項目的聲像內容進行加工。除了聲像檔案原始文件外，還要設置專門的時間、地點、內容說明，保證聲像檔案的完整性。城建檔案管理機構要針對內部館藏資料進行重新整合，將傳統紙質文件轉化為電子文檔，并構建相應的數據庫。以數據庫為載體，開展一系列查詢、利用服務。另外，城建檔案管理機構要重視城建檔案宣傳工作。在城市范圍內開展城建檔案主體宣傳活動，并利用微信公眾號、微博等擴大宣傳范圍，讓社會公眾能夠充分了解城建檔案，以此來提升城建檔案的利用率。

2.4 提高工作人員的業務素質

城建工程檔案做的好與壞，是體現工作人員的業務能力的關鍵。首先，檔案工作人員要從思想上做出根本改變，要有良好的工作作風以及愛崗敬業的工作態度。其次，對從事工程檔案管理的工作人員要定期開展多種形式的業務培訓，組織檔案管理人員到檔案館、業務工作開展好的單位去參觀學習，學習先進的專業技術，使他們在檔案工作飛速發展的今天不斷加強業務知識的能力，從而更好地做好本職工作。最后，建立留人機制和獎勵機制，提高工作人員的主動性和積

極性。

3 結語

綜上所述，城建檔案建設，為后續檔案利用奠定重要基礎，檔案利用是檔案管理工作的重點。因此，未來需要不斷發揮城建檔案的憑證作用，使城建檔案可以更好地為城市建設以及社會服務。與此同時，作為城建檔案管理人員應在檔案收集、利用的過程中樹立服務意識，為城市規劃、建設以及管理工作的開展貢獻應有的力量。

參考文獻

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