大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

顧宏偉

摘 要：伴隨著我國科技水平的發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域中。事業(yè)單位檔案管理工作也應(yīng)積極轉(zhuǎn)變工作方法，跟隨時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足新時(shí)期檔案管理工作的基本要求。本文針對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)檔案管理中的應(yīng)用詳細(xì)分析并采取改善措施，以期推動(dòng)該領(lǐng)域檔案管理工作的進(jìn)步。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);事業(yè)單位;檔案管理;應(yīng)用分析

目前，國內(nèi)經(jīng)濟(jì)與信息技術(shù)取得了明顯發(fā)展及進(jìn)步，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案控制的專業(yè)化程度也在持續(xù)提高，大數(shù)據(jù)環(huán)境下，單位內(nèi)部檔案管理也遇到了很多機(jī)遇及挑戰(zhàn)。許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理展開了深度研究與探討，而且也取得了顯著成果，檔案保管的核心也慢慢朝著信息化轉(zhuǎn)變，但在事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管理信息化階段依舊存在很多問題，限制了對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)字化管理。由此，對(duì)事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案管控制大數(shù)據(jù)時(shí)代的數(shù)字化建設(shè)制定科學(xué)策略十分關(guān)鍵。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代提升檔案服務(wù)水平的必要性

1.1 事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展的需要

大數(shù)據(jù)是一種數(shù)據(jù)的集合，它具有容量大、多樣性、速度快等特征。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息的來源越來越廣，數(shù)量越來越多，傳播速度越來越快，這就使得檔案管理在管理模式和手段上需要進(jìn)一步完善與創(chuàng)新。借助大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)優(yōu)勢，對(duì)檔案的內(nèi)在價(jià)值進(jìn)行深入挖掘，充分發(fā)揮檔案資源的利用價(jià)值，提升事業(yè)單位檔案管理工作的效率，才能滿足事業(yè)單位事業(yè)發(fā)展的需要，并為之奠定良好的決策基礎(chǔ)。

1.2 履行為人民服務(wù)的根本宗旨

黨的十九大報(bào)告中提出，要轉(zhuǎn)變政府職能，深化簡政放權(quán)，創(chuàng)新監(jiān)管方式，增強(qiáng)政府公信力和執(zhí)行力，建設(shè)人民滿意的服務(wù)型政府。檔案部門是事業(yè)單位的服務(wù)窗口，更應(yīng)時(shí)刻牢記為人民服務(wù)的根本宗旨，全方位、多角度思考提升檔案管理服務(wù)水平的辦法和措施，努力加強(qiáng)檔案管理方面的重視程度和軟硬件建設(shè)，助力事業(yè)單位的快速發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案現(xiàn)代化管理的影響分析

2.1 重視程度不夠

基層單位往往缺乏檔案管理信息化建設(shè)規(guī)劃，檔案管理系統(tǒng)未形成統(tǒng)籌安排、共同協(xié)調(diào)的局面，缺少近期或長遠(yuǎn)規(guī)劃，無明確目標(biāo)，導(dǎo)致檔案管理人力資源不足、硬件配置落后、管理系統(tǒng)更新不及時(shí)等情況的發(fā)生。

思想認(rèn)識(shí)不足阻礙了檔案管理和信息化建設(shè)的進(jìn)程，難有獨(dú)到的創(chuàng)新和發(fā)展，進(jìn)程滯緩或停滯不前。原因在于事業(yè)單位為認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)主業(yè)發(fā)展的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)，思想較為陳舊，未將檔案信息作為資源來認(rèn)識(shí)和使用，檔案管理處于傳統(tǒng)管理模式，不能發(fā)揮有重要利用價(jià)值的檔案材料的作用，造成了資源浪費(fèi)。

2.2 檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)較大

眾所周知，以計(jì)算機(jī)為載體的大數(shù)據(jù)技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理工作中有許多便利之處，但是如果計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)一旦出現(xiàn)問題，將會(huì)造成檔案資料泄露、計(jì)算機(jī)癱瘓等嚴(yán)重后果。當(dāng)前我們處于網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，各類信息都會(huì)通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播、公示，一些不法分子就會(huì)抓住漏洞制造各種病毒，使其入侵事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)謀取非法利益，嚴(yán)重阻礙單位內(nèi)部檔案信息管理工作的正常開展，使數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)安全隱患。再加上計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒具有繁殖性、傳染性和破壞性，一旦感染病毒將無法保障檔案信息的私密性。

2.3 員工綜合素質(zhì)偏低

當(dāng)前，事業(yè)機(jī)構(gòu)當(dāng)管理者的素質(zhì)還無法迎合大數(shù)據(jù)背景下檔案管理業(yè)務(wù)需求，現(xiàn)存的檔案管理者素質(zhì)尚不具備進(jìn)行云時(shí)代檔案保管業(yè)務(wù)的需求。第一，事業(yè)機(jī)構(gòu)缺少專門的數(shù)字化信息管理者，現(xiàn)存的管理者缺少開發(fā)大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理平臺(tái)和創(chuàng)建檔案信息資源庫的水平，無法個(gè)性化的實(shí)現(xiàn)大量檔案資源的深入挖掘以及個(gè)性化傳送共享。第二，事業(yè)機(jī)構(gòu)檔案人才會(huì)迅速被淘汰，因?yàn)槿鄙賹ｉT的檔案人才教育機(jī)制，所以影響檔案管理行業(yè)發(fā)展，不利于迎合新時(shí)期檔案管理業(yè)務(wù)的需求，下降了當(dāng)管理的服務(wù)效率。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)機(jī)構(gòu)檔管理的對(duì)策

3.1 正確認(rèn)識(shí)檔案管理信息化的重要性

檔案管理信息化為大勢所趨，應(yīng)通過檔案管理部門與事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的溝通，使其認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理重要性，進(jìn)一步提高重視程度，加大社會(huì)宣傳力度，認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的必要性。可通過組織檔案信息化建設(shè)培訓(xùn)班，到先進(jìn)單位考察交流檔案信息化建設(shè)情況的方式，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)形成共識(shí)，并將其放在更加突出的位置，納入事業(yè)單位信息化規(guī)劃范圍，強(qiáng)化人力、財(cái)力和物力保障，與事業(yè)單位信息化建設(shè)同步規(guī)劃同步實(shí)施同步發(fā)展。

3.2 提高檔案管理信息化的安全性

在事業(yè)單位檔案管理過程，需要提高對(duì)于檔案安全管理認(rèn)識(shí)，在有效的開展檔案安全管理工作時(shí)，作為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)，必須要有單獨(dú)制定檔案資料的應(yīng)用制度，告訴檔案管理的工作人員一定要遵守檔案管理制度的有關(guān)規(guī)范，謹(jǐn)防工作引起失誤。檔案管理的工作人員還要確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)環(huán)境的安全性，從技術(shù)著手來防范，并使用軟件和硬件有效結(jié)合的管理手段，不斷完善檔案管理的安全性。通常常用的安全保護(hù)措施是防火墻，事業(yè)單位檔案管理和局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)會(huì)形成防護(hù)墻，規(guī)避病毒和黑客的入侵，謹(jǐn)防檔案信息的外泄。

3.3 加深與其他機(jī)構(gòu)的多元協(xié)同與深度合作

首先，要加強(qiáng)信息合作。事業(yè)單位檔案管理部門要考慮到未來檔案管理的發(fā)展前景，考慮到大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的深刻運(yùn)用。利用這些先進(jìn)技術(shù)，檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)與其他單位檔案部門的信息合作，進(jìn)一步豐富檔案資源。其次，要加強(qiáng)技術(shù)合作。現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展將會(huì)助推檔案管理技術(shù)不斷深入完善。檔案管理部門應(yīng)對(duì)建立智慧檔案云平臺(tái)有更深入的思考，并與高校及科研院所合作，從技術(shù)上發(fā)揮大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，為用戶提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。最后，要加強(qiáng)人員合作。衡量檔案管理服務(wù)水平的基礎(chǔ)因素就是人，檔案管理人員的素質(zhì)和修養(yǎng)在很大程度上決定了服務(wù)水平。隨著信息技術(shù)不斷深入滲透到檔案管理領(lǐng)域，檔案管理人員必須具備一些大數(shù)據(jù)的知識(shí)和技術(shù)。可以聘請(qǐng)有相關(guān)背景的人員或定期組織技術(shù)人員對(duì)事業(yè)單位的檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)更新，加強(qiáng)人員溝通交流與學(xué)習(xí)進(jìn)步。

3.4 深入挖掘檔案資源數(shù)據(jù)

中國是全球人口大國，在創(chuàng)建檔案時(shí)，針對(duì)所有人的各種資料均要詳細(xì)記錄，而且要結(jié)合部分關(guān)鍵字來有效區(qū)別這些檔案內(nèi)容。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)在人口檔案資料整理時(shí)，能夠經(jīng)過輸入關(guān)鍵字來智能檢索相關(guān)的檔案內(nèi)容，能夠有效縮減信息的檢索范圍。比如在戶籍部門，業(yè)務(wù)人員能夠經(jīng)過錄入出生日期和出生地點(diǎn)來選擇自己所需的人員名單，或是再錄入性別、血型等其余關(guān)鍵字來縮減范圍，這令資料的查詢更為精準(zhǔn)、便捷。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)針對(duì)檔案的信息挖掘能夠令檔案的儲(chǔ)存和查找更為高效，削減各種不必要的翻閱，這針對(duì)作業(yè)量大的業(yè)務(wù)人員來講就是一種方便的途徑。

4 結(jié)語

綜上所述，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作方式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代的要求。各事業(yè)單位要高度重視檔案資料的作用，不斷提升自身的檔案管理水平，創(chuàng)新檔案管理方式，努力做好檔案的開發(fā)與利用工作。當(dāng)前，事業(yè)單位檔案管理工作正處于重要的轉(zhuǎn)型時(shí)期，大數(shù)據(jù)技術(shù)的普及給檔案管理工作提供了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，只有迎難而上，加強(qiáng)檔案開發(fā)信息化水平，重視檔案人才建設(shè)和檔案管理制度建設(shè)，做好信息化檔案的安全存儲(chǔ)工作，促進(jìn)檔案信息數(shù)據(jù)庫的資源共享，才能提供更全面的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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