分析信息時代高校檔案管理工作面臨的問題及對策

姜佐美

摘 要：近些年我國不斷提高科技水平，開始利用信息技術管理各種工作。信息時代也改變了高校檔案管理工作，進一步提高了檔案管理工作水平。本文分析了信息時代高校檔案管理工作面臨的問題，并且提出針對性的對策，促進高校檔案管理工作的可持續發展。

關鍵詞：信息時代;高校;檔案管理工作;問題;對策

信息技術發展也改變了高校檔案管理工作，高校檔案管理工作需要利用信息技術的優勢，改善現有的情況，但是信息時代高校檔案管理工作也面臨很多問題，需要及時解決這些問題，充分發揮信息技術的作用，才可以保障高校檔案管理工作效率。

1 概述信息時代高校檔案管理工作面臨的問題

1.1 高校檔案管理工作安全性存在問題

信息時代高校檔案管理工作發生一定的改變，提高了高校檔案管理工作的快捷性和高效性，但是同時也引發了高校檔案管理工作的安全問題，在檔案管理工作過程中利用電子科技，一些不法分子可能會利用計算機技術竊取檔案信息，造成經濟損失。有的不法分子可能會利用計算機技術篡改電子檔案文件，影響到檔案管理工作的安全性。如果計算機發生故障，就會影響到電子檔案文件的存儲工作，很難恢復檔案信息，破壞電子檔案，導致電子檔案安全性受到影響。

1.2 檔案管理軟件問題

我國檔案部門已經基本實現了管理信息化，但是利用的軟件具有一定的差異性，因此檔案管理部門無法利用一鍵式管理方式。此外計算機管理系統也存在差異性，也因此加大了信息統一管理的難度，調取利用外地檔案也不夠便利。因為不同行業利用不同類型的計算機，加大了檔案管理軟件的差異性，各個軟件之間很難兼容，不利于共享檔案資源，高校檔案管理工作需要解決這一問題，提高檔案利用的便利性。

1.3 檔案管理信息化不夠標準

實現檔案管理信息化，可以提高信息資源的實用性，需要設置統一的檔案管理信息化標準，使檔案資料的安全性得到提升。針對當前的高校檔案管理工作，檔案管理信息化水平有待提升，信息系統和網絡之間的差異性比較大，影響到高校檔案管理工作的服務功能。一些高校檔案部門沒有統一編制檔案管理工作，檔案編制缺乏兼容性，無法移動部分系統軟件，在這些因素的影響下，無法順利落實信息時代高校檔案管理工作。

1.4 檔案信息化管理體制不健全

高校檔案管理工作利用電子化信息技術，需要發揮電子信息技術的作用，突出信息化特征，因此信息利用程度關系到檔案管理效果。高校需要建立信息化檔案管理體系，這樣才可以保障高校檔案管理程序的規范性，使檔案信息化管理的有效性得到提升。各個高校的信息化檔案管理制定了不同的制度，但是缺乏統一的規范管理，無法保障整體管理水平，限制檔案信息管理進一步發展，限制了信息的共享。此外檔案管理編制制度不夠完善，在輸入信息的過程中存在一定的差異性，再加上利用的軟件缺乏兼容性，制約了高校檔案管理工作發展。

2 信息時代高校檔案管理工作的開展對策

2.1 加強建設檔案管理信息化

在信息時代，檔案管理工作需要利用數字模式，為了提高高校檔案管理工作效率，需要加強建設信息檔案管理工作。建立檔案數據庫，需要統一網絡傳輸標準，有效整合檔案資源，避免高校檔案管理工作出現孤島問題，無障礙的落實檔案管理工作。為了向其他部門及時提供信息，提高信息利用率。為了加強建設檔案管理的信息化，需要分類管理各種資源，使檔案管理工作的效率進一步提高。根據時代發展特色，不斷建設高校檔案管理工作，積極應對信息時代的挑戰，在建設高校檔案管理工作信息化的過程中，需要不斷更新和維護高校檔案信息系統，保障高校檔案管理工作的可靠性。

在信息時代管理高效檔案信息，需要強化構建信息管理制度，發揮科學技術的作用，利用網絡數據平臺自動化管理高校檔案信息，為了提高信息檢測的有效性，高效利用高校檔案，提高高校其他部門的工作實效性。例如在管理檔案的時候，需要利用新技術管理檔案，融合現代化多媒體技術，使檔案信息資源得到拓展，利用多樣化形式展現出檔案管理效果。利用計算機處理檔案，無障礙的傳遞管理信息，遠距離的交流信息，將檔案管理的信息優勢充分發揮出來，整合高校檔案資源，共享高校檔案信息，促進高?？沙掷m發展。

2.2 保障檔案管理的安全性

信息時代的高校檔案管理工作需要完成聯網工作，但是網絡黑客和病毒等可能會影響到高校檔案管理系統，導致高校檔案信息面臨泄露和丟失等問題。因此高校檔案管理工作需要加強安全保障，加強建設檔案信息安全系統，保證檔案信息資源的安全性。不僅需要建設安全系統，還要加大資金投入，維護高校檔案信息數據庫的穩定性。維護檔案數據庫，首先要維護儲存信息，保護信息儲存的安全性，避免不法分子入侵數據庫。其次需要維護數據庫的使用過程中，在使用數據庫的過程中利用針對性的安全措施，使用高校檔案數據庫需要利用實名登記方式，嚴格查詢使用人員的信息。

2.3 培訓檔案管理人員

為了提高高校檔案管理工作效率，高校需要不斷完善檔案管理制度，加強培訓檔案管理人員，提高檔案管理人員的管理能力，使其管理素養得到提升，積極掌握相關知識，還需提升管理人員的管理能力。高校檔案管理人員需要具備較高的綜合能力，掌握現代化的管理技術，提升高校檔案管理方式的信息化，利用網絡平臺管理高校檔案資源，高校需要建設檔案管理機制，高校領導需要注重管理高校檔案，使現有檔案管理制度不斷完善，促進高校企業工作的順利發展。

2.4 提高軟件兼容性

檔案管理工作在信息時代發揮著重要的作用，因此高校檔案管理工作需要實現信息化建設，共享高校檔案資源，充分發揮出高校檔案資源的作用。為了有效共享高校檔案資源，高校檔案部門需要創新信息技術和檔案管理模式，使信息利用率不斷提高。分類儲存高校檔案資源，檔案管理部門可以自主編程檔案管理的軟件，再通過計算機自行識別檔案內容，根據信息類別儲存在不同的信息庫中，保障高校檔案軟件的兼容性。

3 結束語

本文針對高校檔案管理工作存在的問題，提出針對性的改進對此的，有效開展高校檔案管理工作，進一步提高高校檔案管理工作的效率。

參考文獻

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