事業單位檔案管理信息化建設問題

涂浥

摘 要：在事業單位內部管理工作中，檔案管理是重要的組成部分，并且檔案管理工作質量之間影響著各項工作，需要事業單位能對檔案管理工作提高重視度，加大對其的管理力度，為各項工作提供重要信息依據。結合目前事業檔案管理工作實際情況的分析，在管理的過程中，還是會受到一些因素的影響，導致檔案管理工作質量與效率未達到預期的效果。那么還需要對傳統化的檔案管理工作理念優化、創新多樣化的管理形式，才能滿足現代化事業單位的發展需求，使檔案管理工作能夠發揮出自身的作用與價值，為事業單位的穩定發展起到促進作用。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;信息化;問題;策略

在信息化時代的發展中，信息化技術被廣泛地應用，既能夠滿足各領域的發展需求，又可充分發揮出自身的重要作用與價值。那么在事業單位檔案管理工作中也不例外，引進信息化技術對其的應用，能夠從事業單位發展 需求、檔案管理工作目的等多角度的分析，創新信息化檔案管理工作模式，可全面提升整體的工作效率與質量，降低檔案管理工作人員的工作難度，加大對人員的培訓，確保人員能對硬件系統與軟件熟練地操作，加大對檔案的管理，提高管理人員的安全意識與責任意識，促進事業單位檔案管理工作的信息化、智能化

發展。

1 事業單位檔案管理信息化建設問題

1.1 忽視信息化技術的應用

目前，大多數的事業單位在發展的過程中，依然采用傳統化的管理理念與管理模式對檔案的管理，忽視對信息化技術的應用，對事業單位檔案管理信息化建設造成阻礙，無法提升事業單位檔案管理水平。此外，還有部分事業單位信息化建設不到位，無論是硬件設備，還是軟件建設，都存在一定的問題，忽視對檔案管理信息化的建設與管理，依然是以傳統管理模式為主，對檔案管理信息化的建設與信息化技術的應用造成嚴重阻礙。

1.2 傳統化的建設機制

信息化建設機制薄弱，是大多數事業單位所存在的普遍問題，會對檔案管理信息化建設水平產生影響，從事業單位檔案管理工作的角度分析，其所涉及的工作內容與部門比較多，并且所管理的檔案是為事業單位各部門所提供服務的，都是一些比較重要、私密的檔案信息，那么一旦忽視對信息化建設機制的創新，那么就無法確保檔案信息的安全性，只是單純地對檔案管理，無法發揮出檔案管理工作的重要作用與價值[1]。例如：在檔案管理工作過程中，對信息的收集，由于各部門的管理機制都比較統一、傳統化，不僅無法滿足檔案管理信息化的建設，而且還會影響到事業單位各項工作質量。

1.3 信息化技術應用不合理

對事業單位檔案管理信息化的建設，不僅要確保信息化技術應用的合理性，而且還要把信息化技術與事業單位檔案管理工作有效結合，確保滿足事業單位檔案管理工作需求，為是事業單位的穩定發展奠定良好基礎。但是，結合目前的發展情況分析，事業單位檔案管理工作的信息化建設，由于對信息化技術應用的不合理，不具備完善的信息化管理平臺，只是利用簡單的信息化技術，對檔案信息的搜集、管理、儲存，無法挖掘出信息化技術的更多作用與價值[2]，針對信息化技術的應用與創新關系的處理不科學，從而對事業單位檔案管理信息化建設造成阻礙，是大多數事業單位信息化建設瓶頸的重要原因之一。

2 促進事業單位檔案管理信息化建設策略

2.1 引進信息化技術，提高檔案管理重視度

為促進事業單位的可持續發展，還需要事業單位能夠對檔案管理工作提高重視度，加大對其的管理與創新，積極引進信息化技術，利用信息化技術創建管理平臺，使各項工作都在管理平臺中開展與實施，可便于對檔案信息數據的直接儲存與管理等[3]。同時，事業單位在檔案管理信息化建設的過程中，還需加大對其的投資力度，結合自身發展需求與檔案管理工作性質等全面分析，有充足的資金費用對硬件基礎設備的引進，對平臺軟件的不斷優化與創新，使其具備多樣化的應用功能，可滿足事業單位各項工作的開展與實施需求，為促進事業單位檔案管理信息化發展奠定良好基礎。

2.2 創新建設機制，促進檔案管理工作發展

事業單位檔案管理信息化建設與發展，最重要的基礎條件就是具備完善的建設機制，能夠以事業單位長遠發展的角度全面分析，在信息化建設與實施的過程中，對建設機制不斷的創新，可全面提升事業單位檔案管理信息化建設水 平。同時，還對事業單位檔案管理工作人員提出更高的要求，需要具備專業化管理技術與綜合能力，注重檔案管理工作的細節化處理，積極與其他部門、人員的溝通、交流，使各部門、人員都積極參與到檔案管理信息化建設協調機制中，明確各部門與人員的工作內容與工作職責，確保各項工作環節中都有專業的負責人員，可有效全面提升事業單位檔案管理工作質量與效率[4]。同時，還需制定完善的管理制度，加大對管理制度的實施力度，使其全面滲透到各項工作環節中，確保各項工作都嚴格按照相關標準制度的規范性實施，為事業單位的穩定發展提供有利條件。

2.3 正確應用信息化技術，提升管理質量與效率

在現代化時代的發展中，信息化技術具有重要作用與影響，對各領域的發展都起到促進作用，那么針對事業單位檔案管理的信息化建設，最主要的前提要求就是對信息化技術的正確應用，使檔案管理信息化技術發揮出時效與作用，可滿足事業單位各項工作需求。各部門相關工作都可以在信息化平臺中進行操作，并且信息化平臺對每位工作人員都設置獨立的賬號與密碼，工作人員只需要輸入正確的賬號與密碼，就可以登陸到信息化平臺上進行操作，各部門只需要在信息化平臺上對相關信息數據的傳輸與共享即可，把傳統化的紙質檔案管理模式創新為信息化模式，提升整體的工作效率與質量，充分發揮出信息化技術的重要作用。同時，檔案信息數據的提出操作簡單方便，只需要在平臺上輸入關鍵詞，平臺就會自動搜到相關信息數據，降低人工檔案管理工作難度，全面提升整體的工作效率與質量，促進事業單位的可持續發展[5]。

3 結語

綜上所述，為促進現代化事業單位穩定發展，還需對檔案管理工作提高重視度，加大對其的管理力度，利用信息化技術對其的創新，全面提升事業單位檔案管理工作效率與質量。 引進信息化技術，提高檔案管理重視度，創新建設機制，促進檔案管理工作發展，正確應用信息化技術，提升管理質量與效率，既可以滿足事業單位檔案管理工作發展需求，又促進事業單位檔案管理工作的信息化、智能化發展，從而增強事業單位的綜合能力。

參考文獻

[1]徐海燕.事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施[J].文存閱刊，2018（9）.

[2]高娟.事業單位檔案管理信息化建設中的問題與解決路徑分析[J].勞動保障世界，2018（2）.

[3]王賀名.探討加強事業單位人事檔案管理信息化建設的主要路徑[J].辦公室業務，2019（9）.

[4]盧少華.事業單位檔案管理信息化建設與發展探討[J].湖北農機化，2019，000（013）：41.

[5]王楊.提升事業單位檔案管理信息化建設的對策研究[J].辦公室業務，2019（3）.