論國有企業檔案管理的信息化建設

劉奇

摘 要：信息技術既是現代社會發展的必然產物，也是促進市場體制不斷完善的重要手段。對于國企來說，借助各項信息化手段來強化檔案管理是實現戰略目標的決定性因素，也是貫徹落實檔案法規的必然要求。國企檔案是國有資產的組成部分，創新檔案管理工作是企業應盡的責任。本文就如何在新時期背景下開展檔案信息化管理工作展開論述，創新管理機制，以期提高效率。

關鍵詞：信息化;國有企業;檔案管理;信息化建設

當前我國已進入經濟新常態的關鍵時期，檔案管理對于維護企業的經營效益、科研成果、樹立形象來說發揮著不可替代的作用，加強檔案信息化管理有利于全面提高企業的競爭力，促進企業各項管理工作的協調發展。因此，檔案管理人員要樹立信息化建設的基礎意識，站在新的高度重視檔案信息化管理工作。

1 新時期國企開展信息化檔案管理的重要性

從廣義的角度來講，信息技術的應用極大地解放了國企現有勞動力，為創新檔案管理工作帶來了不小的機遇。推動檔案信息化建設，減輕管理者的工作任務和壓力，還可以實現資源的迅速調取和共享，拓寬信息獲取渠道，加強各部門的聯系，有效服務于國企的產業升級和改革。國企在創新檔案管理工作中，要積極引入信息化工具，使其作用于電子檔案的完善中。

現階段，我國已在大范圍推廣云計算和大數據的應用，為國企檔案信息化建設奠定了技術基礎。檔案管理在國企統籌協調管理工作中扮演著重要的角色，特別是對追蹤企業生產、經營、監管工作給予了完整的資源數據支持。因此，國企要強化信息化建設力度，以便適應新形勢下國際市場的競爭需求。國企加強信息化檔案管理是互聯網普及的主要方向，受這一趨勢的影響，國企市場也正朝著互通、開放、包容的方向發展，作為社會經濟的重要組成部分，理應起好帶頭作用，在檔案管理領域中落實信息化建設，為企業發展贏來更為寬廣的融資渠道。其次，在檔案管理中落實信息化建設，是企業繼往開來，進軍國際、品牌打造的后備力量。只有堅持創新檔案管理工作，全方位融入信息化電子技術，才能為國企的各類檔案建構起科學、安全、高效的運行和查閱框架。

2 檔案信息化管理現狀

1）企業檔案信息化建設開展情況進展不一。企業普遍對檔案信息化重視程度不夠、認識膚淺;對檔案信息資源數字化和網絡化了解和研究不透徹;對企業檔案信息資源開發深度不夠。同時，企業只重視安全生產，產量銷量上去了，企業才能可持續發展下去。企業單位給予檔案工作的支持、關注相對較少，信息化建設也就無從談起，即使開展了信息化建設的企業也是進展緩慢。

2）檔案信息化的資金支持力度不夠，檔案硬件設施較差。檔案信息化建設是一項耗費人力、物力、財力的系統性工程。當前，很多企業檔案部門對開展檔案信息化建設所需的硬件配備不足，缺乏應有的技術和設備支撐。檔案信息化建設周期長，需要不斷的資金支持，才能保證信息化建設順利進行。

3）缺乏信息化專業人才。要實現檔案信息化，首先要有精通網絡信息化管理技能的人才，檔案管理人員要同時具備較高的文化水平和先進專業技術水平，不僅限滿足于一般的計算機操作。從目前看，大多檔案部門普遍缺乏那種既懂檔案管理又精通計算機軟件管理的綜合型人才。檔案部門待遇普遍不高，加之檔案工作枯燥乏味，不直接產生經濟效益，導致檔案工作不受領導重視，晉升機會少，優秀人才都不愿意來，進來后又難以留住。

4）大多數檔案部門的工作方式基本上是立卷編目、歸檔移交、排列上架、調卷利用等，檔案庫房類似于資料保管倉庫。目前，絕大多數企業檔案仍以紙質檔案存儲為主，對光盤技術和數字化技術運用的十分有限，信息化建設步伐與當今社會的總要求相差較遠。電子文件接收和歸檔管理仍未規范起來，檔案信息資源無法實現共享，檔案資源的服務開發利用遠不能滿足企業快速發展的需要[1]。

3 創新檔案管理信息化建設的有效措施

在國有企業的資產變動中，需要將信息化檔案管理工作納入議事日程，同步進行并制定切實可行的處置方案，安排專門的人員進行管理，明確檔案的歸屬與流動問題。

1）完善信息化管理制度。國企檔案管理部門的工作人員應當具備與時俱進的理念，準確把握企業的發展規模和產業性質，針對已儲備的信息資源開展科學的制度調整，以適應信息技術管理的更新。加強對檔案工作建設的資金、人力、技術等多項投入，用以促進檔案工作信息化的建設。目前已有大部分國企管理人員重視起檔案資源的統一、整理、保護和運用，并在此基礎上完善體制建設，全面提高職工的工作效率，運用高效、嚴密的技術措施推動內部檔案的存儲、讀取和共享。除此之外，制度完善后還要定位信息化檔案建設的最終目標，要合理配置檔案部門的人員崗位，根據檔案內容、數量和重要程度安排相應的人員，對不同層次的人員還要進行精細化管理和約束，以嚴謹科學的態度規范檔案管理工作，減少檔案資源無端消失或被篡取的事件。

2）突破傳統管理模式。加快檔案信息化建設步伐，能為企業迎來更為安全的系統保障。現代信息化檔案管理要逐步突破以往各自為政、檔案分散的模式，不能讓各部門出現等、靠、要的現象，檔案存放庫房也要摒棄訂、糊、秥的集中方式。擺脫“紅頭”文件的理念，要將產生于生產、營銷和管理過程中的各類文件，包括崗位分配、文化建設、政治教育等資源都以核心文件存儲在電子系統中。打破管理人員長期游離于松散、不重視的僵局，努力將信息化技術管理作為企業改革的主線，統籌所有檔案文件[2]。

3）堅持資源整合。企業檔案信息化建設的根本任務是促使文件、信息資源能自動生成、系統運作，便于企業的生產、經營活動能順利開展。對此，要以信息技術為必要手段，根據已具備的OA、MIS等電子系統將工作文件、會議報告、信息資源等整合在一起，促進電子文件的自動收集、分析、鑒定、歸檔、加密等運行機制。要將安全管理和責任追究制度納入信息完善的各個環節中，堅持“管理即服務”的信息化建設理念，專注于為部門工作著想，為優化工作效率、業務流程發揮作用。

4）構建完善嚴格的檔案大數據安全防護體系。為了更好地確保檔案信息系統的大數據安全性，就必須要構建一個完善的、嚴格的檔案信息大數據安全防護系統，特別是要采取大數據中的算法加密技術，更好地對這些檔案信息數據進行保護。同時，必須要強化檔案信息數據使用權限，通過大數據安全權限技術的應用，建立檔案信息查閱和使用的識別和退出機制。最后，要通過大數據技術的應用，建立完善的檔案信息大數據共享機制[3]。

5）檔案管理一體化。要實現企業檔案管理的信息化，就要做到資源整合一體化，建立網格化的工作流程。一般而言，國企可設置專門的檔案管理部門，以提高檔案的安全性。檔案管理部門還可細分科室，如文件管理科、檔案管理科、信息管理科等，為檔案管理劃分良好的組織結構，以網絡系統為支撐，完善微機等硬設，為檔案中心系統的建設提供技術支持。檔案科室是企業文件管理的中心，關系著企業所有重要文檔的運作和利用，每一份有效文件都要進入到信息化管理系統進行控制、流轉和使用。要將傳統實體化管理模數轉為在線自動歸檔管理，不僅讓管理人員從幕后走向了臺前，還徹底改變了責任追究不到位的難題。

4 結束語

國企檔案的信息化建設和有效管理是體現綜合管理水平的主要指標。檔案部的工作人員要及時認識到當前工作中存在的不足，從企業的實際出發，不斷創新管理機制和措施，結合現有的硬設和軟設條件科學規劃信息化建設程序，加強電子文件的歸檔和數據庫更新力度，逐步實現存量檔案數字化、增量檔案電子化、共享檔案網絡化的管理布局。

參考文獻

[1]劉相楠.試論國有企業檔案管理的信息化建設[N].四平日報，2019-08-27（006）.

[2]徐嵐.淺析國有企業檔案管理信息化建設[J].中國管理信息化，2018，21（24）：195-196.

[3]張靜蕾.論國有企業檔案管理的信息化建設[J].管理觀察，2017（10）：34-35.