淺談信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用

張素霞

摘 要：信息技術(shù)如今在很多領(lǐng)域已經(jīng)開始適用，甚至成為不可或缺的工作方式與技術(shù)，將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中，會(huì)提高檔案管理的效率和安全性能，對于學(xué)校檔案管理有極為深遠(yuǎn)的意義和影響。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù);檔案管理;安全;效率;資源

信息技術(shù)（information? technology），是指管理和處理信息所采用的各種技術(shù)的總稱，隨著科技的發(fā)展，信息技術(shù)越來越廣泛的被應(yīng)用到全社會(huì)的各行各業(yè)，并且在人們的生產(chǎn)生活中逐漸占據(jù)了很大一部分。學(xué)校檔案是一個(gè)學(xué)校發(fā)展史的真實(shí)記錄，對于一個(gè)學(xué)校的發(fā)展起著承上啟下的作用，對于學(xué)校的學(xué)生和教師也至關(guān)重要，可以讓教師認(rèn)識(shí)到自身工作的成績和不足，提出學(xué)習(xí)和改正，也可以為學(xué)校日后的發(fā)展提供研究和參考。學(xué)校檔案管理指的是學(xué)校指派工作人員管理教師教學(xué)檔案、業(yè)務(wù)檔案，學(xué)生信息檔案、學(xué)習(xí)檔案，會(huì)議記錄等。信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的應(yīng)用就是利用信息技術(shù)更好的來完成檔案管理工作。

檔案工作是用科學(xué)的原則和方法管理檔案，在管理過程中應(yīng)該以完備性、實(shí)用性、快捷性、安全性為指導(dǎo)原則，實(shí)現(xiàn)對于學(xué)校檔案完備、安全、高效的保管，但是學(xué)校檔案在歷來管理過程中卻有很

多弊端。

1 紙質(zhì)檔案管理中存在的問題

1.1 缺乏安全性

由于檔案是紙質(zhì)的原因，紙張?jiān)谌辗e月累之下，年歲一久，就會(huì)發(fā)生變黃、變脆、易損壞的情況，記錄檔案用的墨水也會(huì)在時(shí)間侵蝕之下褪色，或者是在浸泡、高溫等條件下發(fā)生損壞，甚至?xí)龅绞髧А⑾x咬，都會(huì)損壞紙質(zhì)檔案的完整性。另外，在檔案被查閱或者借調(diào)的過程中，會(huì)發(fā)生保管不力導(dǎo)致丟失、遺失、泄密等不良后果。

1.2 缺乏效率性

紙質(zhì)檔案在書寫的時(shí)候會(huì)存在書寫錯(cuò)誤的情況，并且不易被發(fā)現(xiàn)，會(huì)影響檔案的真實(shí)性和客觀性;紙質(zhì)檔案在保管上會(huì)花費(fèi)大量的人力、物力，增加檔案管理成本;紙質(zhì)檔案在查閱的時(shí)候會(huì)花費(fèi)很長的時(shí)間，存在不夠便捷的情況，缺乏效率性。

1.3 管理單一化

紙質(zhì)檔案從表現(xiàn)形式上來看是單一的文字和圖片，沒有辦法利用視頻等其他表現(xiàn)手法，比較單一化，不夠多元。

2 利用信息技術(shù)管理學(xué)校檔案的優(yōu)勢

將信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)校檔案管理中去，是學(xué)校檔案管理在社會(huì)不斷發(fā)展中，保證自身不被淘汰的重要途徑。隨著信息技術(shù)的日新月異，科技遍地開花，辦公自動(dòng)化已經(jīng)成為企事業(yè)單位辦公的必然要求，因此，在學(xué)校檔案管理方面也要順應(yīng)時(shí)代潮流。此舉有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：

2.1 提高學(xué)校檔案的保密性

學(xué)校檔案查閱人數(shù)多、查閱量高，隨之而來的保密性差的問題不容忽視，利用信息技術(shù)可以很好的解決這個(gè)問題。信息技術(shù)通過構(gòu)建多極、完善的系統(tǒng)，在查閱的時(shí)候利用電子操作，高效的完成由低到高的報(bào)批和由高到低的審批，可以提升檔案的安全性，很好的保護(hù)學(xué)校、教師、學(xué)生的隱私安全。

2.2 提升檔案的完整性

學(xué)校的很多檔案并不是只有單獨(dú)的一冊，而是同一事件有很多冊檔案，利用信息技術(shù)的備份功能可以更完整的保存和管理檔案，使得檔案管理更加高效，也不容易發(fā)生丟失、損壞等嚴(yán)重后果。紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合，相對照，可以提升檔案的管理效率，也可以保證檔案的完整性和客觀性。另外，電腦、檔案管理系統(tǒng)或者U盤的容量很大，可以最大限度的達(dá)到檔案的優(yōu)質(zhì)保管效果。

2.3 提升檔案內(nèi)容的廣泛性

電子信息可以利用當(dāng)下多媒體的各種優(yōu)勢，從各個(gè)方面全面的記錄學(xué)校發(fā)展、教師成績、學(xué)生信息等檔案資料。如今多媒體發(fā)達(dá)，可以利用視頻、PPT、電子文檔、電子表格等方式多元化的記錄檔案，令檔案的記錄更加的全面，多方面、全方位、具體化的展現(xiàn)學(xué)校、教師、學(xué)生的風(fēng)貌，令檔案管理最大化的展現(xiàn)其優(yōu)勢。

2.4 提高資源利用率

之前的紙質(zhì)檔案除了存在保存不便、易丟失的弊端之外，還存在浪費(fèi)自然資源的問題，利用信息化的檔案保管，可以節(jié)約紙張，保護(hù)環(huán)境。紙質(zhì)檔案在保管過程中需要更多的空間和技術(shù)，對保管環(huán)境中光照強(qiáng)度、干濕度有很嚴(yán)格的條件，因此信息化的檔案管理也會(huì)在一定程度上實(shí)現(xiàn)人力和物力的節(jié)約，也會(huì)避免紙質(zhì)檔案在查閱的時(shí)候所存在的難題。我們目前所使用的紙質(zhì)檔案的保管方式，在查閱的時(shí)候極為不便，但是信息化的檔案管理，系統(tǒng)是聯(lián)動(dòng)的，只要查閱人提供完備的資料，具有查閱的權(quán)限，便可以查閱任何一級(jí)屬于自己的檔案，不用再東奔西走，也不會(huì)存在手續(xù)復(fù)雜多變的情況，更加的

便民。

3 信息技術(shù)在學(xué)校檔案管理中的注意事項(xiàng)

即使檔案管理的信息化已經(jīng)是大勢所趨，亦是不得不做的一件事情，但是在其合理、全面、廣泛的應(yīng)用方面依舊要小心翼翼，不能大而化之，主要有以下幾個(gè)方面的注意事項(xiàng)：

3.1 加強(qiáng)軟件安裝的簡易性

檔案的電子化管理是為了提高檔案管理效率，可是如果檔案管理系統(tǒng)安裝起來并不方便的話，就會(huì)事與愿違。很多學(xué)校里的檔案管理員并不是專業(yè)的信息技術(shù)人員，不能用專業(yè)的思維、業(yè)務(wù)來要求他們，因此，檔案管理系統(tǒng)在設(shè)計(jì)的時(shí)候應(yīng)該考慮到安裝的簡易性，要為使用者提供方便。

3.2 加強(qiáng)軟件升級(jí)維護(hù)的便捷性

電子信息技術(shù)如今發(fā)展很快，更新?lián)Q代也是令人目不暇接，在檔案管理方面，也要根據(jù)時(shí)代要求和自身情況來不斷完成系統(tǒng)的更新升級(jí)，這就要求系統(tǒng)的更新方式要便捷，不能復(fù)雜，達(dá)到普通人靠自身理解或者簡單學(xué)習(xí)就能獨(dú)立完成的要求。

3.3 保證系統(tǒng)的安全性

雖然信息技術(shù)可以提升檔案保管的安全性，但是信息系統(tǒng)本身就存在安全隱患，因此要最低限度的避免這種隱患的發(fā)生概率，這就要求我們的工作人員要有極高的專業(yè)素養(yǎng)和極扎實(shí)的專業(yè)功底，而且，系統(tǒng)在投放使用之前也要反復(fù)的測試，以保證最高限度的安全性能。

4 結(jié)語

信息技術(shù)的使用在生活、工作中已經(jīng)極為常見，日后還會(huì)有更加廣泛的利用，使用信息技術(shù)保管學(xué)校檔案，為檔案保管工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)與有力的保障，希望通過信息技術(shù)人才與檔案保管員的協(xié)作，學(xué)校的檔案保管工作會(huì)更加有效、安全的進(jìn)行。

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