淺談事業單位信息化檔案管理存在的問題及對策

摘 要：在互聯網大數據信息背景的依托之下，事業單位的檔案信息化管理日益成為日下普遍的檔案管理方式。本篇文章根據近幾年的電子信息化檔案管理的發展現狀及檔案信息化建設所呈現出的問題提出對應的意見或者是建議，并在此基礎之上提出相應的優化措施。

關鍵詞：信息化;檔案管理;事業單位

1 我國事業單位信息化檔案管理的現狀

在當今時代大數據信息化背景之下，我國的信息化檔案管理存在的問題主要是當前事業單位在信息化檔案管理無論是從管理技術還是管理的硬件設施等方面都存在較大的缺陷，主要體現在以下幾個方面。

1.1 事業單位的檔案信息化管理技術落后

在新型互聯網技術的依托之下，事業單位的信息化檔案管理的相關工作都需要新型的硬件設計來支撐辦公順利。而我們常用到的基礎辦公硬件設施主要是在數據化網絡平臺上搭建的共享網絡數據檔案管理平臺。但是從現階段來看，雖然一些大型是事業單位都自主搭建有各自單位的數據平臺，但是具體涉及實際的投入過程來講總是少之又少。長久以往這樣發展下去就造成事業單位的檔案信息化管理技術落后的現狀，這樣就導致當前的事業單位檔案管理信息化建設跟不上時代的發展步伐，從而一定程度之上很難適應當前我國經濟發展需要。除此之外，由于大數據技術帶來眾多復雜大量是數據，這就對當前事業單位的檔案管理信息化建設的相關從業人員的工作任務量帶來巨大的挑戰，稍不謹慎的工作態度將會致使事業單位的檔案管理信息存在信息漏記或者是信息丟失等不良現象的發生，從而不利于事業單位信息化檔案管理技術在整體上的革新。

1.2 事業單位的檔案管理的相關技術人員專業素質參差不齊

在新時代背景之下，我們所強調的競爭歸根到底屬于人才競爭。誰掌握的專業性技術人才越多，誰就掌握著核心競爭力，從而在這個競爭荊棘叢生的社會擁有著更多的競爭市場。但是從現階段事業單位信息化檔案管理相關從業人員的專業化素質水準上來看，這些檔案管理的從業人員距離我們要求的專業化水準要求相差甚遠。造成這種現象主要是因為隨著新型設備不斷的投入使用在事業單位的過程當中，傳統事業單位的檔案管理方式就逐漸的由是手寫檔案管理轉變為電子檔案管理。而在這樣的轉變過程當中就需要相關事業單位的檔案管理從業人員不斷的轉變檔案管理工作方式，轉而學習新型的管理技能，如事業單位的檔案管理從業人員在原有的基礎之上熟練掌握相應的檔案管理知識。除此之外，還需要這些從業人員熟練計算機操作，對于新型的技術如“云計算”這類新型辦公軟件。但從實際的事業單位檔案管理從業人員專業化素質來看，他們大多的文化水平處于較低層次，并且這類人群的年齡結構總體上偏大，這就導致他們接受新型技術的過程的能力較弱而無法適應現代發展趨勢。

1.3 事業單位的檔案管理的管理理念落后

管理理念本身作為上層建筑的一部分，對于我們實際的事業單位檔案管理工作具有十分重要的指導意義，因此我們需要加強對于事業單位信息化檔案管理理念的重視程度。一些事業單位的相關從事人員認為對于事業單位的檔案管理的是實際工作性質是對于事業單位的相關檔案信息進行系統的收集和整理。從某種程度上來講，正是這樣的檔案管理理念才導致事業單位的信息化檔案管理的發展多年停滯不前。這主要是由于相關的管理人員對事業單位的檔案管理工作缺乏一個系統而又科學的認識，甚至在一定程度之上對于實際每天進行的檔案管理工作理念存在某種偏差，這樣就極易導致事業單位信息化檔案管理工作過程當中錯誤頻出，從而對后續的檔案管理工作上或多或少的產生一些不良影響，因而使得事業單位自身的工作難以滿足現代經濟社會對于信息化檔案管理工作的實際需求，最終直至淘汰。

2 相關提升事業單位管理現狀達到優化措施

2.1 提升事業單位檔案管理從業人員的專業化水準

在事業單位信息化檔案管理的過程當中，有效的提升信息化檔案管理的效率就必須提升相關管理人員的專業素養。在當今信息化時代背景之下，只有不斷的提升相關從業人員的綜合素質水平才能夠是使事業單位的檔案管理水平提升到一個全新的高度。通常情況之下，事業單位的檔案工作水準的提升需要建立積極的人才引進機制。通過積極引進專業技術型人才將會大大有助于發展大數據時代下事業的單位的檔案管理工作，從而一定程度上促進現代信息社會與檔是單位檔案管理二者之間的有機結合，從而實現事業單位檔案信息得到全方位的分析、利用和預測。

2.2 完善事業單位檔案管理的相關管理機制

對于各行各業而言，都需要建立完善的制度來保障行業的整體運行狀況。對于事業單位同樣如此，我們需要不斷的完善事業單位檔案管理工作的各項制度，通過制度產生的約束力來保障相關從業人員的工作有序進展。在事業單位的檔案管理過程當中，由于從業人員對于事業單位的檔案管理的工作主要是憑借著自身多年的工作經驗或者是前人的理論來完成檔案管理工作，而對于相關事業單位的各項制度規定都缺乏相應的重視，這就極易出現事業單位的檔案管理工作的檔案材料丟失等等諸如此類的工作。而我們完善事業單位的信息化檔案管理就必須完善事業單位檔案管理的相關管理機制。通常我們的做法主要是借助大數據信息化背景之下，通過建立資源共享的事業單位檔案管理共享平臺，使這些文檔如事業單位的文檔管理、事業單位的人事檔案、事業單位的事件內容等其他相關文檔存入這樣的一個共享平臺，方便相關的從業人員能夠進入這樣的一個共享平臺來進行一些信息的檢索，使其在海量的工作數據中及時的找到所需要的信息，一定程度之上方便了檔案管理工作人員的工作流程，使整個工作人員的工作流程更加的高效、便捷，在整體上促進了事業單位信息化檔案管理的科學健康發展。

2.3 加強對于信息化電子檔案管理的安全性建設

在互聯網時代背景之下，檔案管理需要特別注重于管理內容的安全性，特別是在事業單位檔案管理過程當中，涉及的事業單位中相關人員的檔案信息時更應該注重保護，為此我們需要加強對于信息化電子檔案管理的安全性建設。我們可以通過建立數字簽名或者是設置一些對應的防火墻技術來確保事業單位檔案信息管理的安全性，在利用現金技術管理的同時，我們可以建立一套備用的系統程序，從根本上杜絕事業單位檔案管理不安全因素的發生，從而為實現事業單位檔案信息資源的數據可靠性和安全性都得到有效的確保。

3 結束語

隨著我國科技水平的不斷發展，先進的技術越來越多的改變了傳統事業單位的檔案管理工作模式。而事業單位的信息化檔案管理模式只有通過建立健全的檔案管理模式以及提升相關管理人員的專業化技術水準等，只有這樣才能在整體上促進整個事業單位的信息化檔案管理行業健康、向上發展。

參考文獻

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作者簡介

秦軍艷（1977-），女，河南省焦作市修武縣，本科，館員，修武縣檔案史志館，修武縣檔案史志館。