提高醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的思考

楊麗

摘 要：隨著信息化科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的提升，傳統(tǒng)的醫(yī)院辦公室檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)辦公的需求，這主要表現(xiàn)為醫(yī)院檔案管理效率低下。為了從根本上改變這種狀況，人們開始嘗試借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來(lái)輔助開展醫(yī)院檔案管理工作。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室;醫(yī)院檔案管理;效率

信息科學(xué)技術(shù)發(fā)展水平的提升促使醫(yī)院辦公室檔案管理工作不斷實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，當(dāng)然在應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的過程中也存在一些缺陷和問題，需要相關(guān)的管理人員對(duì)此采取有效的措施就行應(yīng)對(duì)，以此來(lái)從根本上提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理效率的影響因素

在醫(yī)院辦公室內(nèi)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的目的在于對(duì)各項(xiàng)相關(guān)業(yè)務(wù)的軌跡以及憑證進(jìn)行記錄，同時(shí)需要從根本上提升醫(yī)院檔案信息的完整性。開展醫(yī)院檔案管理工作所產(chǎn)生的益處非常多，其中最主要的是方便相關(guān)人員對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行查詢。然而就現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，我國(guó)的醫(yī)院辦公室檔案管理工作存在著以下問題，具體如下：

1.1 管理意識(shí)淡薄

在很長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)，我國(guó)的大部分醫(yī)院并未對(duì)醫(yī)院檔案管理工作予以足夠的重視，同時(shí)并未按照相關(guān)規(guī)定的要求來(lái)進(jìn)行醫(yī)院檔案管理的工作，他們往往認(rèn)為醫(yī)院檔案管理是形式上的工作，因此工作的隨意性比較強(qiáng)，最終使得醫(yī)院檔案管理工作出現(xiàn)重大紕漏產(chǎn)生了惡劣的影響。與此同時(shí)，在醫(yī)院內(nèi)部，醫(yī)院檔案管理資料混淆不清、相關(guān)的內(nèi)容缺失的問題比較常見，產(chǎn)生了極大的負(fù)面影響，在一定程度上降低了醫(yī)院的運(yùn)轉(zhuǎn)效率以及減緩了相關(guān)工作的進(jìn)程，往往需要承受比較大的損失。除此之外，一些醫(yī)院在招聘醫(yī)院檔案管理人員時(shí)表現(xiàn)出比較強(qiáng)的隨意性，甚至招聘兼職員工來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行管理，這直接影響了醫(yī)院檔案管理工作的順利有效推進(jìn)[1]。

1.2 從業(yè)人員素養(yǎng)水平較低

如今，盡管一些單位逐漸提升對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，由專門的人員來(lái)從事醫(yī)院檔案管理的工作，但是很少員工儲(chǔ)備了足夠的專業(yè)知識(shí)，專業(yè)素養(yǎng)水平較低，這也使得相關(guān)的醫(yī)院檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展的需求不匹配。在新的時(shí)代背景下，信息科學(xué)技術(shù)已經(jīng)進(jìn)入到人們的生產(chǎn)以及生活中，在一定程度上改變了人們的生產(chǎn)生活方式，提升了工作的效率。為了能夠更好地適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，醫(yī)院檔案管理人員需要熟練操作相關(guān)的辦公軟件，儲(chǔ)備足夠的信息化醫(yī)院檔案管理的實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，強(qiáng)化信息科學(xué)技術(shù)與醫(yī)院檔案管理工作之間的聯(lián)系，從根本上提升醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率的提高。

1.3 信息化程度有待提升

就目前的狀況而言，我國(guó)醫(yī)院的醫(yī)院辦公室檔案管理工作的信息化建設(shè)水平有待提升。總的來(lái)講，醫(yī)院辦公室檔案管理工作呈現(xiàn)出綜合性的特征，涵蓋著很多的內(nèi)容，這為相關(guān)的工作人員帶來(lái)了比較大的工作壓力。隨著網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)的引入，醫(yī)院檔案管理工作得到了有效的輔助，人們的雙手逐漸得到了解放。但是就目前的狀況來(lái)看，我國(guó)大部分醫(yī)院的信息化醫(yī)院檔案管理的設(shè)備設(shè)施完善程度比較低，相關(guān)管理措施未得到貫徹落實(shí)，除此之外，一些醫(yī)院內(nèi)部的信息化系統(tǒng)建設(shè)工作缺乏科學(xué)性以及合理性，在對(duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的過程中容易出現(xiàn)信息丟失的問題，因此需要進(jìn)一步強(qiáng)化和改進(jìn)。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理工作效率提升的策略

2.1 完善醫(yī)院檔案管理制度體系

作為醫(yī)院的管理人員，需要關(guān)注醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)踐意義與價(jià)值，在日常工作過程中不斷對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理體系的優(yōu)化和完善。醫(yī)院有必要專門針對(duì)醫(yī)院辦公室的醫(yī)院檔案管理工作制定一套制度，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際需要來(lái)對(duì)制度體系的內(nèi)容進(jìn)行完善，為醫(yī)院檔案管理工作的有序進(jìn)行提供保障。在對(duì)制度進(jìn)行制定時(shí)，需要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際狀況，分析醫(yī)院內(nèi)部架構(gòu)及其業(yè)務(wù)需要，從根本上保障制度體系的合理性以及有效性[2]。

2.2 提升人員專業(yè)素養(yǎng)水平

其實(shí)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作效率以及質(zhì)量產(chǎn)生影響的直接因素之一為從業(yè)人員的專業(yè)能力以及素養(yǎng)。若是工作人員的專業(yè)素養(yǎng)水平低，那么會(huì)制約醫(yī)院檔案管理工作的順利開展，所以，醫(yī)院需要致力于提升醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先，在對(duì)相關(guān)的醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，就需要對(duì)其之前的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)以及職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行考察，盡可能選擇專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備量大的人員從事相關(guān)的工作。與此同時(shí)，醫(yī)院也需要定期對(duì)這些醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)課程培訓(xùn)，促使員工綜合素養(yǎng)以及能力水平的提高，為醫(yī)院檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。

2.3 完善信息化醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，在對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行管理的過程中，需要充分發(fā)揮出信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的協(xié)助作用，將醫(yī)院檔案管理與信息系統(tǒng)結(jié)合起來(lái)，從而彰顯出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的價(jià)值。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用使得醫(yī)院檔案管理人員的工作時(shí)間得以縮短，同時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案信息的有效分類，及時(shí)定位醫(yī)院檔案信息的缺漏點(diǎn)，提高醫(yī)院檔案管理的效率以及效果[3]。由此可見，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作所起到的積極作用不容小覷，逐漸朝著無(wú)紙化的方向發(fā)展，降低人們的醫(yī)院檔案管理壓力，同時(shí)人們?cè)趯?duì)醫(yī)院檔案信息進(jìn)行查找時(shí)，也更加方便快捷，只需要在電腦上輸入相關(guān)的信息便能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院檔案調(diào)取的目的，節(jié)約了人員的時(shí)間成本。

3 結(jié)束語(yǔ)

其實(shí)，醫(yī)院辦公室檔案管理工作與醫(yī)院其他工作存在著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量也直接影響著醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展。所以未來(lái)從根本上提升醫(yī)院的發(fā)展速度，首先需要提起對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重視程度，對(duì)相關(guān)的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行完善，及時(shí)解決醫(yī)院檔案管理問題，借助有效措施來(lái)對(duì)醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行提升，為醫(yī)院檔案管理工作品質(zhì)的提高奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王穎，陳明.醫(yī)院辦公室檔案管理工作的重要性及方法分析[J].醫(yī)院檔案管理，2017（9）：71-73.

[2]趙曉君.新時(shí)代背景下醫(yī)院辦公室檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)[J].醫(yī)院檔案管理，2018（16）：129.

[3]孫甜，李志梅.淺析醫(yī)院辦公室檔案管理工作與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的融合策略[J].工程與技術(shù)管理，2019（5）：112-113.