機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略分析

摘 要：新時期下，隨著我國社會與經濟的蓬勃發展，機關事業單位也面臨著改革與創新，檔案作為單位日常管理 工作的關鍵組成部分，其在推動單位穩定發展中具有關鍵作用和重要價值，因此，機關事業單位需要給予檔案管理以高度重視，實現管理規范化、制度化以及科學化發展。本文主要針對機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略進行分析和探究，希望給予我國相關單位以些許參考和借鑒。

關鍵詞：機關事業單位;檔案管理;規范化;強化策略;分析

當前，在我國經濟發展新形勢下，機關事業單位作為服務基層的重要機構，其作用性和價值性日益凸顯，檔案管理作為事業單位日常管理工作的重要內容，其是促進單位穩定發展的基礎保障，因此，單位領導需要給予高度重視，并且認識到檔案管理對單位發展的重要性，結合自身實際情況，采取有效措施進行改進和完善相關工作，促進檔案管理趨于規范化發展，為單位改革注入活力。

1 機關事業單位檔案規范化管理中存在的幾點問題

1）管理制度不健全。在檔案管理規范化進程中，需要以完善而科學的制度作為支撐，但是當前，事業單位在開展相關工作中，沒有制定科學的管理制度，導致檔案管理工作較為無序、混亂。同時，在缺乏制度的約束下，管理人員的工作行為較為隨意，檔案管理形同虛設，也沒有系統的考核制度和工作流程，資料缺失以及檔案信息不完整等情況較為普遍。

2）管理人員素質有待提升。當前，一些機關事業單位的檔案管理人員并不具備專業背景，并且年齡結構不合理，多為年齡較大的人員，在工作中故步自封，缺乏創新意識和創新精神，加之事業單位沒有定期組織人員開展專業技術培訓，導致其知識和能力無法得到更新，管理人員的綜合素質和業務能力與崗位不符。

3）信息化建設水平低。在信息化時代下，信息技術已經在檔案管理領域獲得廣泛應用，但是當前，受到諸多因素的影響，事業單位在開展檔案管理規范化建設中，沒有積極引入和應用信息技術，導致檔案管理工作的效率和質量較低，難以滿足單位發展的實際需求。

4）監督管理不到位。想要促使檔案管理趨于規范化發展，需要事業單位加大對各項工作的監管力度，但是當前，由于事業單位部分領導對檔案管理工作缺乏正確認知，沒有組織人員積極開展各項監管工作，或者監督管理流于形式，對各項工作的全面開展形成制約和影響。同時，在缺少有效的監督管理下，管理人員的思想意識和服務水平也難以獲得提升，對待工作缺少端正態度和敬業精神，檔案資源的作用和價值無法完全體現。

2 機關事業單位檔案規范化管理工作強化策略分析

1）完善管理制度。完善而系統的管理制度是保證各項檔案管理工作有序開展的基礎和前提，其可以規范管理人員的行為和意識，因此，事業單位要制定以及完善科學的管理制度，并且將其落實到相關管理環節中，保證制度的全面貫徹和執行。首先，事業單位要結合自身實際情況制定詳盡而完善的管理制度，不能生搬硬套其他單位的制度，保證制度的針對性、合理性以及人性化，對崗位人員的具體職責進行清晰劃分，嚴禁出現違紀以及違法行為;其次，管理人員要按照“分級管理、統一領導”的原則，遵循制度要求對檔案開展分級管理，以制度為準繩開展各項工作，促使檔案管理實現規范化;最后，事業單位領導要提升重視程度，將檔案管理作為日常管理的重要內容，并且建立工作考核機制，定期對檔案管理進行質量檢查，確保各項工作的有序以及全面開展，強化檔案管理質量。

2）優化管理隊伍。檔案管理作為事業單位的基礎性工作，構建一支素質高、作風好、業務精以及能力強的管理隊伍，是保證管理效率和管理質量的前提，因此，事業單位需要提升思想認識，對檔案管理隊伍進行優化，提升其綜合素質和業務能力，進而為各項工作的有序開展奠定人才基礎。首先，事業單位要積極從社會和高校中吸納具有專業背景的現代化人才，不斷充實以及完善管理隊伍，在內部創設良性競爭氛圍，提升管理人員的責任意識、憂患意識和競爭意識，打造一支學習型檔案管理團隊;其次，定期組織現有的檔案管理人員開展專業化技能培訓，通過培訓提升管理人員的綜合素質與業務能力，保證其能力符合崗位要求，并且將培訓考核結果與管理人員的工薪績效掛鉤，調動其參與培訓的熱情和積極性;最后，提升管理人員的工薪待遇，吸引更多的人才加入，挖掘管理人員的創新意識和改革精神，加強職業道德培養，促使其全身心的投入到檔案管理工作中。

3）應用信息技術。隨著時代的發展，信息技術和網絡技術已經在諸多領域實現了廣泛而深入的應用，并且取得顯著的應用效果，事業單位在開展檔案管理中，也要積極引入和應用現代信息技術，促使各項管理工作趨于規范化。首先，事業單位領導要給予檔案管理信息化建設以高度重視，并且加大資金和資源投入，購置相關管理設備，為檔案管理規范化發展提供硬件支撐;其次，構建檔案管理信息化平臺，促使檔案收集、整理、查詢等工作實現網上操作，將紙質檔案轉變為電子檔案，在提升管理效率的同時，還可以實現檔案資源的高度共享，發揮檔案的價值和作用;最后，做好電子檔案安全管理工作，定期更新信息軟件以及殺毒軟件，確保檔案的安全性以及完整性。

4）加強監管力度。單位領導需要認識到檔案管理工作的重要性，并且加強監管力度，促使各項管理工作趨于規范化發展。首先，定期組織人員對檔案質量進行檢查，保證檔案質量符合規定要求，如果發現檔案存在不完整、有缺漏等問題，要勒令管理人員及時整改;其次，組建檔案管理監督小組，由單位重要領導擔任組長，構建檔案監管長效機制，對管理人員的工作態度、職業道德以及管理行為進行抽查，為規范化管理奠定基礎。

5）優化服務意識。檔案管理的目的和作用是為事業單位和廣大人民提供服務，因此，事業單位在促進檔案管理規范化進程中，需要提升服務意識，切實發揮檔案資源的服務價值。首先，對管理人員開展職業教育，提升服務意識、創新服務理念，發揮檔案資源的作用;其次，應用信息技術和網絡技術，及時補充和更新檔案資源，為單位決策提供重要的參考依據。提升檔案管理的準確性和有效性;最后，鼓勵管理人員在開展各項工作中積極創新，通過創新提升服務水平和管理效率，促使檔案管理趨于規范化以及高效化發展。

3 結語

總而言之，檔案管理作為機關事業單位日常管理工作的關鍵組成部分，其工作效率和質量與事業單位的長遠以及健康發展具有密切關系，單位領導需要給予檔案管理以高度重視，并且結合自身存在的問題和不足，采取有效措施進行優化和改進，促使檔案管理工作趨于規范化以及標準化方向發展，為事業單位決策與發展提供重要參考。

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作者簡介

安然（1986-），女，漢，吉林省洮南市人，初級館員，本科，檔案規范化管理。