新時代事業單位檔案管理的深入改革措施

張麗

摘 要：信息化與計算機技術已經成為事業單位檔案管理的重要條件，應當在智能化檔案管理的趨勢下完善檔案管理工作方法，創新檔案管理工作技術與方法，著力形成綜合性的檔案管理工作體系，達到提高檔案管理工作效率的目標。當前應當明確檔案管理重點，形成綜合性的檔案管理體系。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;精細化改革

1 現行檔案管理的問題和矛盾

1）檔案管理易被忽視。事業單位作為重要的公共機構，其收集的檔案數據信息是重要的社會資源，事業單位掌握了大量專業領域的技術信息，這些信息對于促進我國社會經濟發展意義重大。遺憾的是長期以來這些數據信息未能有效的公開，社會公益事業缺乏事業單位的數據信息作為依據。一些事業不重視數據信息的收集與整理工作，沒能形成完善的檔案管理工作體系，因此影響事業單位檔案管理工作的質量。事業單位應當提高檔案管理的專業性，注重完善檔案管理工作的體系，提高檔案管理的效率和質量，著力優化檔案管理工作的方式方法，提高檔案管理工作的強度，目前事業單位的領域對檔案管理的重視不足，不能形成有效的管理制度，未能加大相關硬件資源的配置工作，因此影響事業單位檔案管理的水平，制約了事業單位檔案管理工作的有效進行。

2）員工缺乏檔案專業性。事業單位機構中很少具有懂得豐富的信息技術知識與事業單位業務的檔案管理員，現有的檔案管理員普遍的不具有信息檢索的技術背景。即使新聘任的檔案管理人員也不具備檔案系統開發與優化的功能。目前我國事業單位檔案管理人員還不具備充分的開展信息化檔案管理工作的技術技能，有限的檔案管理技術手段不足以滿足精細化檔案管理的需要。首先，檔案管理人員的專業技術知識不足，檔案管理人員不掌握先進的檔案管理技術，不能應對新的檔案運行工作環境。其次，檔案管理人員的工作效率不高，精細化操作能力不強，存在著數據信息的隨意性大，數據質量粗糙，數據無法共享的問題。有些單位雖然建立了完整的檔案管理運轉系統，但是檔案資源明確缺乏精細化的管理，檔案處置細節不當，造成了一些檔案數據的流失或者存在嚴重的風險隱患的問題。由于檔案管理不符合規定，因此影響檔案管理工作的質量。

3）檔案設施設備陳舊。事業單位缺乏必要的檔案管理設施設備，現有的檔案管理設備數量有限，設施設備不足以支持大數據、云存儲與智能化檔案管理的需要。首先，事業單位檔案管理投入的經費數額有限，事業單位缺乏周期性更換檔案管理設備的意識，不少事業單位的檔案管理設備都是一次性進購的，這使得現有的檔案系統、設備硬件不滿足新時期檔案管理的需要。其次，事業單位對檔案管理工作的重視不足，沒能在信息化、智能化、大數據技術背景下更好的重視檔案管理工作。檔案管理過程中存在著資金使用配置不合格的問題。一些重要的檔案管理設備不能及時進行更換。目前，事業單位檔案管理設備還主要圍繞著紙制檔案進行更換，過于重視檔案管理庫房建設的水平，沒能在信息化的環境下提高檔案管理設備的質量，導致檔案管理設備更新的速度慢，檔案管理設備不能有效的處置數據信息，現有的檔案管理設備不滿足信息實時互動的需要。檔案管理工作系統與辦公自動化系統銜接不足，因此影響事業單位檔案管理的有效性。由于缺乏專業的檔案管理保護設備，因此影響事業單位檔案管理工作的科學性和有效性。

2 關于商業部門檔案管理的意見

1）完善檔案管理法規。事業單位檔案管理精細化離不開系列檔案管理辦法與制度的制定，新時期應當明確檔案管理工作的方式方法，優化檔案管理工作的策略，明確檔案管理的重點，著力建立綜合性和開拓性的檔案管理工作機制。事業單位必須從制定相關的檔案管理制度入手，確定檔案管理工作的重點，找出檔案管理工作具體任務，圍繞著人性化使用檔案、信息公開義務，促進數據信息共享制定相關的工作制度。只有明確檔案管理工作方法，制定相關的檔案管理規定，發揮上級檔案管理機關的監督作用，保證檔案管理法規的深入有效運行，才能提高檔案管理工作的效率，解決檔案管理的現實問題，進一步推動事業單位檔案管理的快速發展，體現檔案資源的應用價值。

2）提高主動管理意識。事業單位應當形成主動進行檔案管理的意識，明確檔案管理工作的方法，進一步加大檔案數據信息資源的檢驗能力。首先，事業單位應當形成專家型的檔案管理監督機制，由上級機關加強事業單位檔案管理的檢查工作，定期對事業單位的檔案進行監查，在統一的運行檔案系統中實現對事業單位檔案信息的有效監控。其次，還要形成全員參與的管理機制，加強事業單位內部的檔案監查，明確各自崗位的檔案數據信息的處置責任，提高文件數據信息的判斷意識，使所有員工掌握使用、存儲、優化和檔案的方法，保證基層收集數據信息的安全性與完整性。

3）優化檔案管理部門。提高事業單位檔案管理工作的效率，還要優化檔案管理工作的體制，注重消除傳統檔案管理工作的弊端，摒棄傳統檔案管理制度帶來的弊端。重點應當創新檔案管理工作方法，優化檔案管理工作的結構運行機制。首先，明確檔案管理人員的責任分工，確定檔案管理人員的責任，保證檔案管理任務分工明確，形成專職的檔案管理負責制度。重點保證檔案管理與事業單位的業務運行同步實施。其次，明確檔案管理工作的重點，優化信息數據公開的辦法與機制，實現檔案數據上下游部門的有效銜接，基于行業內信息的有效傳遞，明確數據上報與使用部門的責任義務和必要權限。第三，采用規范化的方式進行檔案管理，優化檔案數據信息的處置行為，提高檔案管理的深化實施水平，為檔案管理發展提供有力保障，從而提高檔案管理工作效率。

4）創新檔案管理方法。事業單位應當具有長遠的檔案管理工作規劃，能夠以互聯網技術手段開展具體的檔案管理工作任務。首先，應當以網絡技術為基礎引進先進的檔案管理工作設備，豐富檔案管理的技術手段與軟硬件條件，著力強大文件管理的水平，實現檔案管理與計算機軟硬件技術的有機結合。其次，結合信息技術與文件管理技術開展檔案管理工作，提高檔案管理的效率，明確檔案管理工作的重點任務，加強檔案信息的保密程度，加大數據信息的加密力度。保證事業單位檔案的安全性。第三，還要消除檔案管理的保守思想，有效的防止檔案資源的泄露與共享不足問題。應當開發專業的檔案管理系統，優化檔案管理電子平臺，提供方便快捷的檔案信息資源的運轉載體?；跈n案數據信息的收集、存儲、校對、共享、安全形成精細化的工作體系。

5）加強技術人員培訓。事業單位落實精細化檔案管理的目標，保證檔案數據信息有序運行，有效的消除檔案資源使用方面的問題，著力提升檔案管理工作的整體質量水平，還要加強檔案管理人員的專業技術培養，促進檔案管理人員掌握正確的檔案管理工作方法。首先，加強事業單位檔案管理人員的信息技術普及，促進事業單位檔案管理人員學習正確的檔案管理方式，保證檔案管理人員學到正確的檔案管理工作技能。其次，加強檔案管理人員的責任意識、法規意識方面的培訓力度，引導檔案管理人員認識到檔案管理的重要性，尤其加大對兼職檔案管理人員的法規制度的培訓力度，形成專兼職配合的檔案管理工作體系。第三，保證檔案管理技術人員培訓的專業性、周期性與持續性，根據檔案管理人員的技術需要開展專門培訓，全面提高培訓工作的創新性，能夠借助微課、慕課、專業講學、小組科研、脫產學習等多種滿足培訓專業檔案管理人員的需要。促進檔案管理人員掌握先進的檔案管理方法，強化理論知識與實際工作技術設備有機結合，才能推動檔案管理人員有效投入實際工作，達到提高事業單位檔案管理工作質量的目標。

3 結束語

當代事業單位的公益屬性越來越明顯，事業單位應當把握社會經濟轉型發展的契機，著力提高對檔案管理工作的重視程度，認真分析研究事業單位現有的檔案資源與檔案管理工作的現實需要，著力優化檔案管理工作體系，構建完善的檔案管理工作機制，建立更加專業的檔案管理工作機制，從而提高檔案管理的有效性，有效解決檔案管理的現實問題，推動檔案管理事業的快速發展。

參考文獻

[1]王立英.新時期事業單位檔案管理創新思路的思考[J].中國國際財經（中英文），2017（21）：277.

[2]孫薇.新時期事業單位檔案管理的創新思路分析[J].才智，2017（20）：250.

[3]林進芳.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].新聞傳播，2018，（16）.