機關事業單位文書檔案管理的強化途徑探討

摘 要：在機關事業單位的運行中，文書檔案管理工作發揮著十分重要的作用。不過，隨著社會的不斷發展，對機關事業單位文書檔案管理提出了更好的要求，對此需要深入了解與分析目前機關事業單位文書檔案管理中存在的不足，制定出科學、有效的強化措施，特別需要重視信息化的建設水平的提升，以此來提高文書檔案管理工作的效率與質量，進而推動機關事業單位的持續發展。本文就簡要探討了機關事業單位文書檔案管理的強化途徑，以供相關同仁借鑒。

關鍵詞：機關事業單位;文書檔案;檔案管理

在全面深化改革的背景下，機關事業單位的文書檔案管理工作創新勢在必行，這樣才能有效提高文書檔案管理的水平，充分發揮它的作用及價值，進而促進機關事業單位的健康發展。但是，根據目前的現實狀況來看，還面臨著諸多問題與挑戰，其中最關鍵的就是轉變管理觀念，提高文書檔案管理的信息化程度，以此來保障文書檔案管理整體質量水平的提升。

1 機關事業單位文書檔案管理的重要作用

一是，有助于推動機關事業單位檔案工作的進一步發展。做好檔案管理工作，保障檔案的安全性與完整性，對促進機關事業單位各項工作的順利開展具有積極的作用。二是，作為訴訟案件的重要憑證，文書檔案管理具有法律效力。文書檔案主要是對機關事業單位發展中各項活動的內容進行記錄，是十分重要的原始材料，保證其完整性、合理性與安全性，使其具有法律效力，可以確保在訴訟案件中發揮出它的作用。三是，可以提供優質的信息查詢服務。在我國市場經濟體制不斷完善的背景下，機關事業單位在社會經濟建設中扮演著重要的角色，其記錄了諸多內容，對此進行科學及充分的開發與利用，可以有效提高信息查詢服務工作的質量與效率[1]。

2 目前機關事業單位文書檔案管理中存在的不足

1）缺乏對文書檔案管理工作的認識。在機關事業單位的發展中，由于缺少對文書檔案管理工作的認識，未能予以足夠的重視，使得在資源配置上存在明顯的不足。例如，制度的落實效果不好、執行不夠規范。在實際的工作中，由于管理人員對此重視不足，就在文書檔案的收集、分類和存放過程中，無法確保其檔案內容的完整與安全，影響了機關事業單位相關工作的順利開展。

2）文書檔案管理制度陳舊。規章制度的建設對文書檔案管理工作的順利實施具有重要的意義，但是當前機關事業單位在雖然建立了相應的制度，但由于時代的不斷發展，其中很多內容已經無法滿足當前實際工作的需要，同時制度的執行也存在一些問題。比如，在檔案的分類過程中，管理人員并沒有嚴格按照相關的要求進行，沒有采取有效的措施來規劃與管理不同時間、不同性質的文書檔案。另外，在目錄管理上也有一些不足，不便于相關檔案內容的查找，也就無法有效發揮出文書檔案管理工作的價值。這些問題都制約機關事業單位文書檔案管理工作水平的提高[2]。

3）文書檔案管理方法落后。隨著信息技術的不斷發展，機關事業單位的各項工作中，計算機網絡技術都扮演著十分重要的角色，對其依賴性也越來越強。在此背景下，機關事業單位的文書檔案管理也必須加快信息化的建設，但由于缺少足夠的資源配置，導致其數字化管理的水平不足，加上現有的管理人員信息化技術水平不足，很多時候還是采取人工操作的方式，使得文書檔案管理的工作效率低下，質量也無法得到保障。

3 強化機關事業單位文書檔案管理的途徑

1）加強宣傳，提高對文書檔案管理認識。強化機關事業單位文書檔案管理工作，需要先正確認識文書檔案管理工作的重要性，并積極學習先進的管理理念與方法。為了可以有效調動基層管理人員的工作熱情，領導層應該對文書檔案管理工作進行關注，優化資源配置，確保有足夠的物力、人力與技術的支持，以此來完善機關事業單位文書檔案管理體系，提高管理的質量與效率。在提高管理人員對文書檔案管理工作的認識與重視程度的過程中，單位領導需要將其納入審核監督工作中，建立相應的績效考核制度，以此為依據嚴格考核管理人員的工作能力，約束其在平時工作中的行為，也有助于提高管理人員對文書管理工作的重視，對于每個工作環節都應該有相應的負責人，針對部分沒有嚴格按照相關要求落實文書檔案管理工作的人員，應該給予相應的批評，為文書檔案管理工作營造一個良好的外部環境。總之，機關事業單位的領導及基層工作人員都需要認識到文書檔案管理工作的重要性，并且可以結合實際的情況，來不斷完善與優化管理制度，為檔案管理人員開展相應工作提供可靠的指導，其中主要包括檔案收集制度、歸檔制度、保密制度等，保證文書檔案管理有據可查，這樣才能切實加強文書檔案管理工作的有效性與科學性。

2）注重培訓，提高管理人員的專業能力。文書檔案管理人員的專業能力高低，直接關系著整體工作質量與效率的提升，只有注重管理人員的培訓，提高其素質水平，才能在檔案的收集、整理與存放中提高效率，保證檔案信息的完整與安全，充分發揮出文書檔案管理工作的價值。因此，若要改變當前機關事業單位文書檔案管理的現狀，應該堅持以人為本的原則，重視對管理人員的培訓與教育，一方面要提高他們對文書檔案管理工作的認識，提升其質量意識與責任心;另一方面則要加強他們的專業能力，尤其是在文書檔案管理信息化的建設中，要提高管理人員的信息技術水平，滿足時代發展的要求。另外，機關事業單位對管理人員的培訓后，要進行相應的考核，如果考核不達標就需要重新進行學習，直到考核達標才能投入到實際工作中去，以此來提升機關事業單位文書管理隊伍的整體素質水平，為管理工作的高效開展奠定基礎[3]。

3）重視信息化建設，提高文書檔案管理水平。機關事業單位的日常工作中對信息技術的應用越來越普遍，文書檔案管理的信息化建設是必然趨勢。在文書檔案管理工作中融入信息化處理技術，既可以降低工作人員的工作強度，也提高了文書檔案存取的質量與效率。同時，與紙質化的檔案相比，電子檔案占據的存儲空間并不大，在相關先進設備與技術的支持下，實現了內部網絡公開管理，方便了內部人員的檔案資料獲取，提高機關事業單位各項工作的效率。當然，有了電子檔案并不意味著紙質檔案的不重要，將兩者的有機結合可以切實加強檔案管理的有效性、科學性與安全性，保障了機關事業單位文書檔案管理工作的進一步發展。需要注意的是，在信息化管理中，還是會存在一些由于操作失誤、自然因素等原因而導致電子檔案的損壞、丟失，所以在電子檔案的管理中，一方面要加強硬件與軟件的維護和更新，通過聘請專業的信息技術的操作人員來不斷增強平臺建設的專業性，做好日常的維護，避免由于系統問題到發生檔案損壞、丟失的情況;另一方面，還應該針對電子檔案管理工作采取有效的措施進行分級管理，同時要對不同人員的管理權限給予明確，這樣可以避免重要資料的泄露與丟失。

4 結束語

綜上所述，在機關事業單位的發展過程中，文書檔案管理工作不斷進步，但同時也存在一些問題與不足，為了可以充分發揮出文書檔案管理工作的作用與價值，機關事業單位的相關工作人員要深入分析當前存在的問題，并針對實際工作中的不足制定科學、有效的解決措施，提高文書檔案管理水平，以此不斷推動機關事業單位的快速發展。

參考文獻

[1]劉錚.機關事業單位文書檔案管理強化途徑探討[J].經營管理者，2017（09）：275.

[2]宋敏.談機關事業單位文書檔案管理的強化途徑[J].科技資訊，2019，17（06）：243-244.

[3]陳亮平.機關事業單位文書檔案管理強化途徑[J].環球市場信息導報，2017，000（025）：121.

作者簡介

冉小波（1984-），男，土家族，重慶市酉陽縣，大學本科，館員，研究方向：檔案專業。