初探檔案管理員的職與責

韓彥萍

摘 要：檔案管理工作在企事業單位中開始得到越來越多的重視，開展好這項工作，需要檔案管理人員自身具有良好的職業素養，樹立高度的責任意識，不僅可以掌握現代化檔案管理方法，還要對計算機技術掌握。本文從當前檔案管理人員面臨的問題與挑戰入手，并分析如何提升檔案管理人員綜合素質，希望可以切實開展好檔案管理工作，全面提升企事業單位的辦公效率。

關鍵詞：檔案管理員;職業道德;責任

檔案資料可以直接反映出企事業單位以往的經營狀況和活動開展情況，并且對未來工作起到有效指導作用，如今我國已經進入到信息化時代，檔案管理工作也與信息技術不斷融合，提升了檔案資料的安全性，對于檔案管理工作人員來說，為提升工作質量就要不斷改進工作方法，樹立良好的思想素質，具有良好的文化素養，進而為企事業單位發展貢獻力量。

1 當前檔案管理人員面臨的問題與挑戰

1.1 檔案管理人員存在的問題

檔案管理工作主要是圍繞企事業單位的發展情況制定出檔案管理計劃，其主要內容包括檔案的接收、分類編制和檢索，進而滿足于工作總結、工作指導和工作檢查。在信息化的時代背景下，當前檔案管理人員普遍還存在思想未更新和技能不足問題，體現在以下幾個方面：首先檔案管理方法較為落后。盡管當前單位普遍建立了網絡系統，不過在開展工作中主要是利用紙質檔案，這樣對于檔案資料的查詢和使用都會花費很多的時間，與此同時檔案的安全性也不能得到保證，最終影響檔案管理工作效率;其次，操作流程不規范。由于企事業單位檔案管理體系不健全，部分領導以及檔案管理人員重視程度不足，導致檔案管理容易出現操作不規范的情況，最終在一定程度上影響了企事業單位的發展[1]。

1.2 檔案管理人員面臨的挑戰

作為一名檔案管理工作人員來說，首先自身需要具有良好的政治素養和保密意識，這是由于一些資料內容以及工作計劃具有機密性，如果檔案管理人員缺乏高度的責任意識，未能將企事業單位的利益放在第一位，就容易被利益誘惑，在損害單位利益的同時，自身也會觸犯法律;其次自身需要具有專業的檔案管理能力，檔案管理工作涉及資料的收集整理以及檢索和存檔等環節，需要具有一定的專業能力，對每個工作流程熟悉，以此保證檔案的安全性和完整性，然而當前部分檔案管理人員普遍缺乏專業素養，比如與相關部門配合不密切、信息傳輸效率不高，進而影響了單位內部的辦公效率。

在信息化的時代背景下，當前企事業單位普遍實現了無紙化辦公，隨之檔案的存儲模式也在發生轉變，從職業發展的角度來講，檔案管理人員必須掌握計算機操作技術，這樣才能在根本上滿足工作開展的需要。當前，我國信息化檔案管理人員還存在很大缺口，且大多數檔案管理人員年齡較大缺乏計算機技術掌握能力，這些情況都將對檔案管理工作的開展帶來挑戰[2]。

2 如何提升檔案管理人員綜合素質

2.1 提升檔案管理人員的思想素質

良好的思想素質可以促進檔案管理人員在工作中的積極性，思想素質主要可以從職業道德修養以及政治品德兩個方面體現，其中政治品德又包括政治態度、思想作風等內容，當檔案管理人員具有良好的政治品德，就可以在工作中嚴守紀律，確保檔案機密。尤其是在信息技術普遍被利用的背景下，企事業單位紛紛重視起檔案的安全性，從檔案管理人員自身的角度講，具有政治品德可以有效應對外來誘惑，始終將企事業單位的利益放在首位。因此企事業單位需要定期對檔案管理人員加強思想素質的教育工作，嚴格按照檔案管理要求進行操作，對未歸檔檔案進行跟蹤，在教育工作定期開展后可以使其在情感和意識上都對檔案重視，避免由于疏忽導致的檔案機密泄露問題。

2.2 提升檔案管理人員的專業素質

檔案管理工作涉及諸多內容，首先需要對管理流程和檔案管理的基礎知識有所了解，這樣才能保證檔案的完整性、時效性。因此，需要企事業單位對檔案管理人員開展培訓工作，主要是根據檔案法的有關條款和國家法律法規，為檔案管理人員，為檔案管理的基礎知識，可以通過相關培訓或者聘請檔案管理專業人員，在崗人員對檔案管理基礎知識有所掌握，做到分類科學。此外還需要對計算機知識、歷史知識、文秘知識有所了解，這樣可以更好地為檔案管理工作服務，由于檔案管理工作還需要和其他部門進行有效交流，所以必須切實做好檔案的借用、歸還等流程，確保可以追蹤檔案資料[3]。

其次需要具備組織協調能力，管理工作不僅是檔案管理人員在本部門對檔案的收集和整理，還需要與有關部門進行協調，確保檔案的科學交接，因此必須對檔案收集整理和歸檔流程熟悉，不僅便于相關部門的借閱，同時能夠提升檔案的安全性。需要檔案管理人員不斷提升自身的協調組織能力，在工作中需要對檔案制度以及管理規定熟悉掌握，并且對使用和借閱檔案的人員動機有所了解。

最后需要掌握現代化信息技術。在網絡化的辦公環境下進行檔案資料的傳輸，可以顯著提升檔案資料的安全性，因此需要檔案管理人員熟練掌握相關操作軟件，比如數據庫技術、索引技術等。盡管當前紙質檔案，在檔案管理工作中占有重要地位，不過信息檔案管理在今后會發揮越來越重要的作用，因此需要在現代化的辦公環境下對操作軟件進行熟悉掌握可以通過檢索類別、年限、用途等實現快速查找。檔案管理人員還要掌握系統更新技術和備份技術，進而可以將文字圖片和影像等資料進行備份，不僅能夠讓資料內容更加充實，同時可以有效提升數據的安全性。

2.3 提升檔案管理人員的文化素質

熟悉檔案管理流程、掌握計算機技術是檔案管理人員必備的素質，此外還需要具備豐富的文化知識，以此對檔案資料進行更加科學的分類與管理，顯著提升檔案管理部門的工作質量。文化素質主要是指檔案管理人員具有良好的文字編寫能力和創作能力，可以對檔案資料進行質量分析、整理和歸檔，大量的文字資料可以進行目錄編制、事件編寫和年鑒整理，所以說檔案管理人員的文化水平將極大地影響著檔案管理工作的整體質量。此外，檔案資料的錄入環節為保證信息的準確性和完整性，同樣需要文化素質作為支撐，可以對復雜的文字資料內容進行有效概括[4]。

3 結束語

綜上所述，目前企事業單位對檔案管理工作愈發重視，在時代發展的浪潮下，企事業單位檔案管理工作開始重視對信息技術的利用，而更加關鍵的是對檔案管理人員思想素質、專業素質、文化素質的提升。因此，從企事業單位的角度講，需要不斷對檔案管理制度進行完善加強考核與培訓，并且對檔案管理工作的重要性進行有效宣傳，這樣才能營造良好的辦公氛圍，讓檔案管理工作更好的開展。

參考文獻

[1]連志英.從歷史與現實維度看檔案館文化事業機構屬性的重要性[J].山西檔案，2019，（6）：176-177.

[2]黃倩.淺談檔案管理員的素質與檔案管理[J].辦公室業務，2017，000（023）：95.

[3]嵇蕾.淺析建筑工程資料員應具備的基本職責[J].建筑工程技術與設計，2018，（32）：3393.

[4]劉琤斐.網絡環境下提高地質資料管理員素養的對策探究[J].現代職業教育，2018（32）.