機關檔案管理工作中的問題與對策分析

王濤

摘 要：在我國機關單位中，檔案管理十分重要。機關檔案管理是行政機關工作的重要環節，規范、高效的檔案管理在很大程度上可以推動機關其他工作的順利進行，可以提高計劃和決策的科學性，具有十分重要的現實價值和長遠意義。

關鍵詞：機關;檔案管理;工作;問題;對策

隨著信息技術的發展，互聯網在各方面的應用日益廣泛，在多個領域均是采用互聯網之間的關聯進行信息的傳輸和管理，尤其是在檔案管理方面，互聯網的出現使得檔案管理變得更加便捷。當前我國機關檔案管理機構主要以機關檔案室為主，機關檔案室是管理基層檔案最普遍的形式，機關檔案室是收集管理檔案的機構。該機構具有將檔案材料積累，將重要的，具有長遠保存價值的檔案移交給國家檔案機構的作用。我國機關檔案建設的組織形式主要有在機關內部設立檔案室，該機關檔案主要是負責管理檔案和保管檔案的職能。再就是機關內只建立檔案庫房，不設立專門的檔案行政管理部門，這是機關檔案庫房式的基本管理模式，目前我國機關檔案管理由紙質版逐漸實現電子版轉化，電子檔案管理主要依賴于網絡資源共享。電子檔案具有可共享性，復制性，傳輸性等特點，能夠從一定程度上彌補紙質檔案的缺點。當然，數字化管理檔案具有易丟失、易更改而且容易被黑客盜取有價值的信息而泄露信息，所以電子檔案的一定缺點這就會讓我們的機關檔案的重要信息受到一定的威脅。那么如何加強機關檔案數字化管理成為機關檔案部門管理工作的一大挑戰，這就需要在數字化檔案的數據分析和數據存儲方面來加強風險防范。

1 機關檔案管理中存在的問題

1.1 領導不夠重視，依法治檔概念不強

機關檔案的管理不能與單位其他工作同步發展。個別領導甚至認為機關檔案管理只是機關內部的一項輔助工作。檔案管理只要求文件不丟失、不泄露、能簡單查檔。許多機關的檔案工作底子薄，檔案的收集、整理和管理得不到重視。檔案管理的硬件配置不合理，庫房面積不足，檔案裝具等建設達不到“八防”的要求。新形勢下檔案工作將面臨許多新的挑戰。機關檔案的管理，從執法角度來看，許多機關領導人對檔案管理主要依靠行政手段，較少使用法律手段。

1.2 歸檔載體單一、內容單一

目前機關檔案主要以各單位的文書檔案為主，缺少對重大活動、重要會議文字音像資料的收集。檔案的分類簡單，內容不全，除了能夠反映本單位主要活動的文書檔案以外，缺少突出地方特色、反映某一專業領域的專門檔案。

1.3 機關檔案安全存在問題

“一切國家機關、武裝力量、政黨、社會團體、企業事業單位和公民都有保護檔案的義務。”檔案工作的底線是檔案安全。檔案的安全主要分為檔案實體安全和檔案信息安全。許多的機關單位都面臨著機關庫房緊張的問題。機關庫房的設備（溫濕度調控設備、消毒設備、門禁設備、消防設備等）存在隱患。溫度和濕度都沒有得到很好的控制，在破損檔案的搶救修復方面做得不到位，蟲蛀、損壞的檔案未能得到及時修復。機關檔案信息安全在大數據環境下面臨以下風險：網絡風險，數據安全風險，平臺安全的風險，服務安全風險。

2 提高機關檔案管理水平的對策

2.1 推動檔案信息化

如今，傳統的紙質文檔的保存顯然已經不能滿足當今的需求。因此，推進檔案信息化成了檔案管理工作的一項重要內容。在未來的取消紙質文檔的保存。通過建立數據庫，對信息進行分析和整合，并建立一個共享的平臺，方便對各個地區資料的查詢。這樣就在很大程度上節省了時間。檔案的信息化要著重注意信息的完整性以及防丟失性。如今檔案信息化仍然處于一個發展的階段，我們應該積極的學習更加先進的技術，借鑒別人的經驗，使檔案信息化逐步在走向成熟。

2.2 提高機關檔案管理員工作的能力和創新性

由紙質版到電子檔案的變化也從一定程度上標志著檔案管理發展，對于從事相關工作的管理人員提出了更高的管理創新要求，培養管理人員的創新意識，倡導管理工作內容和工作方式的創新性，為提高檔案專業人員信息化工作的能力，進一步在崗位職責中規范電子文件歸檔與電子檔案管理的相關工作，檔案管理部門需要定期對從事檔案管理的工作人員進行制度技術培訓，而工作人員還需要積極配合參與檔案管理部門舉辦的相關業務培訓學習，提高自身的管理能力，適應新時代的管理者，更好地服務本單位。當然在基于創新意識下，需要按照檔案管理程序有序開展檔案的管理歸檔、保存，進而能夠避免由于人為因素導致出現檔案遺漏問題，確保檔案的完整性，安全性。

2.3 著力抓好檔案利用

檔案利用、開發工作應該要被機關單位重視。一是完善檔案利用制度。檔案部門必須首先嚴格建立一個收集、整理和存檔的制度。制定檔案的查詢利用制度，保證檔案的利用工作。二是逐步擴大信息披露范圍，最大限度地公開可公開檔案的內容，為公眾提供查詢途徑。機關檔案部門要重視電子檔案的開發和利用，方便公眾登錄網絡平臺利用檢索的方式獲取所需要的檔案信息，讓查詢者不受地理位置和時間的限制，提高查詢服務的質量。三是機關檔案不僅收集文件檔案，還收集其他類別的檔案。四是檔案部門應該盡可能利用單位的網站、官方微信和官方微博等新興發布平臺，合理合法地為公眾提供檔案利用。五是深度開發室藏檔案。機關檔案部門應積極籌備機構變革，年度匯編，基本數字匯編，特殊文件匯編等編研工作。

2.4 機關檔案管理理念的變化

檔案管理工作是政府機關的一項基本管理工作，但是由于以往缺乏對檔案管理工作的重視，導致重要的檔案信息資料容易出現丟失、損壞的現象，對其他管理工作的開展產生負面影響。近年來，通過學習習近平總書記對檔案工作的重要指示，對改變政府機關傳統的檔案管理工作有了新的認識。檔案資料不僅是對政府機關運行情況、干部人事變化情況等的記錄，更是評價政府機關工作成效的重要依據。在習近平總書記對檔案工作重要指示指導下，各地政府機關紛紛召開相關主題會議學習活動，強化檔案管理理念，推動政府機關檔案管理工作的改進與創新。在此影響下，政府機關檔案管理工作的軟硬件設施配套水平不斷提升，引進了專業的檔案管理人才，并充分利用信息化工具開展日常管理工作。這些方面的變化都能夠體現出檔案管理工作重視度的提升。

3 結語

綜上所述，檔案的規范化管理無論是對于機關的工作順利地進行還是對于社會持續穩定的發展都具有重要的意義。檔案的規范化工作并不是一天兩天就能完成的，這是一個系統的過程，我們都應該耐心的一步步地去實現。對于各級工作人員都應該重視檔案規范化管理的重要性，明確自身的責任，積極的發現在檔案管理中出現的問題并及時的上報，遵守檔案管理制度，確保文檔的安全規范，更好的發揮檔案在日常工作中的作用，為機關持續穩定的發展做出積極的貢獻。

參考文獻

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